Panduan

Email faktur jatuh tempo: 6 templat menurut hari keterlambatan

Salin enam templat email faktur jatuh tempo, dari pengingat ramah sampai pemberitahuan terakhir, dengan subjek, waktu menurut hari terlambat dan tips nada.

Diperbarui 5 Nov 2026 · Oleh PayToMe Editorial

Email faktur jatuh tempo adalah pesan singkat dan sopan yang memberi tahu klien bahwa faktur sudah melewati tanggal jatuh tempo dan meminta pembayaran pada tanggal tertentu. Kirim yang pertama dalam satu sampai tiga hari setelah jatuh tempo, tetap faktual, lampirkan faktur dan tautan pembayaran, lalu naikkan nada secara bertahap. Berikut enam templat menurut hari keterlambatan.

Mengapa email yang baik lebih penting daripada yang cerdik

Kebanyakan faktur yang belum dibayar bukan sengketa. Faktur masuk ke kotak surat bersama, penyetuju sedang cuti, nomor pesanan pembelian tidak ada, atau tagihan itu sekadar terlupa. Email yang jelas dan mempermudah pembayaran menyelesaikan semuanya. Email yang bermusuhan tidak menyelesaikan satu pun dan bisa membuat Anda kehilangan klien.

Email faktur jatuh tempo yang baik punya lima ciri yang sama.

Spesifik. Menyebut nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo semula dan jumlah hari keterlambatan.
Singkat. Empat sampai enam kalimat. Klien harus melihat permintaannya tanpa menggulir.
Mudah ditindaklanjuti. Faktur dilampirkan, dan tautan pembayaran atau rincian bank ada di badan email.
Bertanggal. Meminta pembayaran pada hari tertentu, bukan “segera.”
Tenang. Menganggap ada kekeliruan sampai Anda punya alasan untuk tidak begitu.

Tangga nada

Anggap pengingat sebagai tangga. Setiap anak tangga sedikit lebih tegas daripada sebelumnya, dan Anda hanya naik bila anak tangga sebelumnya tidak membawa jawaban.

Hari terlambat	Anak tangga	Tujuan	Saluran
1 sampai 3	Pengingat ramah	Memperbaiki kelalaian	Email
7 sampai 10	Tindak lanjut sopan	Memastikan faktur diterima dan tanggal bayar	Email
14 sampai 21	Pengingat tegas	Mendapat tanggal yang disanggupi	Email ditambah telepon
30	Pemberitahuan resmi	Menyatakan syarat dan konsekuensi	Email, tembuskan penyetuju
45	Peringatan terakhir	Menetapkan tanggal akhir sebelum meningkatkan langkah	Email dan surat
60	Pemberitahuan terakhir	Mengumumkan langkah berikutnya	Email dan telepon

Waktu ini hanya titik awal. Jika syarat Anda net 7, persingkat. Jika klien adalah perusahaan besar dengan rantai persetujuan yang lambat, mulailah dengan telepon untuk mengetahui cara kerja proses mereka.

Templat 1: Pengingat ramah (terlambat 1 sampai 3 hari)

Subjek: Pengingat singkat: Faktur INV-0142 jatuh tempo pada 3 Maret

Halo Jordan,

Sekadar mengabarkan bahwa faktur INV-0142 sebesar $1,850.00 jatuh tempo pada 3 Maret dan saya belum melihat pembayarannya. Saya lampirkan salinannya dan Anda bisa membayar online di sini: [tautan pembayaran].

Jika sudah dikirim, terima kasih, dan abaikan pesan ini. Jika ada yang menahannya, misalnya nomor PO, kabari saya dan akan saya perbaiki hari ini.

Terima kasih, Priya

Mengapa berhasil: menganggap itikad baik, menawarkan bantuan dan membuat pembayaran cukup satu klik.

Templat 2: Tindak lanjut sopan (terlambat 7 sampai 10 hari)

Subjek: Menindaklanjuti faktur INV-0142 (terlambat 7 hari)

Halo Jordan,

Saya menindaklanjuti faktur INV-0142 sebesar $1,850.00, yang kini terlambat 7 hari. Bisakah Anda memastikan faktur sudah diterima dan memberi tahu kapan saya bisa mengharapkan pembayaran?

