Fatura vs recibo: o que cada um é e quando usar

Uma fatura pede o pagamento e um recibo prova que ele foi feito. A fatura vem primeiro, antes de o cliente pagar, e informa o que é devido e até quando. O recibo vem depois do pagamento e confirma o valor, a data e a forma. Este guia de fatura vs recibo mostra as diferenças, com uma tabela e um exemplo passo a passo.

A versão curta

Pense em uma linha do tempo. Você faz o trabalho. Você envia uma fatura: “Aqui está o que você me deve.” O cliente paga. Você envia um recibo: “Obrigado, recebi.” Os dois documentos marcam as pontas opostas da mesma transação.

Por isso confundi-los dá problema. Um cliente que recebe um documento chamado “fatura” depois de já ter pago pode pagar duas vezes. Um cliente que recebe um “recibo” antes de pagar pode, com razão, achar que o assunto está encerrado. Os rótulos importam, e as datas também.

Fatura vs recibo: uma tabela lado a lado

Item da tabela	Fatura	Recibo
Finalidade	Pedir o pagamento	Confirmar que o pagamento foi recebido
Quando é emitido	Antes do pagamento, em geral quando o trabalho termina ou os produtos são enviados	Depois que o pagamento é recebido
Quem emite	O vendedor ou prestador de serviço	O vendedor ou prestador de serviço
Informações principais	Itens, quantidades, preços, imposto, total devido, data de vencimento, como pagar	Valor pago, data do pagamento, forma de pagamento, a que se refere
Tem data de vencimento	Sim	Não
Mostra um saldo	Valor devido	Em geral zero, ou o saldo restante após um pagamento parcial
Situação	Aberta até ser paga	Encerrado: registra um pagamento concluído
Uso típico nos registros	Mostra a receita obtida e os valores que lhe são devidos	Mostra o dinheiro efetivamente recebido (pelo vendedor) ou gasto (pelo comprador)

Muitos pequenos vendedores usam os dois. Outros dispensam um deles em casos simples: uma cafeteria dá recibo e não fatura, e uma consultoria envia fatura e usa a transferência bancária como comprovante. Quando o pagamento vem depois da fatura, um recibo fecha o ciclo.

O que uma fatura faz

Uma fatura é um pedido de pagamento. Ela lista o que você vendeu ou fez, o preço de cada item, o imposto, o total e a data de vencimento. Também dá ao cliente o que ele precisa para pagar: dados bancários, um link de pagamento ou um endereço postal. Para ver a lista completa de campos, leia como escrever uma fatura.

Uma fatura também registra uma dívida. Enquanto não for paga, é um valor que o cliente lhe deve e aparece nos seus livros como dinheiro que você espera receber. É por isso que um número de fatura claro e uma data de vencimento importam. Eles permitem que os dois lados se refiram a um documento específico.

O que um recibo faz

Um recibo é o registro de que o dinheiro trocou de mãos. Para o cliente, é a prova de que uma cobrança foi quitada e sustenta despesas que ele talvez precise deduzir ou pedir reembolso. Para o vendedor, confirma o que foi recebido e encerra o assunto.

Um bom recibo é curto e específico. Ele informa quem recebeu e quem pagou, e mostra o valor, a data, a forma de pagamento e o que o pagamento cobriu. Se quita uma fatura, informa o número dela. Se houve cobrança de imposto, mostre-o em uma linha própria. O gerador de recibos cria um em um minuto.

Por que os dois importam para os seus registros

Os dois documentos fazem parte do rastro de papéis por trás dos seus livros. O IRS diz que documentos de apoio, incluindo comprovantes de venda, contas pagas, faturas, recibos, comprovantes de depósito e cheques compensados, sustentam os lançamentos nos seus livros e na sua declaração de impostos. Para a receita, ele aponta registros que mostram quanto você ganhou e de onde veio, como faturas, registros de depósito e talões de recibo. Para as despesas, diz que cada registro deve mostrar quem foi pago, quanto, o comprovante de pagamento, quando o custo ocorreu e para quê, e que você pode precisar de uma combinação de documentos para sustentar uma única despesa.

