Ratgeber
Rechnung vs. Quittung: Unterschiede, Zeitpunkt und Beispiele
Rechnung vs. Quittung: das eine bittet um Zahlung, das andere beweist sie. Unterschiede in einer Tabelle, wann Sie welches verschicken und ein Beispiel.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Eine Rechnung bittet um Zahlung, eine Quittung beweist, dass sie geleistet wurde. Die Rechnung kommt zuerst, bevor der Kunde bezahlt, und nennt, was geschuldet wird und bis wann. Die Quittung kommt nach der Zahlung und bestätigt Betrag, Datum und Methode. Dieser Leitfaden Rechnung vs. Quittung zeigt die Unterschiede, mit einer Tabelle und einem durchgerechneten Beispiel.
Die Kurzfassung
Denken Sie daran als Zeitstrahl. Sie erledigen die Arbeit. Sie schicken eine Rechnung: „Hier ist, was Sie mir schulden.” Der Kunde zahlt. Sie schicken eine Quittung: „Danke, ich habe es erhalten.” Die beiden Dokumente markieren die entgegengesetzten Enden derselben Transaktion.
Deshalb verursacht das Verwechseln Probleme. Ein Kunde, der nach der Zahlung ein Dokument namens „Rechnung” erhält, könnte zweimal bezahlen. Ein Kunde, der vor der Zahlung eine „Quittung” erhält, könnte vernünftigerweise annehmen, die Sache sei erledigt. Bezeichnungen sind wichtig, und auch Daten.
Rechnung vs. Quittung: eine Nebeneinander-Tabelle
| Position | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Zweck | Zahlung erbitten | Zahlung bestätigen |
| Wann ausgestellt | Vor der Zahlung, meist wenn die Arbeit erledigt oder die Waren versandt sind | Nachdem die Zahlung eingegangen ist |
| Wer stellt sie aus | Der Verkäufer oder Dienstleister | Der Verkäufer oder Dienstleister |
| Wichtige Informationen | Positionen, Mengen, Preise, Steuer, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum, wie zu zahlen ist | Gezahlter Betrag, Zahlungsdatum, Zahlungsmethode, wofür die Zahlung war |
| Hat ein Fälligkeitsdatum | Ja | Nein |
| Zeigt einen Saldo | Ausstehender Betrag | In der Regel null oder der Restbetrag nach einer Teilzahlung |
| Status | Offen bis bezahlt | Geschlossen: zeichnet eine abgeschlossene Zahlung auf |
| Typischer Verwendungszweck | Zeigt erzielte Einnahmen und dem Verkäufer geschuldete Beträge an | Zeigt tatsächlich erhaltenes Geld (für den Verkäufer) oder ausgegebenes Geld (für den Käufer) |
Viele kleine Verkäufer nutzen beide. Andere lassen eines in einfachen Fällen weg: ein Kaffeehaus gibt eine Quittung und keine Rechnung, und ein Beratungsunternehmen schickt eine Rechnung und verlässt sich auf die Banküberweisung als Nachweis. Wo die Zahlung nach der Rechnung kommt, schließt eine Quittung den Kreis.
Was eine Rechnung tut
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Sie listet auf, was Sie verkauft oder getan haben, den Preis jeder Position, jede Steuer, den Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum. Sie gibt dem Kunden auch, was er zum Bezahlen braucht: Bankdaten, einen Zahlungslink oder eine Postanschrift. Wenn Sie die vollständige Feldliste möchten, lesen Sie wie Sie eine Rechnung schreiben.
Eine Rechnung zeichnet auch eine Schuld auf. Bis sie bezahlt ist, ist es ein Betrag, den der Kunde Ihnen schuldet, und sie erscheint in Ihren Büchern als Geld, das Sie erwarten zu erhalten. Deshalb sind eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Fälligkeitsdatum wichtig. Sie lassen beide Seiten auf ein bestimmtes Dokument verweisen.
Was eine Quittung tut
Eine Quittung ist ein Nachweis, dass Geld den Besitzer gewechselt hat. Für den Kunden ist sie der Nachweis, dass eine Rechnung beglichen wurde, und sie stützt Ausgaben, die er erstatten oder geltend machen muss. Für den Verkäufer bestätigt sie, was eingegangen ist, und schließt die Angelegenheit ab.
Eine gute Quittung ist kurz und spezifisch. Sie nennt, wer bezahlt wurde und wer bezahlt hat, zeigt den Betrag, das Datum, die Zahlungsmethode und wofür die Zahlung war. Wenn sie eine Rechnung begleicht, nennt sie die Rechnungsnummer. Wenn Steuer berechnet wurde, zeigen Sie sie als eigene Zeile. Der Quittungsgenerator baut eine in einer Minute.
Warum beide für Ihre Unterlagen wichtig sind
Beide Dokumente sind Teil der Papierkette hinter Ihren Büchern. Der IRS sagt, unterstützende Belege, einschließlich Verkaufsscheine, bezahlter Rechnungen, Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelegen und stornierter Schecks, stützen die Einträge in Ihren Büchern und in Ihrer Steuererklärung. Für Einnahmen verweist er auf Aufzeichnungen, die zeigen, wie viel Sie verdient und woher es kam, wie Rechnungen, Einzahlungsnachweise und Quittungsbücher. Für Ausgaben sagt er, jeder Datensatz sollte zeigen, wer bezahlt wurde, wie viel, den Zahlungsnachweis, wann die Kosten entstanden und wofür, und dass Sie möglicherweise eine Kombination von Dokumenten benötigen, um eine Ausgabe zu stützen.
