बकाया इनवॉइस रिमाइंडर ईमेल: देरी के दिनों के हिसाब से 6 टेम्पलेट

यहाँ जानें: बकाया इनवॉइस रिमाइंडर ईमेल। अतिदेय इनवॉइस का ईमेल एक छोटा, विनम्र संदेश है जो क्लाइंट को बताता है कि इनवॉइस की देय तिथि निकल चुकी है और एक तय तारीख तक भुगतान माँगता है। पहला ईमेल देय तिथि के एक से तीन दिन के भीतर भेजें, उसे तथ्यपरक रखें, इनवॉइस और पेमेंट लिंक संलग्न करें, और लहजा धीरे-धीरे बढ़ाएँ। नीचे देरी के दिनों के हिसाब से छह टेम्पलेट हैं।

चतुर ईमेल से ज़्यादा अच्छा ईमेल क्यों मायने रखता है

ज़्यादातर न चुकाए गए इनवॉइस विवाद नहीं होते। इनवॉइस किसी साझा इनबॉक्स में चला गया, मंज़ूर करने वाला छुट्टी पर है, परचेज़ ऑर्डर नंबर छूट गया, या बिल बस भुला दिया गया। एक साफ़ ईमेल जो भुगतान आसान बनाए, इन सबको सुलझा देता है। शत्रुतापूर्ण ईमेल इनमें से कुछ नहीं सुलझाता और आपको क्लाइंट गँवाने पड़ सकते हैं।

अच्छे अतिदेय ईमेल में पाँच बातें समान होती हैं।

• ख़ास। वे इनवॉइस नंबर, राशि, मूल देय तिथि और देरी के दिन बताते हैं।
• छोटे। चार से छह वाक्य। क्लाइंट को स्क्रॉल किए बिना अनुरोध दिख जाना चाहिए।
• कदम उठाने में आसान। इनवॉइस संलग्न है, और पेमेंट लिंक या बैंक विवरण मुख्य हिस्से में हैं।
• तारीख़ वाले। वे किसी ख़ास दिन तक भुगतान माँगते हैं, “जल्द” नहीं।
• शांत। वे तब तक भूल मानते हैं जब तक आपके पास न मानने की वजह न हो।

लहजे की सीढ़ी

रिमाइंडर को सीढ़ी की तरह सोचें। हर पायदान पिछले से थोड़ा कड़ा है, और आप तभी चढ़ते हैं जब पिछले पायदान पर कोई जवाब न आया हो।

अतिदेय दिन	पायदान	लक्ष्य	माध्यम
1 से 3	दोस्ताना याद दिलाना	चूक सुधारना	ईमेल
7 से 10	विनम्र फ़ॉलो-अप	प्राप्ति और भुगतान की तारीख़ की पुष्टि	ईमेल
14 से 21	कड़ा रिमाइंडर	पक्की तारीख़ लेना	ईमेल और एक कॉल
30	औपचारिक नोटिस	शर्तें और नतीजे बताना	ईमेल, मंज़ूर करने वाले को कॉपी
45	अंतिम चेतावनी	आगे बढ़ने से पहले आख़िरी तारीख़ तय करना	ईमेल और पत्र
60	अंतिम नोटिस	अगला कदम घोषित करना	ईमेल और एक कॉल

ये समय एक शुरुआती बिंदु हैं। अगर आपके टर्म्स net 7 हैं, तो इन्हें छोटा करें। अगर क्लाइंट धीमी मंज़ूरी-श्रृंखला वाली बड़ी कंपनी है, तो उनकी प्रक्रिया समझने के लिए फ़ोन कॉल से शुरू करें।

टेम्पलेट 1: दोस्ताना याद दिलाना (1 से 3 दिन अतिदेय)

सब्जेक्ट: त्वरित रिमाइंडर: इनवॉइस INV-0142 की देय तिथि 3 मार्च थी

नमस्ते Jordan,

एक त्वरित सूचना कि $1,850.00 का इनवॉइस INV-0142 3 मार्च को देय था और मुझे अभी तक भुगतान दिखाई नहीं दिया। मैंने एक कॉपी संलग्न की है और आप यहाँ ऑनलाइन भुगतान कर सकते हैं: [पेमेंट लिंक]।

अगर वह पहले ही भेजा जा चुका है, तो धन्यवाद, और कृपया इसे अनदेखा करें। अगर कुछ रोक रहा है, जैसे PO नंबर, तो मुझे बताएँ और मैं उसे आज ही ठीक कर दूँगी।

धन्यवाद, Priya

यह क्यों काम करता है: यह नेक-नीयत मानता है, मदद की पेशकश करता है और भुगतान को एक क्लिक का काम बना देता है।

टेम्पलेट 2: विनम्र फ़ॉलो-अप (7 से 10 दिन अतिदेय)

सब्जेक्ट: इनवॉइस INV-0142 पर फ़ॉलो-अप (7 दिन अतिदेय)

नमस्ते Jordan,

मैं $1,850.00 के इनवॉइस INV-0142 पर फ़ॉलो-अप कर रही हूँ, जो अब 7 दिन अतिदेय है। क्या आप पुष्टि कर सकते हैं कि वह पहुँचा और बता सकते हैं कि भुगतान कब तक मिलने की उम्मीद रखूँ?

