واجب الادا انوائس کی ای میل: تاخیر کے دنوں کے حساب سے 6 نمونے

واجب الادا انوائس کی ای میل ایک مختصر، شائستہ پیغام ہے جو کلائنٹ کو بتاتا ہے کہ انوائس کی آخری تاریخ گزر چکی ہے اور مخصوص تاریخ تک ادائیگی مانگتا ہے۔ پہلی ای میل آخری تاریخ کے ایک سے تین دن کے اندر بھیجیں، اسے حقائق پر رکھیں، انوائس اور ادائیگی کا لنک ساتھ لگائیں، اور لہجہ بتدریج مضبوط کریں۔ نیچے تاخیر کے دنوں کے حساب سے چھ نمونے ہیں۔

اچھی ای میل ہوشیار ای میل سے زیادہ کیوں کام کرتی ہے

زیادہ تر بلا ادا انوائسز تنازع نہیں ہوتیں۔ انوائس کسی مشترکہ ان باکس میں چلی گئی، منظور کرنے والا چھٹی پر ہے، پرچیز آرڈر نمبر نہیں تھا، یا بس بھول گئی۔ واضح ای میل جو ادائیگی آسان بنا دے، ان سب کو حل کرتی ہے۔ دشمنی والی ای میل کچھ حل نہیں کرتی اور آپ کو کلائنٹ سے محروم کر سکتی ہے۔

اچھی یاد دہانی ای میلز میں پانچ خوبیاں مشترک ہوتی ہیں۔

• مخصوص۔ وہ انوائس نمبر، رقم، اصل آخری تاریخ اور تاخیر کے دن بتاتی ہیں۔
• مختصر۔ چار سے چھ جملے۔ کلائنٹ کو درخواست بغیر اسکرول کیے نظر آنی چاہیے۔
• عمل میں آسان۔ انوائس لگی ہو اور ادائیگی کا لنک یا بینک تفصیلات متن میں ہوں۔
• تاریخ والی۔ آپ مخصوص دن تک ادائیگی مانگتے ہیں، “جلد” نہیں۔
• پرسکون۔ جب تک الٹ کی وجہ نہ ملے، بھول چوک فرض کریں۔

لہجے کی سیڑھی

یاد دہانیوں کو سیڑھی سمجھیں۔ ہر ڈنڈا پچھلے سے قدرے مضبوط ہے، اور آپ تبھی چڑھتے ہیں جب پچھلے پر جواب نہ ملے۔

واجب الادا دن	ڈنڈا	مقصد	ذریعہ
1 سے 3	دوستانہ یاد دہانی	بھول چوک درست کرنا	ای میل
7 سے 10	شائستہ فالو اپ	وصولی کی تصدیق اور ادائیگی کی تاریخ لینا	ای میل
14 سے 21	مضبوط یاد دہانی	پکی تاریخ لینا	ای میل اور فون کال
30	رسمی نوٹس	شرائط اور نتائج بتانا	ای میل، منظوری دینے والے کو کاپی میں رکھ کر
45	آخری انتباہ	بڑھانے سے پہلے آخری تاریخ طے کرنا	ای میل اور خط
60	آخری نوٹس	اگلا قدم بتانا	ای میل اور فون کال

یہ وقت ایک نقطۂ آغاز ہے۔ اگر آپ کی ادائیگی کی شرائط نیٹ 7 ہیں تو انہیں سمیٹ لیں۔ اگر کلائنٹ بڑا ادارہ ہے جس کی منظوری کی زنجیر سست ہے تو ان کا طریقہ سمجھنے کے لیے فون کال سے آغاز کریں۔

نمونہ 1: دوستانہ یاد دہانی (1 سے 3 دن واجب الادا)

