گائیڈ
پرو فارما انوائس: یہ کیا ہے، کب استعمال کریں، اور ایک مثال
پرو فارما انوائس کام یا ڈیلیوری سے پہلے کی عبوری انوائس ہے: کب استعمال کریں، کمرشل انوائس سے فرق، اس پر کیا لکھیں، اور ایک حل شدہ مثال۔
اپ ڈیٹ: · تحریر: PayToMe Editorial
پرو فارما انوائس ایک عبوری انوائس ہے جو خریدار کو بتاتی ہے کہ کام مکمل ہونے یا سامان بھیجنے سے پہلے اس سے کیا چارج کیے جانے کی توقع ہے۔ یہ انوائس جیسی نظر آتی ہے مگر ادائیگی کی مانگ نہیں، اور آپ کی کتابوں میں فروخت نہیں۔ حتمی انوائس آپ بعد میں جاری کرتے ہیں۔ یہ گائیڈ بتاتی ہے کہ کب استعمال کریں، کمرشل انوائس سے کیسے مختلف ہے، اور اس پر کیا لکھا ہونا چاہیے۔
پرو فارما انوائس اصل میں کیا ہے
“پرو فارما” لاطینی ہے، یعنی “رسمی طور پر”۔ کاروبار میں اس کا مطلب ایسی دستاویز ہے جو توقعات کی بنیاد پر پیشگی تیار کی جائے۔ پرو فارما انوائس آپ کے مجوزہ چارجز کا بیان ہے، انوائس کے فارمیٹ میں، لین دین مکمل ہونے سے پہلے بھیجا ہوا۔
تین باتیں اسے عام انوائس سے الگ کرتی ہیں۔
- یہ وعدہ ہے، بل نہیں۔ خریدار پر ابھی دکھائی گئی رقم ادا کرنا لازم نہیں، جب تک آپ نے معاہدے میں اس کے برعکس طے نہ کیا ہو۔
- یہ آمدنی کا اندراج نہیں۔ زیادہ تر کاروبار آمدنی تب درج کرتے ہیں جب وہ حتمی انوائس جاری کریں یا سامان یا خدمات فراہم کریں۔
- یہ بدل سکتی ہے۔ اگر کام بڑھ جائے، مال برداری کی لاگت بڑھ جائے یا دائرہ کار بدلے تو دستاویز اپ ڈیٹ کریں یا نئی جاری کریں۔
چونکہ یہ انوائس جیسی نظر آتی ہے، خریدار اسے ان کاموں کے لیے استعمال کر سکتے ہیں جو سادہ کوٹیشن پوری نہیں کرتی: اپنے مالیات کے شعبے سے خریداری کی درخواست، درآمدی پرمٹ کی درخواست، لیٹر آف کریڈٹ یا ایسے ملک سے بینک ٹرانسفر کا انتظام جہاں زرمبادلہ پر کنٹرول ہو، یا بجٹ کی منظوری۔
پرو فارما انوائس کب استعمال کریں
آپ کو یہ ہر فروخت کے لیے نہیں چاہیے۔ چند صورتوں میں یہ اپنی جگہ بناتی ہے۔
برآمدی اور درآمدی آرڈرز
بیرون ملک کلائنٹ کو اکثر ایسی دستاویز چاہیے ہوتی ہے جس میں سامان، مقداریں، قدریں اور ڈیلیوری کی شرائط ہوں، اس سے پہلے کہ وہ ادائیگی کرے، پرمٹ کے لیے درخواست دے یا اپنے بینک سے رقم جاری کرنے کو کہے۔ پرو فارما انوائس انہیں یہ دے دیتی ہے۔ امریکی درآمدات کے لیے U.S. Customs and Border Protection پرو فارما انوائس کو متبادل کے طور پر بیان کرتا ہے جو درآمد کنندہ اس وقت جمع کراتا ہے جب کمرشل انوائس پیش نہ کی جا سکے، اور اصل انوائس اس کے بعد جمع کرائی جاتی ہے۔ گائیڈ نشاندہی کرتی ہے کہ اس میں پھر بھی اتنا ڈیٹا ہونا چاہیے کہ سامان کی جانچ، درجہ بندی اور قدر کا تعین ہو سکے۔ تقاضے ملک اور کھیپ کے لحاظ سے مختلف ہیں، اس لیے اس پر انحصار سے پہلے اپنے کسٹمز بروکر یا متعلقہ ادارے سے پوچھیں۔
بڑے یا مخصوص آرڈرز جن میں پیشگی ادائیگی چاہیے
اگر آپ آرڈر پر بناتے ہیں، جیسے فرنیچر، سائن بورڈ یا مخصوص سافٹ ویئر لائسنس، تو آپ مواد خریدنے سے پہلے ڈپازٹ چاہ سکتے ہیں۔ پرو فارما انوائس مکمل قیمت اور آپ کا مانگا ہوا ڈپازٹ بتاتی ہے۔ خریدار اسے منظور کر سکتا ہے، اور ڈپازٹ آتے ہی آپ کام شروع کرتے ہیں۔