Dieser letzte Punkt zeigt, warum das Paar nützlich ist. Eine Rechnung eines Lieferanten zeigt, was Ihnen berechnet und wann. Eine Quittung, ein Kontoauszug oder ein Kartenauszug zeigt, dass Sie tatsächlich bezahlt haben. Zusammen erzählen sie die ganze Geschichte. Bewahren Sie beide auf, lagern Sie sie nach Jahr, und fragen Sie Ihren Steuerberater, was Ihr Land und Ihre Situation verlangen, da die Regeln unterschiedlich sind.
Ein durchgerechnetes Beispiel: Rechnung, Teilzahlung, Quittung
Eine Gärtnerin, Dana Reyes, vereinbart mit einem Kunden, dessen Hinterhof umzugestalten, für 4.000,00 USD. Ihre Zahlungsziele: eine 25-Prozent-Anzahlung vorab und der Restbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Fertigstellung.
Der entscheidende Schritt ist die Gutschriftzeile auf der Schlussrechnung. Ohne sie sieht der Kunde 4.000,00 USD fällig und könnte die Anzahlung zweimal bezahlen oder anrufen und fragen, warum die Rechnung falsch ist.
Häufige Situationen
Bei Verkauf sofort vollständig bezahlt. Viele Einzelhandels- und Gastronomiebetriebe stellen nur eine Quittung aus. Verkauf und Zahlung erfolgen gleichzeitig, daher gibt es nichts zu fakturieren.
Später bezahlt. Dienstleistungen, Großhandel und Projektarbeit beginnen meist mit einer Rechnung. Schicken Sie eine Quittung, wenn die Zahlung eingeht, selbst wenn der Kunde nicht danach fragt.
Teilzahlungen. Stellen Sie für jede Zahlung eine Quittung aus und zeigen Sie den verbleibenden Saldo. So bleiben beide Seiten einig, wie viel noch offen ist.
Eine „bezahlte” Rechnung. Wenn Sie die ursprüngliche Rechnung weiterverwenden, markieren Sie sie deutlich als bezahlt und fügen Sie Zahlungsdatum und -methode hinzu. Manche ziehen dies einer separaten Quittung vor. Das Risiko ist, dass eine Kopie ohne die Markierung weitergeleitet und als ungezahlt behandelt wird.
Rückerstattungen und Korrekturen. Wenn Sie einem Kunden Geld erstatten, dokumentieren Sie dies mit einer Gutschrift oder einer Erstattungsquittung, damit die Aufzeichnungen mit dem Geschehen übereinstimmen.
Häufige Fehler
- Eine Rechnung eine Quittung nennen. Wenn der Kunde nicht bezahlt hat, ist das Dokument keine Quittung. Das falsche Wort kann den Kunden und Ihre eigene Buchhaltung verwirren.
- Bei Banküberweisungen auf die Quittung verzichten. Der Kontoauszug zeigt eine Zahlung, aber eine Quittung nennt die Rechnung, die sie begleicht, und gibt dem Kunden einen sauberen Nachweis.
- Das Zahlungsdatum auslassen. Eine Quittung ohne Datum ist ein schwacher Nachweis.
- Keine Verbindung zwischen den beiden. Setzen Sie immer die Rechnungsnummer auf die Quittung, sodass jede Zahlung einer Rechnung zugeordnet werden kann.
- Anzahlungen vergessen. Eine Anzahlung ist eine Zahlung und verdient eine eigene Quittung und eine Gutschrift auf der Schlussrechnung.
- Aufzeichnungen verlieren. Bewahren Sie Kopien beider Dokumente in einem nach Jahr sortierten Ordner auf.
- Ein Dokument nachträglich bearbeiten. Wenn etwas falsch ist, stellen Sie ein korrigiertes Dokument aus und sagen Sie, es ersetzt das frühere.
Checkliste: Rechnung und Quittung
- Die Rechnung sagt „Rechnung” und hat eine Nummer, ein Datum, ein Fälligkeitsdatum und einen Gesamtbetrag.
- Die Rechnung sagt dem Kunden, wie er bezahlen kann.
- Anzahlungen und Teilzahlungen werden als Gutschriften auf der Schlussrechnung ausgewiesen.
- Jede Zahlung erhält eine Quittung mit Betrag, Datum und Methode.
- Jede Quittung nennt die Rechnungsnummer, die sie begleicht.
- Steuer, falls vorhanden, erscheint auf beiden Dokumenten als eigene Zeile.
- Beide Dokumente werden als PDFs in einem Ordner aufbewahrt, den Sie später wiederfinden.
Wo PayToMe ins Spiel kommt
Der Rechnungsgenerator und der Quittungsgenerator sind heute live und kostenlos. In PayToMe, das sich jetzt in der öffentlichen Beta befindet, sind Quittungen ebenfalls live: Wenn ein Kunde online bezahlt, erhalten Sie eine Quittung. Mehr dazu unter Quittungen.
Quellen
Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Beschreibung der unterstützenden Belege und die Anleitung zu Aufzeichnungen für Einnahmen und Ausgaben stammen von der IRS-Seite Was für Unterlagen sollte ich aufbewahren. Ob eine Quittung gesetzlich erforderlich ist und wie lange Sie Aufzeichnungen aufbewahren müssen, unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, fragen Sie daher Ihre Steuerbehörde oder einen Steuerberater. Der Zahlungsplan und die Beträge oben sind eine Illustration, keine Empfehlung.