इनवॉइस और रसीद में अंतर: सरल गाइड

यहाँ जानें: इनवॉइस और रसीद में अंतर। इनवॉइस भुगतान माँगता है और रसीद साबित करती है कि भुगतान हुआ। इनवॉइस पहले आता है, ग्राहक के भुगतान से पहले, और बताता है कि क्या बकाया है और कब तक। रसीद भुगतान के बाद आती है और राशि, तारीख और तरीके की पुष्टि करती है। यह इनवॉइस बनाम रसीद गाइड तालिका और एक हल किए हुए उदाहरण के साथ अंतर दिखाती है।

संक्षेप में

इसे एक समयरेखा की तरह सोचें। आप काम करते हैं। आप इनवॉइस भेजते हैं: “यह रहा जो आप पर बकाया है।” ग्राहक भुगतान करता है। आप रसीद भेजते हैं: “धन्यवाद, मुझे मिल गया।” दोनों दस्तावेज़ एक ही लेन-देन के उलटे सिरों को चिह्नित करते हैं।

इसीलिए इन्हें गड्डमड्ड करने से परेशानी होती है। जिस ग्राहक ने भुगतान कर दिया हो और फिर उसे “इनवॉइस” नाम का दस्तावेज़ मिले, वह दो बार भुगतान कर सकता है। जिस ग्राहक को भुगतान से पहले “रसीद” मिल जाए, वह जायज़ तौर पर सोच सकता है कि मामला ख़त्म हो गया। लेबल मायने रखते हैं, और तारीखें भी।

इनवॉइस बनाम रसीद: आमने-सामने की तालिका

आइटम	इनवॉइस	रसीद
उद्देश्य	भुगतान माँगना	पुष्टि करना कि भुगतान मिल गया
कब जारी होता है	भुगतान से पहले, आमतौर पर जब काम पूरा हो या माल भेजा जाए	भुगतान मिलने के बाद
कौन जारी करता है	विक्रेता या सेवा प्रदाता	विक्रेता या सेवा प्रदाता
मुख्य जानकारी	आइटम, मात्राएँ, क़ीमतें, टैक्स, देय कुल राशि, देय तिथि, भुगतान कैसे करें	चुकाई गई राशि, भुगतान की तारीख, भुगतान का तरीका, वह किस लिए था
देय तिथि होती है	हाँ	नहीं
शेष दिखाता है	बकाया राशि	आमतौर पर शून्य, या आंशिक भुगतान के बाद बचा शेष
स्थिति	चुकने तक खुला	बंद: यह पूरे हुए भुगतान को दर्ज करती है
रिकॉर्ड में आम उपयोग	कमाई गई आय और आपको बकाया राशियाँ दिखाता है	असल में मिला (विक्रेता के लिए) या ख़र्च हुआ (ख़रीदार के लिए) पैसा दिखाती है

कई छोटे विक्रेता दोनों इस्तेमाल करते हैं। कुछ सरल मामलों में एक छोड़ देते हैं: कॉफ़ी शॉप रसीद देती है, इनवॉइस नहीं, और कंसल्टिंग फ़र्म इनवॉइस भेजती है और बैंक ट्रांसफ़र को सबूत मानती है। जहाँ भुगतान इनवॉइस के बाद आता है, वहाँ रसीद चक्र को पूरा करती है।

इनवॉइस क्या करता है

इनवॉइस भुगतान का अनुरोध है। उसमें लिखा होता है कि आपने क्या बेचा या किया, हर आइटम की क़ीमत, कोई टैक्स, कुल राशि और वह तारीख जब तक वह देय है। वह ग्राहक को वह भी देता है जो भुगतान करने के लिए चाहिए: बैंक विवरण, पेमेंट लिंक, या डाक का पता। पूरी फ़ील्ड सूची के लिए इनवॉइस कैसे लिखें पढ़ें।

इनवॉइस एक देनदारी भी दर्ज करता है। चुकने तक वह ऐसी राशि है जो ग्राहक पर आपका बकाया है, और वह आपकी बही में उस पैसे के रूप में दिखता है जिसकी आप उम्मीद करते हैं। इसलिए साफ़ इनवॉइस नंबर और देय तिथि मायने रखते हैं। वे दोनों पक्षों को एक ही ख़ास दस्तावेज़ का हवाला देने देते हैं।