وہ خریدار جنہیں ادائیگی سے پہلے کاغذی کارروائی چاہیے
ادارے اکثر ادائیگی کی درخواست کے ساتھ لگانے کے لیے دستاویز کے بغیر رقم جاری نہیں کر سکتے۔ پرو فارما انوائس یہ ضرورت پوری کرتی ہے بغیر اس کے کہ آپ اصل انوائس اور ایسا قابل وصول بنائیں جسے بعد میں منسوخ کرنا پڑے۔
وہ قیمتیں جو مستقبل کے کسی واقعے پر منحصر ہوں
اگر حتمی کل رقم مال برداری، کسٹمز کے محصولات یا ناپی گئی مقداروں پر منحصر ہو تو پرو فارما انوائس آپ کو تخمینی عدد اور اس کے پیچھے مفروضے دکھانے دیتی ہے۔
پرو فارما انوائس بمقابلہ کمرشل انوائس
کمرشل انوائس مکمل شدہ فروخت کی حتمی، لازم الادا انوائس ہے۔ بین الاقوامی تجارت میں یہ وہ بنیادی دستاویز بھی ہے جسے کسٹمز سامان کی قدر اور درجہ بندی کے لیے استعمال کرتا ہے۔ پرو فارما انوائس پہلے آتی ہے اور محض تخمینہ ہوتی ہے۔
| آئٹم | پرو فارما انوائس | کمرشل انوائس |
|---|---|---|
| وقت | ڈیلیوری یا شپمنٹ سے پہلے | شپمنٹ یا تکمیل کے وقت یا بعد میں |
| مقصد | متوقع لاگت دکھانا، منظوریوں، پیشگی ادائیگی یا پرمٹ میں مدد | ادائیگی مانگنا اور اصل فروخت کو دستاویز کرنا |
| لازم الادا؟ | عموماً نہیں، جب تک آپ کچھ اور طے نہ کریں | جی ہاں، خریدار پر دکھائی گئی رقم واجب ہے |
| فروخت کے طور پر درج؟ | عموماً نہیں | جی ہاں |
| بدل سکتی ہے؟ | جی ہاں، آزادی سے | صرف کریڈٹ نوٹ یا درست شدہ انوائس سے |
| نمبرنگ | الگ سیریز، جیسے PF-0001 | آپ کی معمول کی انوائس نمبرنگ کی سیریز |
اسے ڈریس ریہرسل سمجھیں۔ پرو فارما انوائس خریدار کو وہ عدد دکھاتی ہے جس کی آپ توقع رکھتے ہیں۔ کمرشل انوائس اصل پیشکش ہے، جس میں اصل بھیجی گئی مقداریں اور حتمی کل رقوم ہوتی ہیں۔
رسمی تعریف کے لیے گلاسری اندراج کمرشل انوائس پڑھیں، اور انوائس اور رسید کی دستاویزات کے وسیع تر موازنے کے لیے انوائس بمقابلہ رسید۔
پرو فارما انوائس پر کیا ہونا چاہیے
ہر وہ چیز لکھ کر شروع کریں جو عام انوائس پر ہوتی ہے، پھر وہ خانے شامل کریں جو پرو فارما انوائس کو مفید بناتے ہیں۔ بنیادی فہرست کے لیے دیکھیں انوائس پر کیا لکھیں۔
- اسے صاف عنوان دیں۔ سب سے اوپر “پرو فارما انوائس” لکھیں۔ اگر اسے حتمی انوائس سمجھ لیا جائے تو خریدار دو بار ادائیگی کر سکتا ہے یا آپ کا اکاؤنٹنٹ آمدنی جلد درج کر سکتا ہے۔
- حوالہ نمبر اور تاریخ شامل کریں۔ الگ سیریز استعمال کریں اور درستی کی تاریخ لکھیں۔
- دونوں فریقوں کی شناخت لکھیں۔ قانونی نام، پتے اور جہاں متعلقہ ہو ٹیکس نمبرز یا رجسٹریشن نمبرز شامل کریں۔
- سامان یا خدمات درج کریں۔ تفصیل، مقداریں، فی اکائی قیمتیں اور تمام اکائیاں لکھیں تاکہ خریدار انہیں اپنے آرڈر سے ملا سکے۔
- لاگتیں الگ دکھائیں۔ سب ٹوٹل، رعایتیں، شپنگ، انشورنس، ٹیکس یا محصولات اگر معلوم ہوں، اور کل رقم۔ تخمینی مدوں کو تخمینہ نشان زد کریں۔
- شرائط بتائیں۔ کرنسی، بین الاقوامی فروخت کے لیے Incoterms، ادائیگی کی شرائط، آپ کا مطلوبہ ڈپازٹ، اور خریدار کو کیسے ادائیگی کرنی ہے۔
- ڈس کلیمر شامل کریں۔ “یہ پرو فارما انوائس ہے، ادائیگی کی مانگ نہیں” جیسی سطر الجھن روکتی ہے۔
