Ratgeber

E-Mail zur überfälligen Rechnung: 6 Vorlagen nach Tagen des Verzugs

Sechs Vorlagen für eine E-Mail zur überfälligen Rechnung, von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung, mit Betreffzeilen und Tipps zum Ton.

Aktualisiert am 5. Nov. 2026 · Von PayToMe Editorial

Eine E-Mail zur überfälligen Rechnung ist eine kurze, höfliche Nachricht, die einem Kunden mitteilt, dass eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat, und um Zahlung bis zu einem bestimmten Datum bittet. Verschicken Sie die erste innerhalb von ein bis drei Tagen nach dem Fälligkeitsdatum, halten Sie sie sachlich, hängen Sie die Rechnung und einen Zahlungslink an, und steigern Sie den Ton allmählich. Unten finden Sie sechs Vorlagen nach Tagen des Verzugs.

Warum eine gute E-Mail mehr bringt als eine kluge

Die meisten unbezahlten Rechnungen sind keine Streitfälle. Die Rechnung landete in einem gemeinsamen Posteingang, der Freigabende ist im Urlaub, die Bestellnummer fehlte, oder die Rechnung wurde einfach vergessen. Eine klare E-Mail, die die Zahlung einfach macht, löst all das. Eine feindselige E-Mail löst nichts und kann Sie den Kunden kosten.

Gute Erinnerungs-E-Mails teilen fünf Eigenschaften.

Spezifisch. Sie nennen die Rechnungsnummer, den Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und die Tage des Verzugs.
Kurz. Vier bis sechs Sätze. Der Kunde soll die Bitte ohne Scrollen sehen.
Leicht ausführbar. Die Rechnung ist angehängt, und ein Zahlungslink oder Bankdaten stehen im Text.
Datiert. Sie bitten um Zahlung bis zu einem bestimmten Tag, nicht um „bald.”
Ruhig. Sie gehen von einem Versehen aus, bis Sie einen Grund zum Gegenteil haben.

Die Tonleiter

Denken Sie an Erinnerungen als Leiter. Jede Sprosse ist etwas fester als die letzte, und Sie steigen nur, wenn die vorherige keine Antwort brachte.

Tage überfällig	Sprosse	Ziel	Kanal
1 bis 3	Freundlicher Anstoß	Das Versehen beheben	E-Mail
7 bis 10	Höfliche Nachfrage	Eingang bestätigen und ein Zahlungsdatum erhalten	E-Mail
14 bis 21	Festere Erinnerung	Ein festes Datum bekommen	E-Mail plus Anruf
30	Formelle Mitteilung	Bedingungen und Folgen benennen	E-Mail, den Freigabenden in Kopie
45	Letzte Warnung	Ein letztes Datum vor der Eskalation setzen	E-Mail und Brief
60	Letzte Mahnung	Den nächsten Schritt ankündigen	E-Mail und Anruf

Diese Zeitangaben sind ein Ausgangspunkt. Wenn Ihre Zahlungsziele Netto 7 sind, komprimieren Sie sie. Wenn der Kunde ein großes Unternehmen mit einer langsamen Freigabekette ist, beginnen Sie mit einem Telefonanruf, um dessen Prozess kennenzulernen.

Vorlage 1: Freundlicher Anstoß (1 bis 3 Tage überfällig)

Betreff: Kurze Erinnerung: Rechnung INV-0142 war am 3. März fällig

Hallo Jordan,

eine kurze Notiz, dass Rechnung INV-0142 über 1.850,00 am 3. März fällig war und ich die Zahlung noch nicht gesehen habe. Ich habe eine Kopie angehängt, und Sie können hier online bezahlen: [Zahlungslink].

Wenn sie bereits unterwegs ist, danke, und bitte ignorieren Sie diese Nachricht. Wenn etwas sie aufhält, zum Beispiel eine Bestellnummer, sagen Sie mir Bescheid, und ich erledige es heute noch.

