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Facture contre reçu : ce qu'est chacun et quand l'utiliser
Facture contre reçu expliqué : l'une demande le paiement, l'autre le prouve. Voyez les différences dans un tableau, quand envoyer chacun et un exemple chiffré.
Mis à jour le · Par PayToMe Editorial
Une facture demande le paiement et un reçu prouve qu’il a été effectué. La facture vient d’abord, avant que le client ne paie, et indique ce qui est dû et pour quand. Le reçu vient après le paiement et confirme le montant, la date et le moyen. Ce guide facture contre reçu montre les différences, avec un tableau et un exemple chiffré.
La version courte
Pensez-y comme à une chronologie. Vous faites le travail. Vous envoyez une facture : « Voici ce que vous me devez. » Le client paie. Vous envoyez un reçu : « Merci, je l’ai reçu. » Les deux documents marquent les extrémités opposées de la même transaction.
C’est pourquoi les confondre cause des ennuis. Un client qui reçoit un document intitulé « facture » après avoir déjà payé pourrait payer deux fois. Un client qui reçoit un « reçu » avant de payer pourrait raisonnablement penser que l’affaire est close. Les étiquettes comptent, et les dates aussi.
Facture contre reçu : un tableau côte à côte
| Article | Facture | Reçu |
|---|---|---|
| But | Demander le paiement | Confirmer que le paiement a été reçu |
| Quand elle est émise | Avant le paiement, généralement quand le travail est terminé ou les biens expédiés | Après réception du paiement |
| Qui l’émet | Le vendeur ou le prestataire | Le vendeur ou le prestataire |
| Informations clés | Articles, quantités, prix, taxe, total dû, date d’échéance, comment payer | Montant payé, date de paiement, moyen de paiement, ce pour quoi le paiement servait |
| A une date d’échéance | Oui | Non |
| Montre un solde | Montant dû | Généralement zéro, ou le solde restant après un paiement partiel |
| Statut | Ouvert jusqu’au paiement | Clôturé : enregistre un paiement terminé |
| Usage typique pour les registres | Montre le revenu gagné et les montants dus | Montre l’argent réellement reçu (pour le vendeur) ou dépensé (pour l’acheteur) |
Beaucoup de petits vendeurs utilisent les deux. D’autres en sautent un dans les cas simples : un café donne un reçu et pas de facture, et un cabinet de conseil envoie une facture et se repose sur le virement bancaire comme preuve. Là où le paiement vient après la facture, un reçu boucle la boucle.
Ce que fait une facture
Une facture est une demande de paiement. Elle liste ce que vous avez vendu ou fait, le prix de chaque article, toute taxe, le total et la date d’échéance. Elle donne aussi au client ce dont il a besoin pour payer : coordonnées bancaires, un lien de paiement, ou une adresse postale. Si vous voulez la liste complète des champs, lisez comment rédiger une facture.
Une facture enregistre aussi une dette. Jusqu’à ce qu’elle soit payée, c’est un montant que le client vous doit, et elle apparaît dans vos livres comme de l’argent que vous attendez de recevoir. C’est pourquoi un numéro de facture clair et une date d’échéance sont importants. Ils permettent aux deux parties de se référer à un document spécifique.
Ce que fait un reçu
Un reçu est un registre que l’argent a changé de mains. Pour le client, c’est la preuve qu’une facture a été réglée, et cela étaye les dépenses qu’il pourrait avoir à réclamer ou à se faire rembourser. Pour le vendeur, cela confirme ce qui a été reçu et clôt l’affaire.
Un bon reçu est court et spécifique. Il nomme qui a été payé et qui a payé, montre le montant, la date, le moyen de paiement et ce que couvrait le paiement. S’il solde une facture, il nomme le numéro de facture. Si une taxe a été facturée, montrez-la comme sa propre ligne. Le générateur de reçus gratuit en construit un en une minute.
Pourquoi les deux sont importants pour vos registres
Les deux documents font partie de la piste documentaire derrière vos livres. L’IRS dit que les documents justificatifs, y compris les reçus de vente, les factures acquittées, les factures, les reçus, les bordereaux de dépôt et les chèques annulés, étayent les écritures de vos livres et de votre déclaration fiscale. Pour les revenus, il renvoie à des registres montrant combien vous avez gagné et d’où cela vient, comme les factures, les registres de dépôts et les livres de reçus. Pour les dépenses, il dit que chaque registre devrait montrer qui a été payé, combien, la preuve de paiement, quand le coût est survenu et à quoi il servait, et que vous pourriez avoir besoin d’une combinaison de documents pour étayer une seule dépense.
