Reçus numériques : une preuve de paiement à votre image, envoyée dès que vous êtes payé

Les reçus numériques sont des preuves de paiement qui parviennent à votre client à l’instant où son argent arrive, avec votre nom et votre logo, et tous les détails dont il a besoin pour ses propres écritures. Avec PayToMe, un reçu part automatiquement quand un paiement est confirmé, pour que vous n’ayez plus jamais à écrire « payé, merci » à la main. Cette page explique ce qu’un reçu doit contenir, en quoi il diffère d’une facture et comment fonctionnent les reçus automatiques.

Comment fonctionnent les reçus automatiques

Le reçu est la dernière étape pour être payé, et c’est celle que l’on oublie. Les clients qui paient par carte, par virement ou en espèces attendent souvent une confirmation. Si elle ne vient pas, ils la réclament, et vous perdez du temps à répondre.

Vous pouvez désactiver l’envoi automatique pour n’importe quel client, et renvoyer un reçu à tout moment.

Voici la facture que suivrait un reçu :

Facture ou reçu

Les deux documents se ressemblent et ne font pas le même travail.

Article	Facture	Reçu
Quand il est envoyé	Avant le paiement	Après le paiement
Ce qu’il dit	Ce qui est dû et pour quand	Ce qui a été payé, quand et comment
Objectif principal	Demander le paiement	Confirmer le paiement
Solde affiché	Montant dû	Zéro, ou le solde restant
Usage côté client	Valider et planifier le paiement	Comptabilité, notes de frais, déclarations

Un reçu peut aussi couvrir un paiement partiel. Si un client verse un acompte de $500 sur un travail de $2,000, le reçu indique $500 reçus et $1,500 encore ouverts, et la facture reste ouverte pour le reste. Pour en savoir plus sur la différence, voyez facture ou reçu et l’entrée du glossaire sur le reçu de caisse.

Ce qu’un reçu doit contenir

Les exigences dépendent de votre pays, de votre État et du type de vente : voici donc une liste pratique plutôt qu’une liste juridique. Un bon reçu comprend :

• Le nom et les coordonnées de votre entreprise. Les clients doivent savoir qui ils ont payé.
• La date du paiement. Pas la date de la facture, celle à laquelle l’argent est arrivé.
• Le montant payé. Dans la devise réellement payée.
• Le moyen de paiement. Carte, virement, espèces ou chèque. Pour les cartes, les quatre derniers chiffres suffisent, jamais le numéro complet.
• L’objet du paiement. Une courte description ou le numéro de la facture qu’il règle.
• Une référence unique. Un numéro de reçu permet de le retrouver facilement plus tard.
• Les détails de taxes. Si vous avez facturé des taxes, indiquez le montant et le taux. Votre administration fiscale peut avoir des règles précises sur les identifiants fiscaux : vérifiez-les.
• Le solde restant. Zéro, ou le montant encore dû après un paiement partiel.

Pourquoi c’est important

Un reçu a des airs de paperasse, mais il rend plusieurs services.

• Il met fin au message « avez-vous reçu mon paiement ? ». Un plombier qui termine un chantier et est payé par virement reçoit moins souvent un SMS demandant confirmation si le reçu arrive dans la minute.
• Il soutient la comptabilité du client. Un client professionnel a besoin d’une pièce pour déduire une dépense. Un reçu rapide lui évite de vous écrire à la fin du trimestre.
• Il évite les litiges. Si un client dit avoir payé et que vous dites que non, un reçu daté qui correspond à vos écritures règle la question vite.
• Il renforce votre marque. Le reçu est un message que le client lit et souvent conserve. Votre logo dessus rappelle discrètement qui a fait le travail.

Prenons un photographe qui encaisse un acompte de $600 pour un mariage. Un reçu qui indique « Acompte reçu, $600.00, solde de $1,400.00 dû le June 3 » répond à trois questions que les mariés poseraient sinon.

Les détails qui comptent

Paiements partiels et échelonnés

Quand un client paie en plusieurs fois, chaque paiement reçoit son propre reçu. La facture affiche un solde courant jusqu’à ce que le dernier paiement le ramène à zéro.

Remboursements

Si vous remboursez un paiement, le client doit recevoir un document correspondant qui indique le montant rendu et la date. Rattacher les remboursements au reçu d’origine permet de garder une trace claire.

Paiements hors ligne

Tout n’arrive pas par un lien. Si un client vous remet des espèces ou un chèque, vous pouvez l’enregistrer et envoyer un reçu en une seule étape, pour que les paiements informels soient documentés comme les autres.

Langue et devise

Les reçus suivent la devise de la facture qu’ils règlent. Pour le travail transfrontalier, voyez la facturation multidevise.

Fonctionne avec le reste de PayToMe

Les reçus sont déclenchés par les paiements : ils se combinent donc avec les paiements en ligne, où un client règle une facture par carte ou par virement. Ils sont aussi le complément naturel des devis et des factures : un devis mène à une facture, et la facture mène à un reçu.

Créez un reçu dès aujourd’hui

Si vous en avez besoin maintenant, utilisez le générateur de reçus gratuit. Saisissez le payeur, le montant, la date et le moyen de paiement, ajoutez votre logo et téléchargez un PDF. Dans PayToMe, les mêmes champs sont remplis pour vous quand un client paie une facture.