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請求書 督促メール 文例：超過日数別の6つの文例
請求書 督促メール 文例を6つ紹介します。やさしい催促から最終通知まで、件名、超過日数に応じた送る時期、口調の整え方までそのまま使える形で解説します。
更新 · 執筆：PayToMe Editorial
請求書 督促メール 文例を、超過日数別に6つ用意しました。支払期限超過の請求書メールは、請求書が支払期限を過ぎたことを取引先に伝え、具体的な日付までの支払いをお願いする、短く丁寧なメッセージです。最初のメールは支払期限から1〜3日以内に送り、事実だけを書き、請求書とお支払いリンクを添え、口調は徐々に強めます。以下は超過日数別の6つの文例です。
気の利いたメールより、よいメールが大切な理由
未払いの請求書のほとんどは、争いではありません。請求書が共有の受信箱に届いた、承認者が休暇中だった、発注書番号が抜けていた、単に請求書を忘れていた、といった理由です。支払いやすくする明確なメールは、そのすべてを解決します。敵意のあるメールは何も解決せず、取引先を失うことにもなりかねません。
よい期限超過のメールには、5つの共通点があります。
- 具体的。 請求書番号、金額、元の支払期限、超過日数を示します。
- 短い。 4〜6文です。スクロールしなくても依頼が分かるようにします。
- 行動しやすい。 請求書を添付し、お支払いリンクか銀行口座を本文に載せます。
- 日付がある。 「近いうちに」ではなく、特定の日までの支払いをお願いします。
- 穏やか。 別の理由が分かるまでは、間違いだと考えます。
口調の段階
リマインダーは階段のようなものだと考えましょう。段が上がるごとに少しずつ強くなり、前の段で返事がなかったときだけ上ります。
| 超過日数 | 段階 | 目的 | 手段 |
|---|---|---|---|
| 1〜3 | やさしい連絡 | 見落としを正す | メール |
| 7〜10 | 丁寧なフォローアップ | 受領と支払日を確認する | メール |
| 14〜21 | 強めのリマインダー | 確約した日付を得る | メールと電話 |
| 30 | 正式な通知 | 条件と結果を明示する | メール、承認者をコピーに入れる |
| 45 | 最終警告 | エスカレーション前の最終期限を設ける | メールと書面 |
| 60 | 最終通知 | 次の手段を知らせる | メールと電話 |
この時期は出発点です。条件がNet 7なら短縮してください。承認の流れが遅い大企業が取引先なら、まず電話をして、先方の手順を確認しましょう。
文例1：やさしい連絡（超過1〜3日）
件名： 念のためのご連絡：請求書INV-0142は3月3日が期限でした
Jordan様
請求書INV-0142（$1,850.00）は3月3日が支払期限でしたが、まだお支払いを確認できておりません。写しを添付しております。こちらからオンラインでお支払いいただけます：[お支払いリンク]
すでにお手続き済みでしたら、ありがとうございます。このメールはお気になさらないでください。発注書番号など、手続きを止めているものがありましたら、お知らせください。本日中に対応します。
よろしくお願いいたします。 Priya
効果がある理由：相手を善意で捉え、手助けを申し出て、お支払いをワンクリックにしているからです。
文例2：丁寧なフォローアップ（超過7〜10日）
件名： 請求書INV-0142のご確認（期限から7日経過）
Jordan様
請求書INV-0142（$1,850.00）について、支払期限から7日が過ぎましたのでご連絡します。届いているかをご確認いただき、お支払いの予定日をお知らせいただけますか。
オンラインでのお支払い：[お支払いリンク]。銀行口座は添付の請求書に記載しています。
品目について疑問がありましたら、喜んでご説明します。
よろしくお願いいたします。 Priya
依頼が「お支払いください」から「いつか教えてください」に変わっています。日付を得ることで、あいまいな遅れが、確認できる約束に変わります。
文例3：強めのリマインダー（超過14〜21日）
件名： お支払いのお願い：INV-0142は14日超過しています
Jordan様
請求書INV-0142（$1,850.00）は、3月3日の支払期限から14日が過ぎましたが、これまでのメッセージへのご返信もいただけておりません。
3月21日（金）までにお支払いの手続きをお願いします。それまでにお支払いが難しい場合は、送金される日付をお知らせください。
オンラインでのお支払い：[お支払いリンク]
今週中に電話でもご連絡します。ご対応をお願いいたします。
Priya
期限は具体的で、次の手順（電話）も予告しています。必ず電話をかけましょう。2分の会話で、本当の原因が分かることがよくあります。
文例4：正式な通知（超過30日）
件名： 正式な通知：INV-0142、30日超過
Jordan様
請求書INV-0142（$1,850.00）は3月3日が支払期限でしたが、30日が経過した現在も未払いです。1月12日付の契約書の支払条件（Net 15）では、請求日から15日以内のお支払いとなっていました。
