پرو فارما انوائس ٹیمپلیٹ اور جنریٹر

پرو فارما انوائس ٹیمپلیٹ آپ کو ایک ابتدائی بل دیتا ہے جو کام یا شپمنٹ کے حتمی ہونے سے پہلے بھیجا جا سکتا ہے۔ یہ مفت جنریٹر آپ کے براؤزر میں چلتا ہے۔ فارم بھریں، لائیو پریویو دیکھیں اور Letter یا A4 میں PDF ڈاؤن لوڈ کریں۔ اکاؤنٹ نہیں، کچھ اپ لوڈ نہیں ہوتا، اور 53 کرنسیوں میں کل رقوم درست ہیں۔

پرو فارما انوائس کس لیے ہوتی ہے

پرو فارما انوائس کہتی ہے کہ “ہم یہ فراہم کرنے کی توقع رکھتے ہیں اور اس کی قیمت یہ ہونی چاہیے۔” یہ ترسیل سے پہلے بھیجی جاتی ہے، عام طور پر کوئی کام کروانے کے لیے: خریدار کوٹیشن منظور کرتا ہے، مالیاتی ٹیم پرچیز آرڈر بناتی ہے، بینک ادائیگی کا انتظام کرتا ہے، یا فریٹ فارورڈر کاغذی کارروائی تیار کرتا ہے۔ چونکہ یہ پہلے آتی ہے، اس پر صاف طور پر پرو فارما لکھا ہونا چاہیے تاکہ کوئی اسے حتمی بل کے طور پر درج نہ کر لے۔

عام صورتیں یہ ہیں:

• پیشگی ادائیگی۔ سپلائر تیاری یا شپنگ سے پہلے ادائیگی چاہتا ہے۔
• منظوری۔ کلائنٹ کی مالیاتی ٹیم کو خرچ کی منظوری کے لیے ایک دستاویز چاہیے۔
• سرحد پار فروخت۔ خریدار کو اجازت ناموں، فنانسنگ یا منصوبہ بندی کے لیے پہلے سے رقوم درکار ہو سکتی ہیں۔
• کوٹیشنز جنہیں انوائس کے خاکے میں چاہیے۔ کچھ کلائنٹ وہی صحیح شکل دیکھنا پسند کرتے ہیں جس میں انہیں بعد میں بل ملے گا۔

پرو فارما انوائس ٹیمپلیٹ جنریٹر کیسے استعمال کریں

پرو فارما انوائس پر کیا لکھنا چاہیے

پرو فارما اتنی ہی مکمل ہونی چاہیے جتنی حتمی انوائس، اور ساتھ اپنی حیثیت کا بیان بھی ہو۔ شامل کریں:

• “پرو فارما انوائس” کے الفاظ وہاں جہاں خریدار انہیں نظرانداز نہ کر سکے۔
• بیچنے والے اور خریدار کے نام اور پتے۔
• پرو فارما نمبر اور اجراء کی تاریخ۔
• درستی کی تاریخ۔ قیمتیں اور اسٹاک بدلتے رہتے ہیں۔
• ہر آئٹم کی وضاحت، مقدار اور فی اکائی قیمت کے ساتھ۔
• ترسیل کی شرائط اگر متعلقہ ہوں، جیسے شپنگ کون ادا کرے گا اور ترسیل کب متوقع ہے۔
• ٹیکس، الگ دکھایا ہوا، یا اس بارے میں نوٹ کہ حتمی انوائس پر اس کا کیا کیا جائے گا۔
• کل رقم اور کرنسی۔
• ادائیگی کی شرائط اور ہدایات، بشمول کام شروع ہونے سے پہلے درکار کوئی بھی ڈپازٹ۔
• یہ نوٹ کہ حتمی انوائس بعد میں آئے گی۔

حل شدہ مثال

ایک فرنیچر بنانے والا چھ کرسیاں بنانے سے پہلے خریدار کو کوٹیشن دیتا ہے۔ چھ کرسیاں 180.00 فی کرسی، ترسیل 60.00 اور اوپر سے 5% ٹیکس۔

کرسیاں 6 x 180.00 = 1,080.00 بنتی ہیں۔ 60.00 ترسیل جوڑیں تو ذیلی کل 1,140.00 ہوتا ہے۔ 5% ٹیکس 57.00 ہے، اس لیے کل رقم 1,197.00 ہے۔ نوٹس میں لکھا ہے: “پرو فارما انوائس، 30 دن کے لیے درست۔ پیداوار شروع ہونے سے پہلے 598.50 کا 50% ڈپازٹ واجب ہے۔ ترسیل پر حتمی انوائس جاری کی جائے گی۔” خریدار کے پاس منظوری کے لیے ایک درست رقم ہے، اور آپ کے پاس ڈپازٹ کی تحریری شرائط ہیں۔

پرو فارما اور کمرشل انوائس

دونوں دستاویزات ملتی جلتی نظر آتی ہیں اور الگ الگ کام کرتی ہیں۔ پرو فارما ایک منصوبہ بند فروخت کا ابتدائی بیان ہے، جو اس کے مکمل ہونے سے پہلے بھیجا جاتا ہے۔ کمرشل انوائس اس فروخت کو درج کرتی ہے جو ہو چکی ہے اور عام طور پر بین الاقوامی شپمنٹ کے ساتھ جانے والی دستاویز ہوتی ہے۔ کسٹمز حکام شپنگ دستاویزات پر کیا ہونا چاہیے اس کے اپنے تقاضے طے کرتے ہیں، اور یہ قواعد ملک اور کیریئر کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں، اس لیے ان سے براہ راست تصدیق کریں۔ پرو فارما عموماً حتمی انوائس کا متبادل نہیں ہوتی، اور ٹیکس ایجنسیاں عام طور پر آپ کے ریکارڈ میں حتمی انوائس کی توقع رکھتی ہیں۔

بچنے کے لیے عام غلطیاں

• اسے پرو فارما کے طور پر لیبل نہ کرنا۔ بغیر لیبل کی دستاویز کو آسانی سے حتمی بل سمجھا جا سکتا ہے اور اس کی دو بار ادائیگی یا اندراج ہو سکتا ہے۔
• درستی کی تاریخ نہ ہونا۔ اس کے بغیر آپ کو پرانی قیمت کا پابند کیا جا سکتا ہے۔
• حتمی انوائس پر مختلف لائنیں۔ اگر اعداد بدلیں تو نوٹس میں وجہ بتائیں۔
• مبہم ترسیل کی شرائط۔ بتائیں کہ شپنگ کون ادا کرے گا اور ترسیل کب متوقع ہے۔
• ڈپازٹ کو نظرانداز کرنا۔ اگر آپ ڈپازٹ مانگتے ہیں تو رقم اور تاریخ تحریر میں لکھیں۔
• اسے ٹیکس کا ریکارڈ سمجھنا۔ اس مقصد کے لیے حتمی انوائس رکھیں، اور اپنے مقامی قواعد دیکھیں۔

آگے کہاں جائیں

مکمل پس منظر اور آمنے سامنے موازنے کے لیے پرو فارما انوائس کی گائیڈ پڑھیں۔ جب کام مکمل ہو جائے تو انوائس جنریٹر سے حتمی بل بنائیں۔ اگر آپ دیکھ رہے ہیں کہ ایک مکمل انوائس میں کیا ہونا چاہیے تو انوائس پر کیا لکھیں کی چیک لسٹ استعمال کریں۔