Rehber
Vadesi geçmiş fatura e-postası: gecikme gününe göre 6 şablon
Vadesi geçmiş fatura e-postası için dostane hatırlatmadan son uyarıya altı şablon: konu satırları, gecikme gününe göre zamanlama ve ton önerileri.
Güncelleme: · Yazan: PayToMe Editorial
Vadesi geçmiş fatura e-postası, bir müşteriye faturanın son ödeme tarihini geçtiğini bildiren ve belirli bir tarihe kadar ödeme isteyen kısa, kibar bir mesajdır. İlkini son ödeme tarihinden sonraki bir ila üç gün içinde gönderin, olgusal tutun, faturayı ve bir ödeme bağlantısını ekleyin ve tonu kademeli olarak yükseltin. Aşağıda gecikme gününe göre altı şablon var.
İyi bir e-posta neden zekice olandan daha önemli
Ödenmemiş faturaların çoğu anlaşmazlık değildir. Fatura ortak bir gelen kutusuna gitti, onaylayan kişi izinde, sipariş numarası eksikti veya fatura basitçe unutuldu. Ödemeyi kolaylaştıran net bir e-posta bunların hepsini çözer. Düşmanca bir e-posta hiçbirini çözmez ve müşteriye mal olabilir.
İyi vadesi geçmiş fatura e-postaları beş özelliği paylaşır.
- Belirli. Fatura numarasını, tutarı, asıl son ödeme tarihini ve gecikme gün sayısını belirtirler.
- Kısa. Dört ila altı cümle. Müşteri talebi kaydırmadan görmeli.
- Harekete geçmesi kolay. Fatura ekte, ödeme bağlantısı veya banka bilgileri gövdede.
- Tarihli. “Yakında” değil, belirli bir güne kadar ödeme isterler.
- Sakin. Bir nedeniniz olana kadar bir hata olduğunu varsayarlar.
Ton merdiveni
Hatırlatmaları bir merdiven olarak düşünün. Her basamak bir öncekinden biraz daha kararlıdır ve yalnızca önceki basamak yanıt getirmediğinde tırmanırsınız.
| Gecikme günü | Basamak | Amaç | Kanal |
|---|---|---|---|
| 1 ila 3 | Dostane hatırlatma | Gözden kaçmayı gidermek | E-posta |
| 7 ila 10 | Kibar takip | Teslim alındığını ve ödeme tarihini doğrulamak | E-posta |
| 14 ila 21 | Kararlı hatırlatma | Taahhüt edilmiş bir tarih almak | E-posta artı bir arama |
| 30 | Resmi bildirim | Koşulları ve sonuçları belirtmek | E-posta, onaylayan kişi kopyada |
| 45 | Son uyarı | Üst makama taşımadan önce son bir tarih koymak | E-posta ve mektup |
| 60 | Son bildirim | Sonraki adımı duyurmak | E-posta ve bir arama |
Bu zamanlamalar bir başlangıç noktasıdır. Koşullarınız net 7 ise sıkıştırın. Müşteri, yavaş bir onay zincirine sahip büyük bir şirketse, süreçlerinin nasıl işlediğini öğrenmek için bir telefon görüşmesiyle başlayın.
Şablon 1: Dostane hatırlatma (1 ila 3 gün gecikmiş)
Konu: Kısa hatırlatma: INV-0142 numaralı fatura 3 Mart’ta vadesine ulaştı
Merhaba Jordan,
INV-0142 numaralı $1,850.00 tutarındaki faturanın son ödeme tarihinin 3 Mart olduğunu ve ödemeyi henüz görmediğimi kısaca belirtmek isterim. Bir kopyasını ekledim ve buradan çevrimiçi ödeyebilirsiniz: [ödeme bağlantısı].
Ödeme zaten yapıldıysa teşekkür ederim, bu mesajı dikkate almayın. Bir şey, örneğin bir sipariş numarası, işlemi bekletiyorsa bana bildirin, bugün düzelteyim.
Teşekkürler, Priya
Neden işe yarar: iyi niyet varsayar, yardım sunar ve ödemeyi tek tıka indirir.
Şablon 2: Kibar takip (7 ila 10 gün gecikmiş)
Konu: INV-0142 numaralı fatura takibi (7 gün gecikmiş)
Merhaba Jordan,
Şu anda 7 gün gecikmiş olan, $1,850.00 tutarındaki INV-0142 numaralı faturayı takip ediyorum. Faturanın size ulaştığını doğrulayıp ödemeyi ne zaman bekleyebileceğimi bildirir misiniz?