- برآمد کے لیے ترسیل کی تفصیلات شامل کریں۔ ملک پیدائش، لوڈنگ کی بندرگاہ، اور دستاویز کے مقصد کا نوٹ اگر خریدار نے مانگا ہو۔
ایک حل شدہ مثال
ایک چھوٹی ceramics ورکشاپ کا تصور کریں جو ایک ریستوراں کو 40 مخصوص ڈنر پلیٹیں اور 40 پیالے پیش کرتی ہے۔ ورکشاپ گلیز اور مٹی خریدنے کے لیے 50 فیصد پیشگی چاہتی ہے۔ وہ یہ پرو فارما انوائس بھیجتی ہے۔
PF-0007 · پرو فارما · Harbor Clay Studio · 14 دن درست
| آئٹم | تعداد | رقم |
|---|---|---|
| مخصوص ڈنر پلیٹ، ہاتھ سے گلیز کی ہوئی | 40 | $1,120.00 |
| مخصوص سوپ پیالہ، ہاتھ سے گلیز کیا ہوا | 40 | $780.00 |
| ڈبے اور مقامی ڈیلیوری | 1 | $85.00 |
| کل | $1,985.00 | |
عام غلطیاں
- اسے واحد دستاویز کے طور پر بھیجنا۔ پرو فارما انوائس حتمی انوائس نہیں۔ فروخت مکمل ہوتے ہی ہمیشہ اس کے بعد اصل انوائس جاری کریں۔
- نمبرنگ کی سیریز مشترک رکھنا۔ اگر پرو فارما انوائسز آپ کے انوائس نمبر استعمال کریں تو آپ کی اصل سیریز میں خالی جگہیں آ جاتی ہیں جو آڈیٹرز اور ٹیکس اتھارٹیز کو الجھاتی ہیں۔
- آمدنی کے طور پر درج کرنا۔ ابھی فروخت نہیں ہوئی۔ رقم تب درج کریں جب حتمی انوائس جاری کریں یا آپ کا اکاؤنٹنٹ مناسب سمجھے۔
- میعاد کی تاریخ چھوڑ دینا۔ کھلی قیمت خطرہ ہے جب مواد کی لاگت یا شرح تبادلہ بدلے۔
- ڈپازٹ انوائس سے ملا دینا۔ اگر آپ ابھی رقم چاہتے ہیں تو ڈپازٹ انوائس جاری کریں۔ اکیلی پرو فارما انوائس اس کا صاف ثبوت نہیں بناتی کہ خریدار پر کیا واجب ہے۔
- یہ مان لینا کہ کسٹمز کے لیے کافی ہے۔ کسٹمز حکام اپنی شرائط رکھتے ہیں۔ تصدیق کریں کہ آپ کا منزل کا ملک کیا قبول کرتا ہے۔
بھیجنے سے پہلے چیک لسٹ
- اوپر “پرو فارما انوائس” کے الفاظ موجود ہیں۔
- اس کا اپنا حوالہ نمبر اور درستی کی تاریخ ہے۔
- خریدار اور بیچنے والے کی تفصیلات، جہاں ضرورت ہو ٹیکس شناخت سمیت، درست ہیں۔
- ہر آئٹم میں مقدار، فی اکائی قیمت اور ایسی تفصیل ہے جسے خریدار اپنے آرڈر سے ملا سکے۔
- تخمینی لاگتیں تخمینہ کے طور پر نشان زد ہیں۔
- کرنسی، ادائیگی کی شرائط اور ڈپازٹ کی رقم لکھی ہے۔
- ایک سطر بتاتی ہے کہ یہ ادائیگی کی مانگ نہیں۔
- آپ جانتے ہیں کہ اگلی دستاویز کون سی ہوگی: ڈپازٹ انوائس، حتمی انوائس، یا دونوں۔
PayToMe کہاں کام آتا ہے
مفت پرو فارما انوائس جنریٹر آج دستیاب ہے اور PayToMe کے دوسرے ٹولز جیسا ہی درست رقم کا حساب استعمال کرتا ہے۔ PayToMe پبلک بیٹا میں ہے، اور Via (بیٹا)، اسسٹنٹ، آرڈر کی تفصیل سے انوائس کا ڈرافٹ بنا سکتا ہے۔ پرو فارما انوائس کو ایک ٹیپ سے حتمی انوائس میں بدلنا تیاری میں ہے۔ آزمانے کے لیے PayToMe میں سائن اِن کریں۔
ماخذ
یہ عمومی معلومات ہیں، قانونی یا کسٹمز مشورہ نہیں۔ درآمد پر پرو فارما انوائسز کا بیان U.S. Customs and Border Protection کی گائیڈ Importing into the United States سے ہے۔ یہ گائیڈ پرانی ہے، اور کسٹمز کے قواعد، جمع کرانے کے طریقے اور آخری تاریخیں بدلتی رہتی ہیں، اس لیے موجودہ تقاضے CBP یا لائسنس یافتہ کسٹمز بروکر سے تصدیق کریں۔ ڈپازٹس اور پیشگی ادائیگیوں کے ٹیکس سلوک کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ یا مقامی ٹیکس اتھارٹی سے پوچھیں۔