ऑनलाइन भुगतान करें: [पेमेंट लिंक]। बैंक विवरण संलग्न इनवॉइस पर हैं।

अगर किसी लाइन आइटम पर कोई सवाल है, तो मैं उस पर बात करने को तैयार हूँ।

सादर, Priya

माँग “कृपया भुगतान करें” से बदलकर “कृपया बताएँ कब” हो गई है। तारीख़ मिलने से अस्पष्ट देरी ऐसा वादा बन जाती है जिसे आप जाँच सकते हैं।

टेम्पलेट 3: कड़ा रिमाइंडर (14 से 21 दिन अतिदेय)

सब्जेक्ट: भुगतान चाहिए: INV-0142 14 दिन अतिदेय है

नमस्ते Jordan,

$1,850.00 का इनवॉइस INV-0142 अब अपनी देय तिथि 3 मार्च से 14 दिन आगे निकल चुका है, और मुझे अपने पहले के संदेशों का जवाब नहीं मिला।

कृपया शुक्रवार, 21 मार्च तक भुगतान की व्यवस्था करें। अगर तब तक भुगतान संभव नहीं है, तो कृपया वह तारीख़ बताएँ जब वह भेजा जाएगा।

ऑनलाइन भुगतान करें: [पेमेंट लिंक]।

मैं इसी हफ़्ते फ़ोन पर भी संपर्क करने की कोशिश करूँगी। इसे सुलझाने के लिए धन्यवाद।

Priya

समय-सीमा ठोस है और अगला कदम (फ़ोन कॉल) बताया गया है। कॉल ज़रूर करें। दो मिनट की बातचीत अक्सर असली वजह ढूँढ लेती है।

टेम्पलेट 4: औपचारिक नोटिस (30 दिन अतिदेय)

सब्जेक्ट: औपचारिक नोटिस: INV-0142, 30 दिन अतिदेय

प्रिय Jordan,

$1,850.00 का इनवॉइस INV-0142 3 मार्च को देय था और 30 दिन बाद भी अदा नहीं हुआ है। हमारे 12 जनवरी के समझौते (net 15) की भुगतान शर्तों के अनुसार भुगतान इनवॉइस की तारीख से 15 दिन के भीतर देय था।

कृपया 28 मार्च तक पूरा भुगतान करें। [अगर आपके टर्म्स में है: जैसा हमारे समझौते में कहा गया है, अतिदेय शेष पर प्रति माह 1.5% देरी शुल्क लागू होता है। पहले महीने के लिए $27.75 का शुल्क जोड़ा गया है। अद्यतन इनवॉइस संलग्न है।]

अगर कोई विवाद है, तो कृपया उस तारीख़ से पहले मुझे लिखित में बताएँ ताकि हम उसे सुलझा सकें।

सादर, Priya Nair, Nair Design Studio

यह अनुबंध का हवाला देता है और भुगतान मंज़ूर करने वाले व्यक्ति को कॉपी करता है। देरी शुल्क वाला वाक्य तभी इस्तेमाल करें जब क्लाइंट इसके लिए पहले से लिखित में सहमत हो।

टेम्पलेट 5: अंतिम चेतावनी (45 दिन अतिदेय)

सब्जेक्ट: आगे बढ़ने से पहले अंतिम रिमाइंडर: INV-0142

प्रिय Jordan,

$1,850.00 का इनवॉइस INV-0142 अब 45 दिन अतिदेय है। कई रिमाइंडरों के बावजूद मुझे न भुगतान मिला है, न कोई स्पष्टीकरण।

अगर 4 अप्रैल तक भुगतान नहीं मिलता, तो मैं हमारे समझौते के तहत आगे का काम रोक दूँगी और हमारे टर्म्स में बताए वसूली के कदम शुरू करूँगी, जिनमें खाते को कलेक्शन सेवा को सौंपना या क़ानूनी सलाह लेना शामिल हो सकता है।

मैं इसे सीधे सुलझाना कहीं ज़्यादा पसंद करूँगी। कृपया मुझे [नंबर] पर कॉल करें या यहाँ भुगतान करें: [पेमेंट लिंक]।

Priya Nair

सिर्फ़ वही नतीजे लिखें जिन्हें लागू करने के लिए आप सचमुच तैयार हैं, और केवल वे जिनकी आपका अनुबंध अनुमति देता है। खोखली धमकियाँ क्लाइंट को सिखाती हैं कि समय-सीमाएँ वैकल्पिक हैं।