Çevrimiçi ödeme: [ödeme bağlantısı]. Banka bilgileri ekteki faturada.
Herhangi bir kalemle ilgili bir soru varsa konuşmaktan memnuniyet duyarım.
Saygılarımla, Priya
Talep “lütfen ödeyin”den “lütfen ne zaman olacağını söyleyin”e dönüştü. Bir tarih almak, belirsiz bir gecikmeyi kontrol edebileceğiniz bir söze çevirir.
Şablon 3: Kararlı hatırlatma (14 ila 21 gün gecikmiş)
Konu: Ödeme gerekli: INV-0142 14 gün gecikti
Merhaba Jordan,
$1,850.00 tutarındaki INV-0142 numaralı fatura 3 Mart olan son ödeme tarihini 14 gün geçti ve önceki mesajlarıma yanıt alamadım.
Lütfen ödemeyi 21 Mart Cuma gününe kadar yapın. O tarihe kadar ödeme yapılamıyorsa, lütfen gönderileceği tarihi bildirin.
Çevrimiçi ödeme: [ödeme bağlantısı].
Bu hafta sizi telefonla da arayacağım. Bunu çözdüğünüz için teşekkür ederim.
Priya
Son tarih somut ve sonraki adım (bir telefon görüşmesi) duyurulmuş. Aramayı yapın. İki dakikalık bir konuşma çoğu zaman gerçek nedeni bulur.
Şablon 4: Resmi bildirim (30 gün gecikmiş)
Konu: Resmi bildirim: INV-0142, 30 gün gecikmiş
Sayın Jordan,
$1,850.00 tutarındaki INV-0142 numaralı fatura 3 Mart’ta vadesine ulaştı ve 30 gün sonra hâlâ ödenmedi. 12 Ocak tarihli anlaşmamızdaki ödeme koşullarına (net 15) göre ödeme, fatura tarihinden itibaren 15 gün içinde yapılmalıydı.
Lütfen 28 Mart’a kadar tamamını ödeyin. [Koşullarınızda varsa: Anlaşmamızda belirtildiği üzere, vadesi geçmiş bakiyelere ayda 1.5% gecikme ücreti uygulanır. İlk ay için $27.75 ücret eklenmiştir. Güncellenmiş bir fatura ekte.]
Bir anlaşmazlık varsa, çözebilmemiz için lütfen o tarihten önce yazılı olarak bildirin.
Saygılarımla, Priya Nair, Nair Design Studio
Bu e-posta sözleşmeye atıf yapar ve ödemeleri onaylayan kişiyi kopyaya ekler. Gecikme ücreti cümlesini yalnızca müşteri bunu yazılı olarak zaten kabul ettiyse kullanın.
Şablon 5: Son uyarı (45 gün gecikmiş)
Konu: Üst makama taşınmadan önce son hatırlatma: INV-0142
Sayın Jordan,
$1,850.00 tutarındaki INV-0142 numaralı fatura şu anda 45 gün gecikmiş durumda. Birkaç hatırlatmaya rağmen ne ödeme ne de bir açıklama aldım.
Ödeme 4 Nisan’a kadar alınmazsa, anlaşmamız kapsamındaki ileri işleri duraklatacağım ve koşullarımızda tarif edilen, hesabı bir tahsilat hizmetine devretmeyi veya hukuki danışmanlık almayı içerebilecek tahsilat adımlarını başlatacağım.
Bunu doğrudan çözmeyi çok tercih ederim. Lütfen beni [numara] numarasından arayın veya buradan ödeyin: [ödeme bağlantısı].
Priya Nair
Yalnızca gerçekten yerine getirmeye hazır olduğunuz ve sözleşmenizin izin verdiği sonuçları sayın. Boş tehditler müşteriye son tarihlerin isteğe bağlı olduğunu öğretir.
Şablon 6: Son bildirim (60 gün gecikmiş)
Konu: Son bildirim: INV-0142, 20 Nisan’da tahsilata devredilecek
Sayın Jordan,
Bu, şu anda 60 gün gecikmiş olan, $1,850.00 tutarındaki INV-0142 numaralı fatura hakkındaki son bildirimimdir. 20 Nisan’a kadar ödeme veya yazılı bir ödeme planı almazsam, hesabı tahsilatın sonraki aşamasına taşıyacağım.