سبجیکٹ: مختصر یاد دہانی: انوائس INV-0142 کی آخری تاریخ 3 مارچ تھی

ہیلو جارڈن،

ایک مختصر نوٹ کہ انوائس INV-0142 برائے 1,850.00 کی آخری تاریخ 3 مارچ تھی اور مجھے ابھی ادائیگی نظر نہیں آئی۔ میں نے ایک کاپی لگا دی ہے، اور آپ یہاں آن لائن ادائیگی کر سکتے ہیں: [ادائیگی کا لنک]۔

اگر وہ پہلے ہی راستے میں ہے تو شکریہ، اور اس پیغام کو نظر انداز کر دیں۔ اگر کوئی چیز اسے روک رہی ہے، مثلاً پرچیز آرڈر نمبر، تو مجھے بتائیں اور میں آج ہی اسے درست کر دوں گی۔

شکریہ، پریا

یہ کیوں کام کرتی ہے: یہ حسن ظن رکھتی ہے، مدد کی پیشکش کرتی ہے اور ادائیگی کو ایک کلک بنا دیتی ہے۔

نمونہ 2: شائستہ فالو اپ (7 سے 10 دن واجب الادا)

سبجیکٹ: انوائس INV-0142 کا فالو اپ (7 دن واجب الادا)

ہیلو جارڈن،

میں انوائس INV-0142 برائے 1,850.00 کا فالو اپ کر رہی ہوں جو اب 7 دن واجب الادا ہے۔ کیا آپ تصدیق کر سکتے ہیں کہ یہ آپ کو مل گئی، اور بتا سکتے ہیں کہ ادائیگی کب تک متوقع ہے؟

آن لائن ادائیگی کریں: [ادائیگی کا لنک]۔ بینک کی تفصیلات منسلک انوائس پر ہیں۔

اگر کسی آئٹم کے بارے میں کوئی سوال ہو تو میں آپ کے ساتھ اس پر بات کرنے کو تیار ہوں۔

نیک تمناؤں کے ساتھ، پریا

درخواست “براہ کرم ادائیگی کریں” سے “براہ کرم بتائیں کب” میں بدل گئی۔ تاریخ مل جانا مبہم تاخیر کو ایسے وعدے میں بدل دیتا ہے جسے آپ جانچ سکتے ہیں۔

نمونہ 3: مضبوط یاد دہانی (14 سے 21 دن واجب الادا)

سبجیکٹ: ادائیگی درکار: INV-0142 کو 14 دن واجب الادا ہو چکے

ہیلو جارڈن،

انوائس INV-0142 برائے 1,850.00 اب 3 مارچ کی آخری تاریخ سے 14 دن گزر چکی ہے، اور مجھے اپنے پچھلے پیغامات کا جواب نہیں ملا۔

براہ کرم جمعہ 21 مارچ تک ادائیگی کا انتظام کریں۔ اگر اس تاریخ تک ادائیگی ممکن نہ ہو تو مجھے وہ تاریخ بتائیں جب وہ بھیجی جائے گی۔

آن لائن ادائیگی کریں: [ادائیگی کا لنک]۔

میں اس ہفتے آپ کو فون پر بھی ملانے کی کوشش کروں گی۔ اسے نمٹانے کا شکریہ۔

پریا

آخری تاریخ ٹھوس ہے، اور اگلا قدم (فون کال) پہلے بتا دیا گیا ہے۔ فون کریں۔ دو منٹ کی گفتگو اکثر اصل وجہ ڈھونڈ لیتی ہے۔

نمونہ 4: رسمی نوٹس (30 دن واجب الادا)

سبجیکٹ: رسمی نوٹس: INV-0142، 30 دن واجب الادا

محترم جارڈن،

انوائس INV-0142 برائے 1,850.00 کی آخری تاریخ 3 مارچ تھی اور 30 دن بعد بھی ادا نہیں ہوئی۔ 12 جنوری کے ہمارے معاہدے (نیٹ 15) میں ادائیگی کی شرائط کے تحت رقم انوائس کی تاریخ سے 15 دن کے اندر واجب تھی۔