टेम्पलेट 6: अंतिम नोटिस (60 दिन अतिदेय)

सब्जेक्ट: अंतिम नोटिस: INV-0142 20 अप्रैल को वसूली के लिए सौंपा जाएगा

प्रिय Jordan,

यह $1,850.00 के इनवॉइस INV-0142 के बारे में मेरा अंतिम नोटिस है, जो अब 60 दिन अतिदेय है। अगर मुझे 20 अप्रैल तक भुगतान या लिखित भुगतान योजना नहीं मिलती, तो मैं खाते को वसूली के अगले चरण में ले जाऊँगी।

साप्ताहिक किस्तों वाली भुगतान योजना अब भी संभव है, अगर आप उस तारीख़ से पहले मुझसे संपर्क करें।

Priya Nair

अंत में भुगतान योजना की पेशकश क्लाइंट को इज़्ज़त बचाकर भुगतान करने का रास्ता देती है और आपको विवाद से जल्दी पैसा दिलाती है।

एक हल किया हुआ उदाहरण

हर अतिदेय ईमेल में क्या डालें

वे गलतियाँ जिनसे भुगतान हाथ से जाता है

• पहला भेजने में बहुत देर करना। चुप्पी सुझाती है कि तारीख़ मायने नहीं रखती।
• गुस्से में लगना। गुस्सा क्लाइंट को भुगतान करने के बजाय लहजे पर बहस करने की वजह देता है।
• सिर्फ़ ईमेल भेजना। दूसरे रिमाइंडर के बाद कॉल करें। लोग वे कॉल उठाते हैं जिन्हें वे लिखित में अनदेखा करते हैं।
• मंज़ूर करने वाले को भूल जाना। जिसे इनवॉइस मिला, ज़रूरी नहीं कि वही उसे चुकाए।
• शुल्क या धमकियाँ गढ़ना। शुल्क के लिए पहले की सहमति चाहिए, और नतीजों के लिए अनुबंध का खंड या कोई असली योजना।
• राशि बदल देना। अगर शुल्क जोड़ा जाए, तो अद्यतन इनवॉइस जारी करें ताकि काग़ज़ी सिलसिला साफ़ रहे।
• बातचीत दर्ज न करना। कॉल के बाद एक पंक्ति का ईमेल भेजें: “आपके समय के लिए धन्यवाद। जैसा तय हुआ, भुगतान 31 मार्च तक आ जाएगा।”

भेजने से पहले चेकलिस्ट

• इनवॉइस नंबर, राशि और मूल देय तिथि सही हैं।
• आपने अतिदेय दिन सही गिने हैं।
• इनवॉइस संलग्न है और ईमेल में पेमेंट लिंक या बैंक विवरण है।
• सब्जेक्ट लाइन में इनवॉइस नंबर है।
• ईमेल एक तारीख़ तक एक कदम माँगता है।
• कोई भी देरी शुल्क लिखित में तय था, और गणित दिखाया गया है।
• सही लोगों को कॉपी किया गया है।
• जवाब न आने पर अगले कदम की आपके पास योजना है।
• आपने नई समय-सीमा पर फ़ॉलो-अप के लिए रिमाइंडर लगाया है।

PayToMe कहाँ फ़िट होता है

देय तिथि कैलकुलेटर और देरी शुल्क कैलकुलेटर आज लाइव और मुफ़्त हैं। PayToMe सार्वजनिक बीटा में है, इसलिए आप वहाँ इनवॉइस ईमेल से भेज सकते हैं और भुगतान को ट्रैक कर सकते हैं। स्वचालित रिमाइंडर जो ये ईमेल तय समय पर भेजें, विकास में हैं; नियोजित स्मार्ट रिमाइंडर के बारे में और पढ़ें। असिस्टेंट Via (बीटा) संदेश का मसौदा बनाने में मदद कर सकता है। माध्यम के हिसाब से और स्क्रिप्ट के लिए भुगतान कैसे माँगें देखें, और शुल्क नीति के शब्दों के लिए देरी का शुल्क कैसे लगाएँ देखें।

स्रोत

यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी सलाह नहीं। यूके में देर से हुए व्यावसायिक भुगतान पर वैधानिक ब्याज का कथन सरकार के पेज देर से हुए व्यावसायिक भुगतान पर ब्याज लगाना से लिया गया है, जो बिज़नेस-टू-बिज़नेस लेन-देन के लिए 8% और बैंक ऑफ़ इंग्लैंड की बेस रेट बताता है, जब तक अनुबंध कोई अलग दर तय न करे। देरी शुल्क और वसूली के नियम देश और राज्य के अनुसार अलग हैं, इसलिए जहाँ आप और आपका क्लाइंट काम करते हैं वहाँ के नियम जाँचें।