Fatura ile makbuz farkı: her biri nedir ve ne zaman kullanılır

Fatura ödeme ister, makbuz ise ödemenin yapıldığını kanıtlar. Fatura önce gelir, müşteri ödemeden önce düzenlenir ve ne kadar borç olduğunu ve ne zamana kadar ödeneceğini belirtir. Makbuz ödemeden sonra gelir ve tutarı, tarihi ve yöntemi onaylar. Bu fatura ve makbuz rehberi, farkları bir tablo ve çalışılmış bir örnekle gösterir.

Kısa özet

Bunu bir zaman çizelgesi olarak düşünün. İşi yaparsınız. Bir fatura gönderirsiniz: “Bana borcunuz şu.” Müşteri öder. Bir makbuz gönderirsiniz: “Teşekkürler, aldım.” İki belge aynı işlemin zıt uçlarını işaretler.

Karıştırılmaları bu yüzden sorun yaratır. Zaten ödeme yapmış bir müşteri “fatura” adlı bir belge alırsa iki kez ödeyebilir. Ödemeden önce “makbuz” alan bir müşteri konunun kapandığını düşünebilir. Etiketler önemlidir, tarihler de.

Fatura ve makbuz: yan yana tablo

Kalem	Fatura	Makbuz
Amaç	Ödeme istemek	Ödemenin alındığını onaylamak
Ne zaman düzenlenir	Ödemeden önce, genellikle iş bittiğinde veya mal gönderildiğinde	Ödeme alındıktan sonra
Kim düzenler	Satıcı veya hizmet sağlayıcı	Satıcı veya hizmet sağlayıcı
Temel bilgiler	Kalemler, miktarlar, fiyatlar, vergi, ödenecek toplam, son ödeme tarihi, nasıl ödeneceği	Ödenen tutar, ödeme tarihi, ödeme yöntemi, ne için olduğu
Son ödeme tarihi var mı	Evet	Hayır
Bakiye gösterir mi	Borçlu olunan tutar	Genellikle sıfır, ya da kısmi ödeme sonrası kalan bakiye
Durum	Ödenene kadar açık	Kapalı: tamamlanmış bir ödemeyi kaydeder
Tipik kayıt kullanımı	Kazanılan geliri ve size borçlu olunan tutarları gösterir	Fiilen alınan (satıcı için) veya harcanan (alıcı için) parayı gösterir

Birçok küçük satıcı ikisini de kullanır. Diğerleri basit durumlarda birini atlar: bir kahve dükkânı makbuz verir, fatura vermez; bir danışmanlık firması fatura gönderir ve banka havalesini kanıt sayar. Ödemenin faturadan sonra geldiği yerde makbuz döngüyü kapatır.

Fatura ne yapar

Fatura bir ödeme talebidir. Ne sattığınızı veya yaptığınızı, her kalemin fiyatını, varsa vergiyi, toplamı ve vade tarihini listeler. Ayrıca müşterinin ödemek için ihtiyaç duyduğu şeyi verir: banka bilgileri, bir ödeme bağlantısı veya bir posta adresi. Tam alan listesini istiyorsanız fatura nasıl yazılır yazısını okuyun.

Fatura aynı zamanda bir borcu kaydeder. Ödenene kadar müşterinin size borçlu olduğu bir tutardır ve defterlerinizde almayı beklediğiniz para olarak görünür. Net bir fatura numarasının ve son ödeme tarihinin önemi buradan gelir. İki tarafın da belirli bir belgeye atıf yapmasını sağlarlar.

Makbuz ne yapar

Makbuz, paranın el değiştirdiğinin kaydıdır. Müşteri için bir faturanın kapandığının kanıtıdır ve talep etmesi ya da geri alması gereken giderleri destekler. Satıcı için alınanı onaylar ve konuyu kapatır.

İyi bir makbuz kısa ve nettir. Kimin kime ödediğini belirtir; tutarı, tarihi, ödeme yöntemini ve ödemenin neyi kapsadığını gösterir. Bir faturayı kapatıyorsa fatura numarasını yazar. Vergi uygulandıysa ayrı bir satır olarak gösterilir. Makbuz oluşturucu bir dakikada bir tane hazırlar.

Kayıtlarınız için ikisi neden önemli

İki belge de defterlerinizin arkasındaki belge izinin parçasıdır. IRS, satış fişleri, ödenmiş faturalar, faturalar, makbuzlar, para yatırma fişleri ve iptal edilmiş çekler dahil dayanak belgelerin defterlerinizdeki ve vergi beyannamenizdeki kayıtları desteklediğini söyler. Gelir için, ne kadar kazandığınızı ve nereden geldiğini gösteren kayıtlara, örneğin faturalara, para yatırma kayıtlarına ve makbuz defterlerine işaret eder. Giderler için, her kaydın kime ödendiğini, ne kadar olduğunu, ödeme kanıtını, maliyetin ne zaman oluştuğunu ve ne için olduğunu göstermesi gerektiğini, bir gideri desteklemek için birden çok belgenin birleşimine ihtiyaç duyabileceğinizi belirtir.

Bu son nokta, çiftin neden yararlı olduğunu gösterir. Bir tedarikçiden gelen fatura size ne ve ne zaman fatura edildiğini gösterir. Makbuz, ya da banka veya kart ekstresi, gerçekten ödediğinizi gösterir. Birlikte tüm hikâyeyi anlatırlar. İkisini de saklayın, yıllara göre düzenleyin ve ülkenizin ve durumunuzun neyi gerektirdiğini mali müşavirinize sorun; kurallar farklıdır.