براہ کرم 28 مارچ تک پوری رقم ادا کریں۔ [اگر آپ کی شرائط اجازت دیتی ہوں: ہمارے معاہدے میں طے شدہ کے مطابق، واجب الادا بیلنس پر 1.5% ماہانہ تاخیر کی فیس لگتی ہے۔ پہلے مہینے کے لیے 27.75 کی فیس شامل کی گئی ہے۔ اپ ڈیٹ شدہ انوائس منسلک ہے۔]

اگر کوئی تنازع ہے تو براہ کرم اسی تاریخ تک مجھے تحریری طور پر بتائیں تاکہ ہم اسے حل کر سکیں۔

مخلص، پریا نائر، نائر ڈیزائن اسٹوڈیو

یہ معاہدے کا حوالہ دیتی ہے اور ادائیگیاں منظور کرنے والے کو کاپی میں رکھتی ہے۔ تاخیر کی فیس والا جملہ صرف تب استعمال کریں جب کلائنٹ اس پر پہلے ہی تحریری طور پر راضی ہو۔

نمونہ 5: آخری انتباہ (45 دن واجب الادا)

سبجیکٹ: بڑھانے سے پہلے آخری یاد دہانی: INV-0142

محترم جارڈن،

انوائس INV-0142 برائے 1,850.00 اب 45 دن واجب الادا ہے۔ متعدد یاد دہانیوں کے باوجود مجھے نہ ادائیگی ملی ہے نہ کوئی وضاحت۔

اگر 4 اپریل تک ادائیگی موصول نہ ہوئی تو میں ہمارے معاہدے کے تحت مزید کام معطل کر دوں گی اور ہماری شرائط میں بیان کردہ وصولی کے اقدامات شروع کروں گی، جن میں اکاؤنٹ کو وصولی کی ایجنسی کے حوالے کرنا یا قانونی مشورہ لینا شامل ہو سکتا ہے۔

میں اسے براہ راست حل کرنا پسند کروں گی۔ براہ کرم مجھے [نمبر] پر کال کریں یا یہاں ادائیگی کریں: [ادائیگی کا لنک]۔

پریا نائر

صرف وہی نتائج بتائیں جو آپ واقعی کرنا چاہتے ہیں اور جن کی آپ کا معاہدہ اجازت دیتا ہے۔ کھوکھلی دھمکیاں کلائنٹ کو سکھاتی ہیں کہ آخری تاریخیں اختیاری ہیں۔

نمونہ 6: آخری نوٹس (60 دن واجب الادا)

سبجیکٹ: آخری نوٹس: INV-0142 کو 20 اپریل کو وصولی کے لیے آگے بڑھایا جائے گا

محترم جارڈن،

یہ انوائس INV-0142 برائے 1,850.00 پر میرا آخری نوٹس ہے، جو اب 60 دن واجب الادا ہے۔ اگر مجھے 20 اپریل تک ادائیگی یا تحریری ادائیگی کا منصوبہ نہ ملا تو میں اکاؤنٹ کو وصولی کے اگلے مرحلے میں منتقل کر دوں گی۔

ہفتہ وار قسطوں کا ادائیگی کا منصوبہ اب بھی ممکن ہے اگر آپ اس تاریخ سے پہلے مجھ سے رابطہ کریں۔

پریا نائر

آخر میں ادائیگی کے منصوبے کی پیشکش کلائنٹ کو عزت بچا کر ادا کرنے کا راستہ دیتی ہے اور آپ کو تنازع سے جلد رقم دلاتی ہے۔