Bayar online: [tautan pembayaran]. Rincian bank ada di faktur terlampir.

Jika ada pertanyaan tentang item tertentu, saya senang membahasnya.

Salam, Priya

Permintaannya berubah dari “tolong bayar” menjadi “tolong beri tahu kapan.” Mendapat tanggal mengubah penundaan yang kabur menjadi janji yang bisa Anda periksa.

Templat 3: Pengingat tegas (terlambat 14 sampai 21 hari)

Subjek: Pembayaran diperlukan: INV-0142 terlambat 14 hari

Halo Jordan,

Faktur INV-0142 sebesar $1,850.00 kini terlambat 14 hari dari tanggal jatuh temponya, 3 Maret, dan saya belum mendapat balasan atas pesan-pesan saya sebelumnya.

Mohon atur pembayaran paling lambat Jumat, 21 Maret. Jika pembayaran tidak bisa dilakukan pada tanggal itu, mohon beri tahu tanggal pengirimannya.

Bayar online: [tautan pembayaran].

Saya juga akan mencoba menelepon Anda minggu ini. Terima kasih sudah membereskan ini.

Priya

Tenggatnya konkret dan langkah berikutnya (telepon) diumumkan. Lakukan teleponnya. Percakapan dua menit sering menemukan penyebab sebenarnya.

Templat 4: Pemberitahuan resmi (terlambat 30 hari)

Subjek: Pemberitahuan resmi: INV-0142, terlambat 30 hari

Yth. Jordan,

Faktur INV-0142 sebesar $1,850.00 jatuh tempo pada 3 Maret dan tetap belum dibayar setelah 30 hari. Menurut syarat pembayaran dalam kesepakatan kita tertanggal 12 Januari (net 15), pembayaran jatuh tempo dalam 15 hari sejak tanggal faktur.

Mohon bayar penuh paling lambat 28 Maret. [Jika syarat Anda mencakupnya: Sebagaimana tercantum dalam kesepakatan kita, denda keterlambatan 1.5% per bulan berlaku atas saldo yang lewat jatuh tempo. Denda $27.75 telah ditambahkan untuk bulan pertama. Faktur yang diperbarui terlampir.]

Jika ada sengketa, mohon beri tahu saya secara tertulis sebelum tanggal itu agar kita bisa menyelesaikannya.

Hormat saya, Priya Nair, Nair Design Studio

Templat ini mengutip kontrak dan menembuskan kepada orang yang menyetujui pembayaran. Gunakan kalimat denda keterlambatan hanya jika klien sudah menyetujuinya secara tertulis.

Templat 5: Peringatan terakhir (terlambat 45 hari)

Subjek: Pengingat terakhir sebelum peningkatan langkah: INV-0142

Yth. Jordan,

Faktur INV-0142 sebesar $1,850.00 kini terlambat 45 hari. Meski sudah beberapa kali diingatkan, saya belum menerima pembayaran ataupun penjelasan.

Jika pembayaran tidak diterima paling lambat 4 April, saya akan menjeda pekerjaan lebih lanjut berdasarkan kesepakatan kita dan memulai langkah penagihan yang tercantum dalam syarat kita, yang dapat mencakup menyerahkan akun ke layanan penagihan utang atau mengambil nasihat hukum.

Saya jauh lebih suka menyelesaikannya secara langsung. Silakan telepon saya di [nomor] atau bayar di sini: [tautan pembayaran].

Priya Nair

Cantumkan hanya konsekuensi yang benar-benar siap Anda jalankan, dan hanya yang diizinkan kontrak Anda. Ancaman kosong mengajarkan klien bahwa tenggat itu opsional.

Templat 6: Pemberitahuan terakhir (terlambat 60 hari)

Subjek: Pemberitahuan terakhir: INV-0142 akan diserahkan untuk penagihan pada 20 April

Yth. Jordan,

Ini pemberitahuan terakhir saya tentang faktur INV-0142 sebesar $1,850.00, yang kini terlambat 60 hari. Jika saya tidak menerima pembayaran atau rencana pembayaran tertulis paling lambat 20 April, saya akan memindahkan akun ke tahap penagihan berikutnya.

