Panduan
Perbedaan faktur dan kuitansi: kapan menggunakan masing-masing
Perbedaan faktur dan kuitansi: yang satu meminta pembayaran, yang lain membuktikannya. Lihat tabelnya, kapan mengirim keduanya, dan contoh kasusnya.
Diperbarui · Oleh PayToMe Editorial
Faktur meminta pembayaran dan kuitansi membuktikan pembayaran sudah dilakukan. Faktur datang lebih dulu, sebelum pelanggan membayar, dan menyatakan apa yang terutang serta batas waktunya. Kuitansi datang setelah pembayaran dan mengonfirmasi jumlah, tanggal dan metodenya. Panduan ini menunjukkan perbedaan faktur dan kuitansi, dengan tabel dan contoh kasus.
Versi singkatnya
Bayangkan sebagai garis waktu. Anda mengerjakan pekerjaan. Anda mengirim faktur: “Ini yang Anda berutang kepada saya.” Pelanggan membayar. Anda mengirim kuitansi: “Terima kasih, sudah saya terima.” Kedua dokumen itu menandai ujung yang berlawanan dari satu transaksi yang sama.
Karena itulah tertukarnya keduanya menimbulkan masalah. Pelanggan yang menerima dokumen berjudul “faktur” setelah mereka sudah membayar bisa membayar dua kali. Pelanggan yang menerima “kuitansi” sebelum membayar wajar mengira urusannya sudah selesai. Label penting, begitu juga tanggal.
Faktur vs kuitansi: tabel berdampingan
| Item tabel | Faktur | Kuitansi |
|---|---|---|
| Tujuan | Meminta pembayaran | Mengonfirmasi pembayaran sudah diterima |
| Kapan diterbitkan | Sebelum pembayaran, biasanya saat pekerjaan selesai atau barang dikirim | Setelah pembayaran diterima |
| Siapa yang menerbitkan | Penjual atau penyedia jasa | Penjual atau penyedia jasa |
| Informasi utama | Item, jumlah, harga, pajak, total yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, cara membayar | Jumlah yang dibayar, tanggal bayar, metode pembayaran, untuk apa |
| Punya tanggal jatuh tempo | Ya | Tidak |
| Menampilkan saldo | Jumlah yang terutang | Biasanya nol, atau sisa saldo setelah pembayaran sebagian |
| Status | Terbuka sampai dibayar | Tertutup: mencatat pembayaran yang sudah selesai |
| Kegunaan dalam catatan | Menunjukkan pendapatan yang diperoleh dan jumlah yang terutang kepada Anda | Menunjukkan uang yang benar-benar diterima (bagi penjual) atau dikeluarkan (bagi pembeli) |
Banyak penjual kecil memakai keduanya. Yang lain melewatkan salah satunya pada kasus sederhana: kedai kopi memberi kuitansi tanpa faktur, dan firma konsultan mengirim faktur serta mengandalkan transfer bank sebagai bukti. Bila pembayaran datang setelah faktur, kuitansi menutup lingkarannya.
Apa fungsi faktur
Faktur adalah permintaan pembayaran. Isinya daftar apa yang Anda jual atau kerjakan, harga tiap item, pajak, total dan tanggal jatuh tempo. Faktur juga memberi pelanggan apa yang mereka perlukan untuk membayar: rincian bank, tautan pembayaran, atau alamat surat. Jika Anda ingin daftar kolom lengkapnya, baca cara menulis faktur.
Faktur juga mencatat utang. Sampai dibayar, faktur adalah jumlah yang terutang pelanggan kepada Anda, dan muncul di pembukuan sebagai uang yang Anda harapkan diterima. Itulah sebabnya nomor faktur dan tanggal jatuh tempo yang jelas penting. Keduanya memungkinkan kedua pihak merujuk ke satu dokumen yang spesifik.
Apa fungsi kuitansi
Kuitansi adalah catatan bahwa uang berpindah tangan. Bagi pelanggan, itu bukti bahwa tagihan telah dilunasi, dan mendukung pengeluaran yang mungkin perlu mereka klaim atau ganti. Bagi penjual, kuitansi mengonfirmasi apa yang diterima dan menutup urusan.
Kuitansi yang baik singkat dan spesifik. Ia menyebut siapa yang dibayar dan siapa yang membayar, menampilkan jumlah, tanggal, metode pembayaran dan apa yang dicakup pembayaran itu. Jika melunasi sebuah faktur, ia menyebut nomor fakturnya. Jika pajak dikenakan, tampilkan sebagai baris tersendiri. Pembuat kuitansi membuatnya dalam satu menit.
Mengapa keduanya penting untuk catatan Anda
Kedua dokumen merupakan bagian dari jejak dokumen di balik pembukuan Anda. IRS menyatakan dokumen pendukung, termasuk slip penjualan, tagihan yang dibayar, faktur, kuitansi, slip setoran dan cek yang dibatalkan, menopang entri di pembukuan dan pada surat pemberitahuan pajak Anda. Untuk pendapatan, IRS menunjuk catatan yang menunjukkan berapa banyak yang Anda peroleh dan dari mana, seperti faktur, catatan setoran dan buku kuitansi. Untuk pengeluaran, IRS menyatakan setiap catatan harus menunjukkan siapa yang dibayar, berapa jumlahnya, bukti pembayaran, kapan biaya terjadi dan untuk apa, dan bahwa Anda mungkin memerlukan gabungan dokumen untuk mendukung satu pengeluaran.