Danke, Priya

Warum es funktioniert: es geht von gutem Glauben aus, bietet Hilfe an und macht die Zahlung zu einem Klick.

Vorlage 2: Höfliche Nachfrage (7 bis 10 Tage überfällig)

Betreff: Nachfrage zu Rechnung INV-0142 (7 Tage überfällig)

Hallo Jordan,

ich frage nach Rechnung INV-0142 über 1.850,00, die jetzt 7 Tage überfällig ist. Könnten Sie bestätigen, dass sie angekommen ist, und mir sagen, wann ich mit der Zahlung rechnen kann?

Bezahlen Sie online: [Zahlungslink]. Die Bankdaten stehen auf der beigefügten Rechnung.

Wenn Sie Fragen zu einer Position haben, spreche ich sie gern mit Ihnen durch.

Beste Grüße, Priya

Die Bitte hat sich von „bitte bezahlen” zu „bitte sagen Sie mir, wann” geändert. Ein Datum zu bekommen, verwandelt eine vage Verzögerung in ein Versprechen, das Sie prüfen können.

Vorlage 3: Festere Erinnerung (14 bis 21 Tage überfällig)

Betreff: Zahlung nötig: INV-0142 ist 14 Tage überfällig

Hallo Jordan,

Rechnung INV-0142 über 1.850,00 ist jetzt 14 Tage über ihr Fälligkeitsdatum vom 3. März hinaus, und ich habe auf meine früheren Nachrichten keine Antwort erhalten.

Bitte arrangieren Sie die Zahlung bis Freitag, 21. März. Wenn die Zahlung bis dahin nicht möglich ist, sagen Sie mir bitte das Datum, an dem sie gesendet wird.

Bezahlen Sie online: [Zahlungslink].

Ich werde Sie diese Woche auch telefonisch versuchen. Danke, dass Sie das regeln.

Priya

Die Frist ist konkret, und der nächste Schritt (ein Telefonanruf) wird angekündigt. Rufen Sie an. Ein zweiminütiges Gespräch findet oft den wahren Grund.

Vorlage 4: Formelle Mitteilung (30 Tage überfällig)

Betreff: Formelle Mitteilung: INV-0142, 30 Tage überfällig

Sehr geehrter Jordan,

Rechnung INV-0142 über 1.850,00 war am 3. März fällig und bleibt nach 30 Tagen unbezahlt. Unter den Zahlungszielen in unserer Vereinbarung vom 12. Januar (Netto 15) war die Zahlung innerhalb von 15 Tagen nach dem Rechnungsdatum fällig.

Bitte zahlen Sie in vollem Umfang bis zum 28. März. [Wenn Ihre Bedingungen dies vorsehen: Wie in unserer Vereinbarung vereinbart, fällt eine Verzugsgebühr von 1,5 % pro Monat auf überfällige Salden an. Eine Gebühr von 27,75 wurde für den ersten Monat hinzugefügt. Eine aktualisierte Rechnung ist beigefügt.]

Wenn ein Streit vorliegt, sagen Sie mir das bitte bis zu diesem Datum schriftlich, damit wir ihn lösen können.

Mit freundlichen Grüßen, Priya Nair, Nair Design Studio

Diese cites den Vertrag und setzt die Person in Kopie, die Zahlungen freigibt. Nutzen Sie den Satz zur Verzugsgebühr nur, wenn der Kunde ihr bereits schriftlich zugestimmt hat.

Vorlage 5: Letzte Warnung (45 Tage überfällig)

Betreff: Letzte Erinnerung vor Eskalation: INV-0142

Sehr geehrter Jordan,

Rechnung INV-0142 über 1.850,00 ist jetzt 45 Tage überfällig. Trotz mehrerer Erinnerungen habe ich weder Zahlung noch eine Erklärung erhalten.

Wenn die Zahlung nicht bis zum 4. April eingeht, werde ich weitere Arbeiten unter unserer Vereinbarung aussetzen und die in unseren Bedingungen beschriebenen Schritte zur Eintreibung beginnen, was die Übergabe des Kontos an einen Inkassodienst oder die Einholung rechtlichen Rates beinhalten kann.