Pratikte belgeleri aynı müşteri veya tedarikçi adı altında, tarih sırasıyla ve aynı numara düzeniyle eşleştirmek, ileride bir soru geldiğinde işinizi çok kolaylaştırır. Her faturanın yanında ona ait makbuzu veya ödeme dekontunu bulabildiğinizde denetim ya da müşteri itirazı yaşanması hâlinde hızlıca cevap verebilirsiniz.

Çalışılmış bir örnek: fatura, kısmi ödeme, makbuz

Bir peyzaj işçisi olan Dana Reyes, bir müşterinin arka bahçesini 4,000.00 USD’ye yenilemeyi kabul eder. Koşulları: peşin yüzde 25 kapora ve bakiye, bitişten sonraki 14 gün içinde.

Kilit hamle, son faturadaki alacak satırıdır. Onsuz müşteri 4,000.00 USD borç görür ve kaporayı iki kez ödeyebilir ya da faturanın neden yanlış olduğunu sormak için arayabilir.

Yaygın durumlar

Satış anında tam ödeme. Birçok perakende ve yiyecek işletmesi yalnızca makbuz düzenler. Satış ve ödeme birlikte gerçekleşir; faturalanacak bir şey yoktur.

Sonradan ödeme. Hizmetler, toptan satış ve proje işleri genellikle faturayla başlar. Müşteri istemese bile ödeme geldiğinde bir makbuz gönderin.

Kısmi ödemeler. Her ödeme için bir makbuz düzenleyin ve kalan bakiyeyi gösterin. Bu, iki tarafı ne kadarının hâlâ borç olduğu konusunda aynı yerde tutar.

“Ödendi” faturası. Asıl faturayı yeniden kullanırsanız, açıkça ödendi olarak işaretleyin ve ödeme tarihini ve yöntemini ekleyin. Bazıları bunu ayrı bir makbuza tercih eder. Risk, işaretsiz bir kopyanın iletilmesi ve ödenmemiş sayılmasıdır.

İadeler ve düzeltmeler. Bir müşteriye iade yaparsanız, kayıtlar olanla uyuşsun diye bunu bir alacak dekontu veya iade makbuzuyla belgeleyin.

Sık yapılan hatalar

• Faturaya makbuz demek. Müşteri ödemediyse belge makbuz değildir. Yanlış sözcük müşteriyi ve kendi muhasebenizi karıştırabilir.
• Banka havalelerinde makbuzu atlamak. Banka ekstresi bir ödeme gösterir, ama makbuz kapattığı fatura numarasını belirtir ve müşteriye temiz bir kayıt verir.
• Ödeme tarihini yazmamak. Tarihsiz bir makbuz zayıf bir kanıttır.
• İkisi arasında bağ kurmamak. Her ödeme bir faturayla eşleşebilsin diye makbuza her zaman fatura numarasını yazın.
• Kaporayı unutmak. Kapora bir ödemedir; kendi makbuzunu ve son faturada bir alacak satırını hak eder.
• Kayıtları kaybetmek. İki belgenin kopyalarını yıllara göre düzenlenmiş bir klasöre kaydedin.
• Belgeyi sonradan düzenlemek. Bir şey yanlışsa düzeltilmiş bir belge düzenleyin ve öncekinin yerini aldığını belirtin.

Kontrol listesi: fatura ve makbuz

• Fatura “Fatura” yazıyor ve bir numarası, tarihi, son ödeme tarihi ve toplamı var.
• Fatura müşteriye nasıl ödeyeceğini söylüyor.
• Kapora ve kısmi ödemeler son faturada alacak olarak gösteriliyor.
• Her ödeme için tutarı, tarihi ve yöntemi içeren bir makbuz düzenleniyor.
• Her makbuz kapattığı fatura numarasını belirtiyor.
• Varsa vergi, iki belgede de ayrı bir satır olarak görünüyor.
• İki belge de daha sonra bulabileceğiniz bir klasörde PDF olarak saklanıyor.

Pratikte en sık görülen karışıklık zamanlamadan doğar. Fatura, iş teslim edilirken veya edildikten sonra gönderilir ve henüz yapılmamış bir ödemeyi ister. Makbuz ise para hesabınıza ulaştıktan sonra düzenlenir ve ödemenin gerçekten alındığını kanıtlar. Bir müşteri faturayı ödediğini düşünüp makbuz isterse, ona faturanın numarasına atıf yapan ayrı bir makbuz göndermeniz kayıtlarınızı da temiz tutar. Böylece her ödeme tek bir faturaya, her fatura da en az bir makbuza bağlanır.

PayToMe nerede devreye girer

Fatura oluşturucu ve makbuz oluşturucu bugün yayında ve ücretsiz. Şimdi herkese açık beta aşamasında olan PayToMe’de makbuzlar da yayında: bir müşteri online ödeme yaptığında bir makbuz alırsınız. Daha fazlası için makbuzlar sayfasına bakın.

Kaynaklar

Bu genel bilgidir; hukuki veya vergi tavsiyesi değildir. Dayanak belgelerin tanımı ile gelir ve giderler için kayıt rehberliği, IRS’nin Hangi tür kayıtları tutmalıyım sayfasından alınmıştır. Makbuzun yasal olarak zorunlu olup olmadığı ve kayıtları ne kadar süre saklamanız gerektiği ülkeye ve eyalete göre değişir; vergi idarenize veya bir mali müşavire danışın. Yukarıdaki kapora planı ve tutarlar bir örnektir, öneri değildir.