Poin terakhir itu menunjukkan mengapa pasangan dokumen ini berguna. Faktur dari pemasok menunjukkan apa yang ditagihkan kepada Anda dan kapan. Kuitansi, atau rekening koran bank atau kartu, menunjukkan Anda benar-benar membayar. Bersama-sama keduanya menceritakan seluruh kisahnya. Simpan keduanya, arsipkan per tahun, dan tanyakan kepada akuntan Anda apa yang dituntut negara dan situasi Anda, karena aturan berbeda-beda.
Contoh kasus: faktur, pembayaran sebagian, kuitansi
Seorang penata taman, Dana Reyes, setuju menata ulang halaman belakang klien seharga 4,000.00 USD. Syaratnya: uang muka 25 persen di awal dan sisanya dalam 14 hari setelah selesai.
Langkah kuncinya adalah baris kredit pada faktur akhir. Tanpa itu, klien melihat 4,000.00 USD harus dibayar dan bisa membayar uang muka dua kali, atau menelepon untuk menanyakan mengapa fakturnya salah.
Situasi yang umum
Dibayar penuh saat penjualan. Banyak bisnis ritel dan makanan hanya menerbitkan kuitansi. Penjualan dan pembayaran terjadi bersamaan, jadi tidak ada yang perlu ditagihkan.
Dibayar kemudian. Jasa, grosir dan pekerjaan proyek biasanya diawali dengan faktur. Kirim kuitansi saat pembayaran tiba, meski klien tidak memintanya.
Pembayaran sebagian. Terbitkan kuitansi untuk setiap pembayaran dan tampilkan sisa saldo. Ini menjaga kedua pihak sepaham tentang berapa yang masih terutang.
Faktur yang “lunas”. Jika Anda memakai ulang faktur asli, tandai dengan jelas sebagai lunas dan tambahkan tanggal serta metode pembayaran. Sebagian orang lebih suka cara ini daripada kuitansi terpisah. Risikonya, salinan tanpa tanda itu diteruskan dan dianggap belum dibayar.
Pengembalian dana dan koreksi. Jika Anda mengembalikan dana kepada pelanggan, dokumentasikan dengan nota kredit atau kuitansi pengembalian dana agar catatan sesuai dengan yang terjadi.
Kesalahan umum
- Menyebut faktur sebagai kuitansi. Jika klien belum membayar, dokumen itu bukan kuitansi. Memakai kata yang salah dapat membingungkan klien dan pembukuan Anda sendiri.
- Melewatkan kuitansi untuk transfer bank. Rekening koran menunjukkan pembayaran, tetapi kuitansi menyebut faktur yang dilunasi dan memberi klien catatan yang rapi.
- Menghilangkan tanggal pembayaran. Kuitansi tanpa tanggal adalah bukti yang lemah.
- Tidak ada kaitan antara keduanya. Selalu cantumkan nomor faktur pada kuitansi agar setiap pembayaran bisa dicocokkan dengan tagihan.
- Melupakan uang muka. Uang muka adalah pembayaran dan layak mendapat kuitansi sendiri serta kredit pada faktur akhir.
- Kehilangan catatan. Simpan salinan kedua dokumen di folder yang disusun per tahun.
- Mengubah dokumen setelah kejadian. Jika ada yang salah, terbitkan dokumen koreksi dan nyatakan bahwa dokumen itu menggantikan yang sebelumnya.
Daftar periksa: faktur dan kuitansi
- Faktur bertuliskan “Faktur” dan memiliki nomor, tanggal, tanggal jatuh tempo dan total.
- Faktur memberi tahu klien cara membayar.
- Uang muka dan pembayaran sebagian ditampilkan sebagai kredit pada faktur akhir.
- Setiap pembayaran mendapat kuitansi berisi jumlah, tanggal dan metode.
- Setiap kuitansi menyebut nomor faktur yang dilunasi.
- Pajak, jika ada, muncul sebagai baris tersendiri pada kedua dokumen.
- Kedua dokumen disimpan sebagai PDF di folder yang bisa Anda temukan nanti.
Di mana PayToMe berperan
Pembuat faktur dan pembuat kuitansi sudah aktif hari ini dan gratis. Di PayToMe, yang kini dalam beta publik, kuitansi juga sudah aktif: saat klien membayar online, Anda mendapat kuitansi. Lihat kuitansi untuk selengkapnya.
Sumber
Ini informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Uraian tentang dokumen pendukung, serta panduan catatan untuk pendapatan dan pengeluaran, berasal dari halaman IRS Catatan apa yang harus saya simpan. Apakah kuitansi diwajibkan secara hukum, dan berapa lama Anda harus menyimpan catatan, berbeda menurut negara dan negara bagian, jadi tanyakan kepada otoritas pajak atau akuntan. Jadwal uang muka dan jumlah di atas hanyalah ilustrasi, bukan rekomendasi.