Ich würde das lieber direkt lösen. Rufen Sie mich bitte unter [Nummer] an oder zahlen Sie hier: [Zahlungslink].

Priya Nair

Nennen Sie nur Konsequenzen, die Sie tatsächlich durchführen wollen, und nur solche, die Ihr Vertrag erlaubt. Leere Drohungen lehren den Kunden, dass Fristen optional sind.

Vorlage 6: Letzte Mahnung (60 Tage überfällig)

Betreff: Letzte Mahnung: INV-0142 wird am 20. April zur Eintreibung übergeben

Sehr geehrter Jordan,

dies ist meine letzte Mahnung zu Rechnung INV-0142 über 1.850,00, jetzt 60 Tage überfällig. Wenn ich keine Zahlung oder einen schriftlichen Zahlungsplan bis zum 20. April erhalte, werde ich das Konto in die nächste Stufe der Eintreibung überführen.

Ein Zahlungsplan mit wöchentlichen Raten ist noch möglich, wenn Sie mich vor diesem Datum kontaktieren.

Priya Nair

Ein Zahlungsplan am Ende anzubieten, gibt dem Kunden eine gesichtswahrende Möglichkeit zu zahlen und bringt Ihnen Geld eher als ein Streit.

Ein durchgerechnetes Beispiel

45 Tage zu spät, mit und ohne Gebühr

Priya verschickt INV-0142 über 1.850,00 am 16. Februar mit Netto-15-Zahlungszielen, also fällig am 3. März. Ihr Vertrag sieht eine Verzugsgebühr von 1,5 % pro Monat, einfache Zinsen, auf überfällige Salden vor.

1. März: Vorlage 1 geht raus. Keine Antwort.
1. März: Vorlage 2 geht raus. Jordan antwortet, die Forderungsabteilung habe sie nie erhalten. Priya leitet sie an die richtige Adresse weiter.
1. März: immer noch unbezahlt. Priya schickt Vorlage 3 und ruft an. Jordan verspricht Zahlung bis zum 31. März.
1. April ist 45 Tage nach dem 3. März. Die Gebühr für 45 Tage beträgt 1.850,00 x 1,5 % x (45 / 30) = 41,63, gerundet auf den Cent. Da der Vertrag es erlaubt, nennt Vorlage 5 die Gebühr und hängt eine aktualisierte Rechnung über 1.891,63 an.

Wenn der Vertrag keine Verzugsgebührenklausel hätte, würde Priya dieselbe E-Mail ohne die Gebühr schicken und den Fokus auf ein Zahlungsdatum legen. Eine Gebühr hinzuzufügen, die nie vereinbart war, ist der schnellste Weg, einen säumigen Kunden in einen Streitfall zu verwandeln.

Was in jede E-Mail zur überfälligen Rechnung gehört

Nutzen Sie eine klare Betreffzeile. Nennen Sie die Rechnungsnummer und wie spät sie ist. Betreffzeilen, die wie Newsletter aussehen, werden ignoriert.
Nennen Sie die Rechnung. Nummer, Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum und Tage des Verzugs in den ersten zwei Sätzen.
Hängen Sie die Rechnung an und fügen Sie einen Zahlungslink hinzu. Lassen Sie den Kunden nicht danach suchen.
Bitten Sie um eine konkrete Handlung bis zu einem konkreten Datum.
Bieten Sie Hilfe an. Fragen Sie, ob eine Bestellnummer, ein anderer Abrechnungskontakt oder eine Frage zu einer Position das Hindernis ist.
Unterzeichnen Sie mit Ihrem vollständigen Namen und einer Telefonnummer. Es signalisiert, dass eine echte Person wartet.