ایک حل شدہ مثال

ہر واجب الادا انوائس کی ای میل میں کیا ہونا چاہیے

وہ غلطیاں جو آپ کی ادائیگی کا نقصان کرتی ہیں

• پہلی ای میل میں بہت دیر کرنا۔ خاموشی اشارہ دیتی ہے کہ تاریخ کوئی معنی نہیں رکھتی۔
• غصے والا لہجہ۔ غصہ کلائنٹ کو ادائیگی کے بجائے لہجے پر بحث کی وجہ دیتا ہے۔
• صرف ای میلز بھیجنا۔ دوسری یاد دہانی کے بعد فون کریں۔ لوگ وہ کالیں اٹھاتے ہیں جنہیں وہ تحریر میں نظر انداز کرتے ہیں۔
• منظوری دینے والے کو بھول جانا۔ جس شخص کو انوائس ملی وہ شاید ادائیگی کرنے والا نہ ہو۔
• فیس یا دھمکیاں گھڑنا۔ فیس کے لیے پہلے سے اتفاق چاہیے، اور نتائج کے لیے معاہدے کی شق یا حقیقی منصوبہ۔
• رقم بدل دینا۔ اگر فیس شامل ہو تو اپ ڈیٹ شدہ انوائس جاری کریں تاکہ کاغذی سلسلہ صاف رہے۔
• گفتگو ریکارڈ نہ کرنا۔ کال کے بعد ایک سطر کی ای میل بھیجیں: “وقت دینے کا شکریہ۔ جیسا طے ہوا، ادائیگی 31 مارچ تک ہوگی۔”

بھیجنے سے پہلے چیک لسٹ

• انوائس نمبر، رقم اور اصل آخری تاریخ درست ہیں۔
• آپ نے تاخیر کے دن ٹھیک ٹھیک گنے ہیں۔
• انوائس لگی ہے اور ای میل میں ادائیگی کا لنک یا بینک تفصیلات ہیں۔
• سبجیکٹ لائن میں انوائس نمبر ہے۔
• ای میل ایک تاریخ تک ایک عمل مانگتی ہے۔
• تاخیر کی ہر فیس پر تحریری اتفاق تھا، اور انوائس دکھائی گئی ہے۔
• درست لوگ کاپی میں ہیں۔
• جواب نہ آنے پر اگلے قدم کا منصوبہ آپ کے پاس ہے۔
• آپ نے نئی آخری تاریخ کے لیے یاد دہانی لگائی ہے۔

PayToMe کہاں کام آتا ہے

ادائیگی کی آخری تاریخ کیلکولیٹر اور تاخیر کی فیس کیلکولیٹر آج دستیاب اور مفت ہیں۔ PayToMe پبلک بیٹا میں ہے، لہٰذا آپ وہاں ای میل سے انوائسز بھیج سکتے ہیں اور ادائیگی کو ٹریک کر سکتے ہیں۔ خودکار یاد دہانیاں جو یہ ای میلز شیڈول کے مطابق بھیجیں تیاری میں ہیں؛ منصوبہ بند اسمارٹ یاد دہانیوں کے بارے میں مزید پڑھیں۔ Via (بیٹا)، اسسٹنٹ، پیغام کا ڈرافٹ بنانے میں مدد کر سکتا ہے۔ ذرائع کے لحاظ سے مزید اسکرپٹس کے لیے دیکھیں ادائیگی کیسے مانگیں، اور تاخیر کی فیس کی پالیسی کے الفاظ کے لیے تاخیر کی فیس کیسے لگائیں۔

ماخذ

یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی مشورہ نہیں۔ برطانیہ میں کاروباری ادائیگیوں کی تاخیر پر قانونی سود کا بیان حکومت کے صفحے تجارتی ادائیگیوں میں تاخیر پر سود وصول کرنا سے ہے، جو کاروبار سے کاروبار کی لین دین کے لیے 8% جمع بینک آف انگلینڈ کی بنیادی شرح بتاتا ہے، جب تک معاہدہ کوئی اور شرح طے نہ کرے۔ تاخیر کی فیس اور وصولی کے قواعد ملک اور ریاست کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے اس جگہ کے قواعد دیکھیں جہاں آپ اور آپ کا کلائنٹ کام کرتے ہیں۔