Ce dernier point montre pourquoi la paire est utile. Une facture d’un fournisseur montre ce que vous avez été facturé et quand. Un reçu, ou un relevé bancaire ou de carte, montre que vous avez effectivement payé. Ensemble ils racontent toute l’histoire. Gardez les deux, classez-les par année, et demandez à votre comptable ce que votre pays et votre situation exigent, car les règles diffèrent.
Un exemple chiffré : facture, paiement partiel, reçu
Une paysagiste, Dana Reyes, accepte de refaire le jardin d’un client pour 4 000,00 USD. Ses conditions : un acompte de 25 pour cent d’avance et le solde dans les 14 jours après la fin des travaux.
La clé est la ligne de crédit sur la facture finale. Sans elle, le client voit 4 000,00 USD dus et pourrait payer l’acompte deux fois, ou appeler pour demander pourquoi la facture est fausse.
Situations courantes
Payé en totalité au moment de la vente. De nombreuses entreprises de détail et de restauration n’émettent qu’un reçu. La vente et le paiement se font en même temps, donc il n’y a rien à facturer.
Payé plus tard. Les services, la vente en gros et les travaux de projet commencent généralement par une facture. Envoyez un reçu lorsque le paiement arrive, même si le client ne le demande pas.
Paiements partiels. Émettez un reçu pour chaque paiement et montrez le solde restant. Cela garde les deux côtés alignés sur ce qui est encore dû.
**Une facture « acquittée ». ** Si vous réutilisez la facture originale, marquez-la clairement comme payée et ajoutez la date et le moyen de paiement. Certains préfèrent cela à un reçu séparé. Le risque est qu’une copie sans la marque soit transmise et traitée comme impayée.
Remboursements et corrections. Si vous remboursez un client, documentez-le avec un avoir ou un reçu de remboursement pour que les registres correspondent à ce qui s’est passé.
Erreurs courantes
- Appeler une facture un reçu. Si le client n’a pas payé, le document n’est pas un reçu. Utiliser le mauvais mot peut confondre le client et votre propre comptabilité.
- Sauter le reçu pour les virements bancaires. Le relevé bancaire montre un paiement, mais un reçu nomme la facture qu’il solde et donne au client un registre propre.
- Oublier la date de paiement. Un reçu sans date est une faible preuve.
- Aucun lien entre les deux. Mettez toujours le numéro de facture sur le reçu afin que chaque paiement puisse être rattaché à une facture.
- Oublier les acomptes. Un acompte est un paiement et mérite son propre reçu et un crédit sur la facture finale.
- Perdre les registres. Conservez des copies des deux documents dans un dossier organisé par année.
- Éditer un document après coup. Si quelque chose ne va pas, émettez un document corrigé et dites qu’il remplace l’original.
Check-list : facture et reçu
- La facture dit « Facture » et a un numéro, une date, une date d’échéance et un total.
- La facture dit au client comment payer.
- Les acomptes et les paiements partiels sont présentés comme des crédits sur la facture finale.
- Chaque paiement reçoit un reçu avec le montant, la date et le moyen.
- Chaque reçu nomme le numéro de facture qu’il solde.
- La taxe, le cas échéant, apparaît comme sa propre ligne sur les deux documents.
- Les deux documents sont enregistrés sous forme de PDF dans un dossier que vous retrouverez plus tard.
Où PayToMe s’intègre
Le générateur de factures gratuit et le générateur de reçus gratuit sont disponibles aujourd’hui et gratuits. Dans PayToMe, désormais en bêta publique, les reçus sont aussi disponibles : quand un client paie en ligne, vous obtenez un reçu. Voir reçus pour en savoir plus.
Sources
Ce sont des informations générales, et non un conseil juridique ou fiscal. La description des documents justificatifs et l’orientation sur les registres pour les revenus et les dépenses proviennent de la page de l’IRS quels registres dois-je conserver. Si un reçu est légalement requis et combien de temps vous devez conserver les registres diffèrent selon le pays et l’État, vérifiez donc auprès de votre autorité fiscale ou d’un comptable. Le calendrier et les montants ci-dessus sont une illustration, pas une recommandation.