रसीद क्या करती है

रसीद इस बात का रिकॉर्ड है कि पैसे का लेन-देन हुआ। ग्राहक के लिए यह सबूत है कि बिल चुकाया गया, और यह उन ख़र्चों का समर्थन करती है जिन्हें उन्हें क्लेम या वापस लेना पड़ सकता है। विक्रेता के लिए यह पुष्टि करती है कि क्या मिला और मामला बंद करती है।

अच्छी रसीद छोटी और ठोस होती है। उसमें लिखा होता है किसे भुगतान हुआ और किसने किया, राशि, तारीख, भुगतान का तरीका और भुगतान किस चीज़ का था। अगर वह किसी इनवॉइस का निपटारा करती है, तो उसका इनवॉइस नंबर लिखा जाता है। अगर टैक्स लिया गया हो, तो उसे अलग पंक्ति में दिखाएँ। रसीद जनरेटर एक मिनट में एक बना देता है।

आपके रिकॉर्ड के लिए दोनों क्यों मायने रखते हैं

दोनों दस्तावेज़ आपकी बही के पीछे के काग़ज़ी सिलसिले का हिस्सा हैं। IRS कहता है कि सहायक दस्तावेज़, जिनमें बिक्री की पर्चियाँ, चुकाए गए बिल, इनवॉइस, रसीदें, जमा पर्चियाँ और रद्द किए गए चेक शामिल हैं, आपकी बही और टैक्स रिटर्न की प्रविष्टियों का समर्थन करते हैं। आय के लिए वह ऐसे रिकॉर्ड की ओर इशारा करता है जो दिखाएँ कि आपने कितना कमाया और कहाँ से, जैसे इनवॉइस, जमा के रिकॉर्ड और रसीद बुक। खर्चों के लिए वह कहता है कि हर रिकॉर्ड में दिखना चाहिए कि किसे भुगतान हुआ, कितना, भुगतान का सबूत, लागत कब आई और वह किस लिए थी, और एक खर्च के समर्थन में आपको कई दस्तावेज़ों का मेल चाहिए हो सकता है।

वह आख़िरी बात दिखाती है कि यह जोड़ी क्यों उपयोगी है। सप्लायर का इनवॉइस दिखाता है कि आपसे क्या और कब वसूला गया। रसीद, या बैंक या कार्ड स्टेटमेंट, दिखाता है कि आपने सच में भुगतान किया। साथ मिलकर वे पूरी कहानी बताते हैं। दोनों रखें, उन्हें साल के हिसाब से सहेजें, और अपने अकाउंटेंट से पूछें कि आपके देश और स्थिति में क्या चाहिए, क्योंकि नियम अलग-अलग हैं।

हल किया हुआ उदाहरण: इनवॉइस, आंशिक भुगतान, रसीद

एक लैंडस्केपर, डाना रेयेस, किसी क्लाइंट के पिछवाड़े को 4,000.00 USD में दोबारा बनाने पर सहमत होती है। उसके टर्म्स: पहले 25 प्रतिशत जमा राशि और काम ख़त्म होने के 14 दिन के भीतर शेष।

मुख्य कदम अंतिम इनवॉइस पर क्रेडिट वाली पंक्ति है। उसके बिना क्लाइंट को 4,000.00 USD देय दिखता है और वह जमा राशि दो बार चुका सकता है, या फ़ोन करके पूछ सकता है कि इनवॉइस गलत क्यों है।

आम स्थितियाँ

बिक्री के समय पूरा भुगतान। कई रिटेल और खाने के कारोबार सिर्फ़ रसीद जारी करते हैं। बिक्री और भुगतान साथ होते हैं, इसलिए इनवॉइस बनाने को कुछ नहीं बचता।

बाद में भुगतान। सेवाएँ, थोक और परियोजना का काम आमतौर पर इनवॉइस से शुरू होते हैं। भुगतान आने पर रसीद भेजें, भले क्लाइंट ने न माँगी हो।

आंशिक भुगतान। हर भुगतान के लिए रसीद जारी करें और बचा हुआ शेष दिखाएँ। इससे दोनों पक्ष इस पर एकमत रहते हैं कि अभी कितना बकाया है।