Esse último ponto mostra por que o par é útil. Uma fatura de um fornecedor mostra o que foi cobrado de você e quando. Um recibo, ou um extrato do banco ou do cartão, mostra que você realmente pagou. Juntos, contam a história inteira. Guarde os dois, organize-os por ano e pergunte ao seu contador o que o seu país e a sua situação exigem, pois as regras variam.

Um exemplo prático: fatura, pagamento parcial, recibo

Uma paisagista, Dana Reyes, combina de refazer o quintal de um cliente por 4.000,00 USD. Os termos dela: um sinal de 25 por cento adiantado e o saldo em até 14 dias após a conclusão.

O ponto-chave é a linha de crédito na fatura final. Sem ela, o cliente vê 4.000,00 USD devidos e pode pagar o sinal duas vezes, ou ligar para perguntar por que a fatura está errada.

Situações comuns

Pago integralmente no momento da venda. Muitos negócios de varejo e alimentação emitem apenas um recibo. A venda e o pagamento acontecem juntos, então não há o que faturar.

Pago depois. Serviços, atacado e trabalhos por projeto geralmente começam com uma fatura. Envie um recibo quando o pagamento chegar, mesmo que o cliente não peça.

Pagamentos parciais. Emita um recibo para cada pagamento e mostre o saldo restante. Assim os dois lados ficam alinhados sobre quanto ainda é devido.

Uma fatura “paga”. Se você reaproveitar a fatura original, marque-a claramente como paga e acrescente a data e a forma de pagamento. Algumas pessoas preferem isso a um recibo separado. O risco é que uma cópia sem a marca seja encaminhada e tratada como não paga.

Reembolsos e correções. Se você reembolsar um cliente, documente com uma nota de crédito ou um recibo de reembolso, para que os registros correspondam ao que aconteceu.

Erros comuns

• Chamar uma fatura de recibo. Se o cliente não pagou, o documento não é um recibo. Usar a palavra errada pode confundir o cliente e a sua própria contabilidade.
• Pular o recibo nas transferências bancárias. O extrato mostra um pagamento, mas um recibo cita a fatura que ele quita e dá ao cliente um registro limpo.
• Deixar de fora a data do pagamento. Um recibo sem data é uma prova fraca.
• Nenhum vínculo entre os dois. Sempre coloque o número da fatura no recibo, para que cada pagamento possa ser associado a uma cobrança.
• Esquecer os sinais. Um sinal é um pagamento e merece um recibo próprio e um crédito na fatura final.
• Perder os registros. Salve cópias dos dois documentos em uma pasta organizada por ano.
• Editar um documento depois de emitido. Se algo estiver errado, emita um documento corrigido e diga que ele substitui o anterior.

Checklist: fatura e recibo

• A fatura diz “Fatura” e tem número, data, data de vencimento e total.
• A fatura diz ao cliente como pagar.
• Sinais e pagamentos parciais aparecem como créditos na fatura final.
• Cada pagamento recebe um recibo com valor, data e forma.
• Cada recibo cita o número da fatura que ele quita.
• O imposto, se houver, aparece em uma linha própria nos dois documentos.
• Os dois documentos são guardados como PDF em uma pasta que você consiga encontrar depois.

Onde o PayToMe entra

O gerador de faturas e o gerador de recibos já estão no ar e são gratuitos. No PayToMe, agora em beta público, os recibos também estão no ar: quando um cliente paga online, você recebe um recibo. Veja recibos para saber mais.

Fontes

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico ou tributário. A descrição dos documentos de apoio e a orientação sobre registros de receitas e despesas vêm da página do IRS Que tipo de registros devo guardar. Se um recibo é exigido por lei e por quanto tempo você deve guardar os registros varia conforme o país e o estado, então consulte a sua autoridade tributária ou um contador. O cronograma do sinal e os valores acima são uma ilustração, não uma recomendação.