Guía
Correo de factura vencida: 6 plantillas según los días de retraso
Copia seis plantillas de correo de factura vencida, del recordatorio amable al aviso final, con asuntos, plazos según los días de retraso y consejos de tono.
Actualizado el · Por PayToMe Editorial
Un correo de factura vencida es un mensaje breve y cortés que avisa a un cliente de que una factura pasó su fecha de vencimiento y le pide el pago antes de una fecha concreta. Envía el primero entre uno y tres días después del vencimiento, mantenlo objetivo, adjunta la factura y un enlace de pago, y sube el tono poco a poco. Abajo tienes seis plantillas según los días de retraso.
Por qué importa más un buen correo que uno ingenioso
La mayoría de las facturas impagas no son disputas. La factura llegó a un buzón compartido, quien aprueba está de vacaciones, faltaba el número de la orden de compra o simplemente se olvidó la cuenta. Un correo claro que facilite el pago resuelve todo eso. Un correo hostil no resuelve nada y puede costarte al cliente.
Los buenos correos de factura vencida comparten cinco rasgos.
- Concretos. Nombran el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento original y los días de retraso.
- Breves. De cuatro a seis frases. El cliente debe ver la petición sin desplazarse.
- Fáciles de atender. La factura va adjunta y el enlace de pago o los datos bancarios están en el cuerpo.
- Con fecha. Piden el pago para un día concreto, no “pronto”.
- Tranquilos. Suponen un error mientras no tengas motivo para pensar otra cosa.
La escalera de tono
Piensa en los recordatorios como una escalera. Cada peldaño es algo más firme que el anterior, y solo subes cuando el peldaño previo no obtuvo respuesta.
| Días de retraso | Peldaño | Objetivo | Canal |
|---|---|---|---|
| 1 a 3 | Recordatorio amable | Corregir el descuido | Correo |
| 7 a 10 | Seguimiento cortés | Confirmar la recepción y una fecha de pago | Correo |
| 14 a 21 | Recordatorio firme | Conseguir una fecha comprometida | Correo y una llamada |
| 30 | Aviso formal | Exponer condiciones y consecuencias | Correo, con copia a quien aprueba |
| 45 | Última advertencia | Fijar una fecha final antes de escalar | Correo y carta |
| 60 | Último aviso | Anunciar el siguiente paso | Correo y una llamada |
Estos plazos son un punto de partida. Si tus condiciones son a 7 días, comprímelos. Si el cliente es una empresa grande con una cadena de aprobación lenta, empieza con una llamada para entender cómo funciona su proceso.
Plantilla 1: Recordatorio amable (1 a 3 días de retraso)
Asunto: Recordatorio rápido: la factura INV-0142 vencía el 3 de marzo
Hola, Jordan:
Una nota rápida: la factura INV-0142 por $1,850.00 vencía el 3 de marzo y todavía no he visto el pago. Te adjunto una copia y puedes pagar en línea aquí: [enlace de pago].
Si ya lo enviaste, gracias, y por favor ignora este mensaje. Si algo lo está frenando, como un número de orden de compra, avísame y lo corrijo hoy mismo.
Gracias, Priya
Por qué funciona: supone buena fe, ofrece ayuda y deja el pago a un clic.
Plantilla 2: Seguimiento cortés (7 a 10 días de retraso)
Asunto: Seguimiento de la factura INV-0142 (7 días de retraso)
Hola, Jordan:
Te escribo por la factura INV-0142 por $1,850.00, que ya lleva 7 días de retraso. ¿Podrías confirmarme que llegó y decirme cuándo puedo esperar el pago?
Pago en línea: [enlace de pago]. Los datos bancarios están en la factura adjunta.
Si hay alguna duda sobre alguna línea, con gusto lo hablamos.
Saludos, Priya
La petición cambió de “por favor paga” a “por favor dime cuándo”. Conseguir una fecha convierte una demora vaga en una promesa que puedes comprobar.
Plantilla 3: Recordatorio firme (14 a 21 días de retraso)
Asunto: Pago necesario: INV-0142 lleva 14 días vencida
Hola, Jordan:
La factura INV-0142 por $1,850.00 ya lleva 14 días de retraso respecto a su fecha de vencimiento del 3 de marzo, y no he recibido respuesta a mis mensajes anteriores.
Por favor, organiza el pago para el viernes 21 de marzo. Si no es posible pagar para esa fecha, indícame el día en que se enviará.
Pago en línea: [enlace de pago].
Esta semana también intentaré llamarte por teléfono. Gracias por resolverlo.
Priya
El plazo es concreto y se anuncia el siguiente paso (una llamada). Haz la llamada. Una conversación de dos minutos suele revelar la causa real.
Plantilla 4: Aviso formal (30 días de retraso)
Asunto: Aviso formal: INV-0142, 30 días vencida
Estimado Jordan:
La factura INV-0142 por $1,850.00 vencía el 3 de marzo y sigue sin pagarse tras 30 días. Según las condiciones de pago de nuestro acuerdo del 12 de enero (neto 15), el pago debía hacerse dentro de los 15 días siguientes a la fecha de la factura.