Rencana pembayaran dengan cicilan mingguan masih mungkin jika Anda menghubungi saya sebelum tanggal itu.

Priya Nair

Menawarkan rencana pembayaran di akhir memberi klien jalan terhormat untuk membayar dan memberi Anda uang lebih cepat daripada sengketa.

Contoh kasus

Terlambat 45 hari, dengan dan tanpa denda

Priya mengirim INV-0142 sebesar $1,850.00 pada 16 Februari dengan syarat net 15, jadi jatuh tempo 3 Maret. Kontraknya menyatakan denda keterlambatan 1.5% per bulan, bunga sederhana, berlaku atas saldo yang lewat jatuh tempo.

4 Maret: Templat 1 dikirim. Tidak ada balasan.
10 Maret: Templat 2 dikirim. Jordan menjawab bahwa bagian utang usaha tidak pernah menerimanya. Priya meneruskannya ke alamat yang benar.
24 Maret: masih belum dibayar. Priya mengirim Templat 3 dan menelepon. Jordan berjanji membayar paling lambat 31 Maret.
17 April adalah 45 hari setelah 3 Maret. Denda untuk 45 hari adalah 1,850.00 x 1.5% x (45 / 30) = 41.63 dolar, dibulatkan ke sen. Karena kontrak mengizinkannya, Templat 5 menyebut denda dan melampirkan faktur terbaru sebesar 1,891.63.

Jika kontrak tidak punya klausul denda keterlambatan, Priya akan mengirim email yang sama tanpa denda dan tetap berfokus pada tanggal batas bayar. Menambahkan denda yang tidak pernah disepakati adalah cara tercepat mengubah klien yang lambat menjadi klien yang bersengketa.

Apa yang harus ada di setiap email faktur jatuh tempo

Gunakan baris subjek yang jelas. Cantumkan nomor faktur dan seberapa terlambat. Subjek yang terlihat seperti buletin diabaikan.
Sebut fakturnya. Nomor, jumlah, tanggal jatuh tempo semula dan hari keterlambatan, dalam dua kalimat pertama.
Lampirkan faktur dan tambahkan tautan pembayaran. Jangan membuat klien mencari keduanya.
Minta satu tindakan spesifik pada satu tanggal spesifik.
Tawarkan bantuan. Tanyakan apakah nomor PO, kontak penagihan lain atau pertanyaan tentang item menjadi penghalangnya.
Tanda tangani dengan nama lengkap dan nomor telepon. Ini menandakan ada orang sungguhan yang menunggu.

Kesalahan yang membuat Anda kehilangan pembayaran

Menunggu terlalu lama mengirim yang pertama. Diam menyiratkan tanggalnya tidak penting.
Terdengar marah. Kemarahan memberi klien alasan untuk berdebat soal nada alih-alih membayar.
Hanya mengirim email. Setelah pengingat kedua, telepon. Orang menjawab telepon yang mereka abaikan secara tertulis.
Melupakan penyetuju. Orang yang menerima faktur mungkin bukan orang yang membayarnya.
Mengarang denda atau ancaman. Denda perlu kesepakatan sebelumnya, dan konsekuensi perlu klausul kontrak atau rencana nyata.
Mengubah jumlah. Jika denda ditambahkan, terbitkan faktur terbaru agar jejak dokumen bersih.
Tidak mencatat percakapan. Setelah telepon, kirim email satu baris: “Terima kasih atas waktunya. Sesuai pembicaraan, pembayaran akan tiba paling lambat 31 Maret.”

Daftar periksa sebelum menekan kirim

Nomor faktur, jumlah dan tanggal jatuh tempo semula sudah benar.
Anda sudah menghitung hari keterlambatan dengan akurat.
Faktur dilampirkan dan tautan pembayaran atau rincian bank ada di email.
Baris subjek memuat nomor faktur.
Email meminta satu tindakan pada satu tanggal.
Setiap denda keterlambatan sudah disepakati secara tertulis, dan hitungannya ditunjukkan.
Orang yang tepat ditembuskan.
Anda punya rencana langkah berikutnya jika tidak ada balasan.
Anda sudah memasang pengingat untuk menindaklanjuti tenggat baru.