3月28日までに全額をお支払いください。[条件に含まれる場合：契約書に記載のとおり、期限を過ぎた残高には月1.5%の遅延損害金が発生します。最初の1か月分として$27.75を加算しました。更新した請求書を添付します。]
争点がある場合は、その日までに書面でお知らせください。解決に向けて対応します。
敬具 Priya Nair、Nair Design Studio
この文例は契約を引用し、支払いを承認する人をコピーに入れています。遅延損害金の一文は、取引先がすでに書面で同意している場合にのみ使ってください。
文例5：最終警告（超過45日）
件名： エスカレーション前の最終のお知らせ：INV-0142
Jordan様
請求書INV-0142（$1,850.00）は、期限から45日が超過しました。何度かお知らせしましたが、お支払いも説明もいただけておりません。
4月4日までにお支払いを確認できない場合は、契約に基づいてこれ以上の作業を一時停止し、条件に記載した回収の手順を開始します。これには、回収サービスへの引き渡しや法的な助言を受けることが含まれる場合があります。
直接解決できることを強く望んでいます。[電話番号]までお電話いただくか、こちらからお支払いください：[お支払いリンク]
Priya Nair
実行する用意があり、契約で認められている結果だけを挙げましょう。中身のない脅しは、期限は守らなくてもよいものだと取引先に教えてしまいます。
文例6：最終通知（超過60日）
件名： 最終通知：INV-0142は4月20日に回収手続きへ移します
Jordan様
請求書INV-0142（$1,850.00）に関する最後のお知らせです。現在60日が超過しています。4月20日までにお支払い、または書面の支払計画をいただけない場合は、回収の次の段階に移します。
その日までにご連絡いただければ、毎週の分割による支払計画も可能です。
Priya Nair
最後に支払計画を提示すると、取引先は体面を保ったまま支払うことができ、あなたも争うよりも早くお金を受け取れます。
実例
すべての期限超過メールに入れること
- 分かりやすい件名にする。 請求書番号と遅れの日数を入れます。ニュースレターのような件名は無視されます。
- 請求書を特定する。 番号、金額、元の支払期限、超過日数を、最初の2文で示します。
- 請求書を添付し、お支払いリンクを付ける。 どちらも取引先に探させないようにします。
- 特定の日までに、特定の1つの行動をお願いする。
- 手助けを申し出る。 発注書番号、別の請求先の担当者、品目の質問のどれが障害になっているかを尋ねます。
- フルネームと電話番号で署名する。 実際の人が待っていることを伝えます。
支払いを逃す間違い
- 最初の連絡が遅すぎる。 沈黙は、期日が重要ではないことを示唆します。
- 怒った口調になる。 怒りは、取引先に、支払う代わりに口調について議論する理由を与えます。
- メールだけを送る。 2通目の後は電話をしましょう。文章では無視する人も、電話には出ます。
- 承認者を忘れる。 請求書を受け取った人が、支払う人とは限りません。
- 手数料や脅しを作り出す。 手数料には事前の合意が、結果の通知には契約の条項か実際の計画が必要です。
- 金額を変える。 手数料を加える場合は、更新した請求書を発行し、書類の流れを整えます。
- 会話を記録しない。 電話の後には、一文のメールを送ります。「お時間をいただきありがとうございます。お話のとおり、3月31日までにお支払いが届く予定です。」
送信前のチェックリスト
- 請求書番号、金額、元の支払期限が正しい。
- 超過日数を正確に数えている。
- 請求書を添付し、お支払いリンクか銀行口座をメールに載せている。
- 件名に請求書番号が入っている。
- メールが、1つの日付までの1つの行動をお願いしている。
- 遅延損害金は書面で合意されており、計算を示している。
- 適切な人がコピーに入っている。
- 返信がない場合の次の手順を決めている。
- 新しい期限でフォローアップするリマインダーを設定している。
PayToMeの位置づけ
支払期限計算ツールと遅延損害金計算ツールは現在、無料で利用できます。PayToMeは公開ベータ版なので、請求書をメールで送り、支払いの状況を確認できます。これらのメールをスケジュールに沿って送る自動リマインダーは開発中です。計画中のスマートリマインダーの詳細をご覧ください。アシスタントのVia（ベータ版）は、文面の下書きを手伝えます。手段別のそのほかの文例は支払いのお願いの仕方、手数料の規定の文言は遅延損害金の請求方法をご覧ください。
情報源
これは一般的な情報であり、法律の助言ではありません。英国の商取引の遅延に対する法定利息についての記述は、政府のページ商取引の支払遅延に対する利息の請求によるもので、契約で別の利率を定めない限り、事業者間の取引では8%にイングランド銀行の基準金利を加えたものとしています。遅延損害金と回収のルールは国と州によって異なるため、あなたと取引先が事業を行う地域のルールを確認してください。