Modèle et générateur de facture proforma

Un modèle de facture proforma vous donne une note préliminaire à envoyer avant que le travail ou l’expédition ne soit définitif. Ce générateur gratuit s’exécute dans votre navigateur. Remplissez le formulaire, regardez l’aperçu en direct et téléchargez un PDF au format Letter ou A4. Pas de compte, rien n’est envoyé, et les totaux sont exacts dans 53 devises.

À quoi sert une facture proforma

Une facture proforma dit « voici ce que nous comptons fournir et ce que cela devrait coûter ». Elle est envoyée avant la livraison, généralement pour faire avancer quelque chose : un acheteur valide le devis, un service financier émet un bon de commande, une banque organise un paiement, ou un transitaire prépare ses documents. Comme elle vient en premier, elle doit être clairement étiquetée comme proforma, pour que personne ne la comptabilise comme une facture définitive.

Voici des situations courantes :

• Paiement anticipé. Un fournisseur veut être payé avant de fabriquer ou d’expédier.
• Approbation. Le service financier d’un client a besoin d’un document pour valider une dépense.
• Ventes transfrontalières. Un acheteur peut avoir besoin des chiffres à l’avance pour des autorisations, un financement ou sa planification.
• Devis nécessitant une mise en page de facture. Certains clients préfèrent voir le format exact sur lequel ils seront facturés plus tard.

Utiliser le générateur de proforma

Ce qu’il faut inclure sur une facture proforma

Une proforma doit être aussi complète qu’une facture définitive, plus une mention de son statut. Incluez :

• Les mots « Facture proforma » là où l’acheteur ne peut pas les manquer.
• Les noms et adresses du vendeur et de l’acheteur.
• Un numéro de proforma et une date d’émission.
• Une date de validité. Les prix et les stocks changent.
• Une description de chaque article, avec quantité et prix unitaire.
• Les conditions de livraison si pertinent, comme qui paie l’expédition et quand la livraison est attendue.
• La taxe, indiquée séparément, ou une note sur son traitement sur la facture définitive.
• Le total et la devise.
• Les conditions et instructions de paiement, y compris tout acompte exigé avant le début du travail.
• Une mention indiquant qu’une facture définitive suivra.

Exemple détaillé

Un ébéniste chiffre à l’avance pour un acheteur la fabrication de six chaises. Six chaises à 180.00 chacune, livraison à 60.00 et 5 % de taxe ajoutée en plus.

Les chaises reviennent à 6 x 180.00 = 1,080.00. En ajoutant la livraison de 60.00, le sous-total est de 1,140.00. La taxe à 5 % est de 57.00, donc le total est de 1,197.00. Les notes indiquent : « Facture proforma, valable 30 jours. Un acompte de 50 % de 598.50 est dû avant le début de la fabrication. Une facture définitive sera émise à la livraison. » L’acheteur dispose d’un chiffre précis à valider, et vous avez des conditions écrites pour l’acompte.

Proforma ou facture commerciale

Les deux documents se ressemblent et remplissent des rôles différents. Une proforma est un état préliminaire d’une vente prévue, envoyé avant qu’elle ne soit conclue. Une facture commerciale enregistre une vente qui a eu lieu et c’est couramment le document qui accompagne une expédition internationale. Les autorités douanières fixent leurs propres exigences sur ce qui doit figurer dans les documents d’expédition, et ces règles diffèrent selon les pays et les transporteurs : confirmez-les donc directement auprès d’eux. Une proforma ne remplace en général pas la facture définitive, et les administrations fiscales attendent habituellement la facture définitive dans vos écritures.

Erreurs courantes à éviter

• Ne pas l’étiqueter comme proforma. Un document sans étiquette se confond facilement avec une facture définitive et risque d’être payé ou comptabilisé deux fois.
• Aucune date de validité. Sans elle, vous risquez d’être tenu à un ancien prix.
• Des lignes différentes sur la facture définitive. Si les chiffres changent, expliquez pourquoi dans les notes.
• Des conditions de livraison floues. Indiquez qui paie l’expédition et quand la livraison est attendue.
• Ignorer l’acompte. Si vous exigez un acompte, indiquez le montant et la date par écrit.
• La traiter comme votre pièce fiscale. Conservez la facture définitive à cet effet et vérifiez les règles locales.

Pour aller plus loin

Pour le contexte complet et une comparaison côte à côte, lisez le guide de la facture proforma. Quand le travail est terminé, créez la note définitive avec le générateur de factures. Si vous vérifiez ce qu’une facture complète exige, utilisez la liste de contrôle de ce qu’il faut inclure sur une facture.