Di mana PayToMe berperan

Kalkulator tanggal jatuh tempo dan kalkulator denda keterlambatan sudah aktif hari ini dan gratis. PayToMe dalam beta publik, jadi Anda bisa mengirim faktur lewat email dan melacak pembayaran di sana. Pengingat otomatis yang mengirim email ini sesuai jadwal sedang dalam pengembangan; baca selengkapnya tentang pengingat cerdas yang direncanakan. Via (beta), asisten, dapat membantu menyusun pesan. Untuk lebih banyak naskah menurut saluran, lihat cara meminta pembayaran, dan untuk rumusan kebijakan denda lihat cara mengenakan denda keterlambatan.

Sumber

Ini informasi umum, bukan nasihat hukum. Pernyataan tentang bunga menurut undang-undang atas keterlambatan pembayaran komersial di Inggris berasal dari halaman pemerintah, Mengenakan bunga atas keterlambatan pembayaran komersial, yang menyebut 8% ditambah suku bunga dasar Bank of England untuk transaksi bisnis ke bisnis kecuali kontrak menetapkan tarif lain. Aturan denda keterlambatan dan penagihan berbeda menurut negara dan negara bagian, jadi periksa aturan di tempat Anda dan klien Anda beroperasi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Seberapa cepat setelah jatuh tempo saya harus mengirim email faktur jatuh tempo?

Kirim catatan pertama yang ramah dalam satu sampai tiga hari setelah jatuh tempo. Banyak faktur terlambat karena email terlewat, persetujuan tertunda atau alamat salah, bukan karena klien menolak membayar. Pengingat singkat menyelesaikan sebagian besar kasus itu hampir tanpa merusak hubungan.

Haruskah saya menyebut denda keterlambatan dalam email faktur jatuh tempo?

Hanya jika kontrak atau syarat faktur Anda sudah menyatakannya. Aturan denda keterlambatan berbeda menurut tempat, jadi periksa aturan setempat. Jika denda sudah disepakati, sebutkan secara netral mulai email kedua atau ketiga, dan tunjukkan cara menghitungnya. Jangan pernah mengarang denda setelah kejadian.

Berapa banyak email pengingat yang harus dikirim sebelum meningkatkan langkah?

Kebanyakan bisnis memakai empat sampai enam kontak selama sekitar 60 hari: catatan ramah, pengingat lebih tegas, telepon, pemberitahuan resmi, dan pemberitahuan terakhir. Sesuaikan temponya dengan syarat pembayaran dan besar faktur. Faktur besar layak mendapat telepon lebih cepat.

Haruskah email dikirim ke orang yang sama yang menerima faktur?

Mulailah dari sana, lalu tambahkan orang yang menyetujui pembayaran. Tanyakan siapa yang menangani utang usaha, dan tembuskan kepada mereka pada pesan berikutnya. Banyak keterlambatan terjadi karena faktur tertahan pada orang yang tidak bisa mencairkan dana.

Apakah sah mengenakan bunga atas faktur bisnis yang terlambat?

Bergantung pada tempat Anda dan klien Anda berada. Di Inggris, pemerintah menyatakan bunga menurut undang-undang atas keterlambatan pembayaran komersial adalah 8% ditambah suku bunga dasar Bank of England, kecuali kontrak menetapkan tarif lain. Di AS, aturan berbeda menurut negara bagian dan kontrak. Ini informasi umum, bukan nasihat hukum.

Bisakah saya menghentikan pekerjaan jika faktur jatuh tempo?

Hanya jika kontrak Anda mengizinkan. Klausul yang membolehkan Anda menjeda pekerjaan setelah sejumlah hari keterlambatan itu umum dan melindungi Anda. Tanpa klausul itu, menghentikan pekerjaan bisa membuat Anda melanggar kontrak. Baca kesepakatan Anda atau tanyakan kepada pengacara sebelum menjeda proyek.