O tarihten önce benimle iletişime geçerseniz haftalık taksitli bir ödeme planı hâlâ mümkündür.
Priya Nair
Sonda bir ödeme planı sunmak, müşteriye itibarını koruyarak ödeme yolu verir ve size bir anlaşmazlıktan daha erken para getirir.
Çalışılmış bir örnek
Her vadesi geçmiş fatura e-postasına neler konmalı
- Net bir konu satırı kullanın. Fatura numarasını ve ne kadar geciktiğini yazın. Bülten gibi görünen konu satırları görmezden gelinir.
- Faturayı adıyla belirtin. Numara, tutar, asıl son ödeme tarihi ve gecikme günü, ilk iki cümlede.
- Faturayı ekleyin ve bir ödeme bağlantısı koyun. Müşteriyi birini aramak zorunda bırakmayın.
- Belirli bir tarihe kadar belirli bir eylem isteyin.
- Yardım sunun. Engelin bir sipariş numarası, farklı bir fatura muhatabı veya bir kalem sorusu olup olmadığını sorun.
- Tam adınız ve bir telefon numarasıyla imzalayın. Gerçek bir insanın beklediğini gösterir.
Ödemeyi kaybettiren hatalar
- İlkini göndermek için çok beklemek. Sessizlik, tarihin önemli olmadığını düşündürür.
- Öfkeli görünmek. Öfke, müşteriye ödemek yerine ton üzerine tartışma gerekçesi verir.
- Yalnızca e-posta göndermek. İkinci hatırlatmadan sonra arayın. İnsanlar yazıyı görmezden gelse de aramalara yanıt verir.
- Onaylayan kişiyi unutmak. Faturayı alan kişi, ödemeyi yapan kişi olmayabilir.
- Ücret veya tehdit uydurmak. Ücretler önceden bir anlaşma, sonuçlar bir sözleşme maddesi veya gerçek bir plan gerektirir.
- Tutarı değiştirmek. Bir ücret eklenirse, belge izi temiz kalsın diye güncellenmiş bir fatura düzenleyin.
- Görüşmeyi kaydetmemek. Bir aramadan sonra tek satırlık bir e-posta gönderin: “Zaman ayırdığınız için teşekkürler. Konuştuğumuz gibi ödeme 31 Mart’a kadar gelecek.”
Gönder’e basmadan önce kontrol listesi
- Fatura numarası, tutar ve asıl son ödeme tarihi doğru.
- Gecikme günlerini doğru saydınız.
- Fatura ekte ve e-postada bir ödeme bağlantısı veya banka bilgileri var.
- Konu satırı fatura numarasını içeriyor.
- E-posta bir tarihe kadar bir eylem istiyor.
- Varsa gecikme ücreti yazılı olarak kararlaştırılmış ve hesabı gösterilmiş.
- Doğru kişiler kopyada.
- Yanıt gelmezse sonraki adım için bir planınız var.
- Yeni son tarihte takip etmek için bir hatırlatıcı kurdunuz.
PayToMe nerede devreye girer
Son ödeme tarihi hesaplayıcısı ve gecikme ücreti hesaplayıcısı bugün yayında ve ücretsiz. PayToMe herkese açık beta aşamasındadır; bu yüzden orada faturaları e-postayla gönderebilir ve ödemeyi takip edebilirsiniz. Bu e-postaları bir programa göre gönderen otomatik hatırlatmalar geliştirme aşamasındadır; planlanan akıllı hatırlatmalar hakkında daha fazla bilgi edinin. Asistan Via (beta) bir mesaj taslağı hazırlamaya yardımcı olabilir. Kanala göre daha fazla metin için ödeme nasıl istenir yazısına, ücret politikası ifadeleri için gecikme ücreti nasıl uygulanır yazısına bakın.
Kaynaklar
Bu genel bilgidir; hukuki tavsiye değildir. Birleşik Krallık’taki geç ticari ödemelerde yasal faize ilişkin ifade, hükümetin Geç ticari ödemelerde faiz uygulaması sayfasından alınmıştır; sayfa, sözleşme farklı bir oran belirlemedikçe işletmeler arası işlemler için %8 artı İngiltere Merkez Bankası taban oranını verir. Gecikme ücreti ve tahsilat kuralları ülkeye ve eyalete göre değişir; siz ve müşteriniz hangi yerde faaliyet gösteriyorsanız oradaki kuralları kontrol edin.