Por favor, paga la totalidad antes del 28 de marzo. [Si tus condiciones lo incluyen: Tal como establece nuestro acuerdo, se aplica un recargo por mora del 1.5% mensual a los saldos vencidos. Se ha añadido un recargo de $27.75 por el primer mes. Se adjunta una factura actualizada.]
Si hay alguna disputa, comunícamela por escrito antes de esa fecha para que podamos resolverla.
Saludos cordiales, Priya Nair, Nair Design Studio
Esta cita el contrato y pone en copia a quien aprueba los pagos. Usa la frase del recargo solo si el cliente ya lo aceptó por escrito.
Plantilla 5: Última advertencia (45 días de retraso)
Asunto: Último recordatorio antes de escalar: INV-0142
Estimado Jordan:
La factura INV-0142 por $1,850.00 ya lleva 45 días de retraso. A pesar de varios recordatorios, no he recibido el pago ni una explicación.
Si no recibo el pago antes del 4 de abril, pausaré el trabajo pendiente conforme a nuestro acuerdo y comenzaré los pasos de recuperación descritos en nuestras condiciones, que pueden incluir remitir la cuenta a un servicio de cobranza o buscar asesoría legal.
Preferiría con mucho resolverlo directamente. Llámame al [número] o paga aquí: [enlace de pago].
Priya Nair
Enumera solo las consecuencias que realmente estés dispuesta a cumplir, y solo las que tu contrato permita. Las amenazas vacías enseñan al cliente que los plazos son opcionales.
Plantilla 6: Último aviso (60 días de retraso)
Asunto: Último aviso: INV-0142 pasará a recuperación el 20 de abril
Estimado Jordan:
Este es mi último aviso sobre la factura INV-0142 por $1,850.00, que ya lleva 60 días de retraso. Si no recibo el pago o un plan de pagos por escrito antes del 20 de abril, pasaré la cuenta a la siguiente etapa de recuperación.
Todavía es posible un plan de pagos con cuotas semanales si te pones en contacto conmigo antes de esa fecha.
Priya Nair
Ofrecer un plan de pagos al final le da al cliente una forma de pagar sin perder la cara y te da dinero antes que una disputa.
Un ejemplo resuelto
Qué poner en todo correo de factura vencida
- Usa un asunto claro. Incluye el número de factura y cuánto se ha retrasado. Los asuntos que parecen boletines se ignoran.
- Nombra la factura. Número, importe, fecha de vencimiento original y días de retraso, en las dos primeras frases.
- Adjunta la factura y añade un enlace de pago. No hagas que el cliente tenga que buscar ninguno de los dos.
- Pide una acción concreta para una fecha concreta.
- Ofrece ayuda. Pregunta si el obstáculo es un número de orden de compra, otro contacto de facturación o una duda sobre una línea.
- Firma con tu nombre completo y un teléfono. Indica que hay una persona real esperando.
Errores que te cuestan el pago
- Esperar demasiado para enviar el primero. El silencio sugiere que la fecha no importa.
- Sonar enojada. El enojo le da al cliente un motivo para discutir el tono en vez de pagar.
- Enviar solo correos. Después del segundo recordatorio, llama. La gente contesta llamadas que ignora por escrito.
- Olvidar a quien aprueba. Quien recibió la factura puede no ser quien la paga.
- Inventar recargos o amenazas. Los recargos requieren un acuerdo previo, y las consecuencias requieren una cláusula del contrato o un plan real.
- Cambiar el importe. Si se añade un recargo, emite una factura actualizada para que el rastro documental quede limpio.
- No dejar constancia de la conversación. Tras una llamada, envía un correo de una línea: “Gracias por tu tiempo. Como hablamos, el pago llegará antes del 31 de marzo”.
Lista de verificación antes de enviar
- El número de factura, el importe y la fecha de vencimiento original son correctos.
- Has contado con exactitud los días de retraso.
- La factura va adjunta y el correo incluye un enlace de pago o los datos bancarios.
- El asunto incluye el número de factura.
- El correo pide una acción para una fecha.
- Cualquier recargo por mora se acordó por escrito y el cálculo está a la vista.
- Están en copia las personas correctas.
- Tienes un plan para el siguiente paso si no hay respuesta.
- Has programado un recordatorio para dar seguimiento en el nuevo plazo.
Dónde encaja PayToMe
La calculadora de fecha de vencimiento y la calculadora de recargos por mora ya están disponibles y son gratuitas. PayToMe está en beta pública, así que puedes enviar facturas por correo y seguir el pago allí. Los recordatorios automáticos que envían estos correos con un calendario están en desarrollo; lee más sobre los recordatorios inteligentes previstos. Via (beta), el asistente, puede ayudarte a redactar un mensaje. Para más guiones por canal, consulta cómo pedir el pago, y para la redacción de la política de recargos consulta cómo cobrar recargos por mora.
Fuentes
Esta es información general, no asesoría legal. La afirmación sobre el interés legal por pagos comerciales atrasados en el Reino Unido proviene de la página del gobierno, Cobro de intereses por pagos comerciales atrasados, que indica el 8% más el tipo base del Banco de Inglaterra para transacciones entre empresas, salvo que un contrato fije otra tasa. Las reglas sobre recargos por mora y cobranza difieren según el país y el estado, así que revisa la normativa del lugar donde operan tú y tu cliente.