“भुगतान हो चुका” इनवॉइस। अगर आप मूल इनवॉइस दोबारा इस्तेमाल करते हैं, तो उसे साफ़ तौर पर चुकाया हुआ चिह्नित करें और भुगतान की तारीख और तरीका जोड़ें। कुछ लोग इसे अलग रसीद से बेहतर मानते हैं। जोखिम यह है कि बिना निशान वाली कॉपी आगे भेज दी जाती है और उसे बिना चुकाया समझ लिया जाता है।

रिफ़ंड और सुधार। अगर आप किसी ग्राहक को रिफ़ंड देते हैं, तो उसे क्रेडिट नोट या रिफ़ंड रसीद से दर्ज करें ताकि रिकॉर्ड जो हुआ उससे मेल खाएँ।

आम गलतियाँ

• इनवॉइस को रसीद कहना। अगर क्लाइंट ने भुगतान नहीं किया, तो दस्तावेज़ रसीद नहीं है। गलत शब्द क्लाइंट और आपकी अपनी बहीखाता, दोनों को उलझा सकता है।
• बैंक ट्रांसफ़र पर रसीद छोड़ देना। बैंक स्टेटमेंट भुगतान दिखाता है, पर रसीद उस इनवॉइस का नाम लेती है जिसका निपटारा हुआ और क्लाइंट को साफ़ रिकॉर्ड देती है।
• भुगतान की तारीख छोड़ देना। तारीख बिना रसीद कमज़ोर सबूत है।
• दोनों के बीच कोई कड़ी न होना। रसीद पर हमेशा इनवॉइस नंबर डालें ताकि हर भुगतान को किसी बिल से मिलाया जा सके।
• जमा राशि भूल जाना। जमा राशि एक भुगतान है और उसकी अलग रसीद और अंतिम इनवॉइस पर क्रेडिट बनता है।
• रिकॉर्ड खो देना। दोनों दस्तावेज़ों की कॉपियाँ साल के हिसाब से बने फ़ोल्डर में सहेजें।
• बाद में दस्तावेज़ बदलना। अगर कुछ गलत है, तो सुधारा हुआ दस्तावेज़ जारी करें और लिखें कि वह पहले वाले की जगह लेता है।

चेकलिस्ट: इनवॉइस और रसीद

• इनवॉइस पर “इनवॉइस” लिखा है और उसमें नंबर, तारीख, देय तिथि और कुल राशि है।
• इनवॉइस क्लाइंट को बताता है कि भुगतान कैसे करें।
• जमा राशि और आंशिक भुगतान अंतिम इनवॉइस पर क्रेडिट के रूप में दिखाए गए हैं।
• हर भुगतान को राशि, तारीख और तरीके के साथ रसीद मिलती है।
• हर रसीद उस इनवॉइस नंबर का नाम लेती है जिसका वह निपटारा करती है।
• टैक्स, अगर कोई है, दोनों दस्तावेज़ों पर अलग पंक्ति में दिखता है।
• दोनों दस्तावेज़ PDF के रूप में ऐसे फ़ोल्डर में रखे हैं जो आपको बाद में मिल सके।

PayToMe कहाँ फ़िट होता है

इनवॉइस जनरेटर और रसीद जनरेटर आज लाइव और मुफ़्त हैं। सार्वजनिक बीटा में चल रहे PayToMe में रसीदें भी लाइव हैं: जब क्लाइंट ऑनलाइन भुगतान करता है तो आपको रसीद मिलती है। और जानने के लिए रसीदें देखें।

स्रोत

यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी या टैक्स सलाह नहीं। सहायक दस्तावेज़ों का वर्णन, और आय और खर्चों के रिकॉर्ड पर मार्गदर्शन, IRS के पेज मुझे किस तरह के रिकॉर्ड रखने चाहिए से लिए गए हैं। रसीद क़ानूनन ज़रूरी है या नहीं, और रिकॉर्ड कितने समय तक रखने हैं, देश और राज्य के अनुसार अलग हैं, इसलिए अपने टैक्स अधिकारी या अकाउंटेंट से जाँच लें। ऊपर की जमा राशि की योजना और राशियाँ एक उदाहरण हैं, सिफ़ारिश नहीं।