Fehler, die Sie die Zahlung kosten

Zu lange mit der ersten warten. Schweigen legt nahe, dass das Datum nicht zählt.
Wütend klingen. Wut gibt dem Kunden einen Grund, über den Ton zu streiten statt zu zahlen.
Nur E-Mails verschicken. Nach der zweiten Erinnerung anrufen. Menschen nehmen Anrufe an, die sie schriftlich ignorieren.
Den Freigabenden vergessen. Die Person, die die Rechnung erhalten hat, ist vielleicht nicht die Person, die bezahlt.
Gebühren oder Drohungen erfinden. Gebühren brauchen eine vorherige Vereinbarung, und Folgen brauchen eine Vertragsklausel oder einen echten Plan.
Den Betrag ändern. Wenn eine Gebühr hinzugefügt wird, stellen Sie eine aktualisierte Rechnung aus, damit die Papierkette sauber bleibt.
Das Gespräch nicht aufzeichnen. Schicken Sie nach einem Anruf eine einzeilige E-Mail: „Danke für Ihre Zeit. Wie besprochen, erfolgt die Zahlung bis zum 31. März.”

Checkliste vor dem Absenden

Die Rechnungsnummer, der Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum sind korrekt.
Sie haben die Tage des Verzugs genau gezählt.
Die Rechnung ist angehängt, und ein Zahlungslink oder Bankdaten stehen in der E-Mail.
Die Betreffzeile enthält die Rechnungsnummer.
Die E-Mail bittet um eine Handlung bis zu einem Datum.
Jede Verzugsgebühr war schriftlich vereinbart, und die Rechnung wird gezeigt.
Die richtigen Personen sind in Kopie.
Sie haben einen Plan für den nächsten Schritt, falls keine Antwort kommt.
Sie haben eine Erinnerung für das neue Fristdatum gesetzt.

Wo PayToMe ins Spiel kommt

Der Fälligkeitsdatum-Rechner und der Verzugsgebühren-Rechner sind heute live und kostenlos. PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta, sodass Sie dort Rechnungen per E-Mail versenden und Zahlungen verfolgen können. Automatische Erinnerungen, die diese E-Mails nach einem Zeitplan verschicken, sind in Entwicklung; lesen Sie mehr über die geplanten smarte Erinnerungen. Via (Beta), der Assistent, kann beim Entwerfen einer Nachricht helfen. Für mehr Skripte nach Kanal sehen Sie um Zahlung bitten, und für die Formulierung der Verzugsgebührenrichtlinie sehen Sie wie man Verzugsgebühren berechnet.

Quellen

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Die Aussage über gesetzlichen Verzugszins auf verspätete Geschäftszahlungen im Vereinigten Königreich stammt von der Seite der Regierung, Verzugszinsen auf verspätete Geschäftszahlungen berechnen, die 8 % plus den Basiszinssatz der Bank of England für Geschäft-zu-Geschäft-Transaktionen vorsieht, es sei denn, ein Vertrag setzt einen anderen Satz. Regeln für Verzugsgebühren und Eintreibung unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo Sie und Ihr Kunde tätig sind.

Häufig gestellte Fragen

Wie bald nach dem Fälligkeitsdatum sollte ich eine E-Mail zur überfälligen Rechnung verschicken?

Verschicken Sie eine erste, freundliche Notiz innerhalb von ein bis drei Tagen nach dem Fälligkeitsdatum. Viele Rechnungen sind zu spät, weil eine E-Mail übersehen wurde, eine Freigabe verzögert ist oder eine falsche Adresse vorliegt, nicht weil der Kunde sich weigert zu zahlen. Eine kurze Erinnerung behebt die meisten dieser Fälle fast kostenlos für die Beziehung.

Sollte ich Verzugsgebühren in einer E-Mail zur überfälligen Rechnung nennen?

Nur wenn Ihr Vertrag oder Ihre Rechnungsbedingungen sie bereits vorsehen. Regeln für Verzugsgebühren variieren je nach Ort, prüfen Sie daher Ihre lokalen Regeln. Wenn eine Gebühr vereinbart wurde, nennen Sie sie neutral ab der zweiten oder dritten E-Mail und zeigen Sie, wie Sie sie berechnet haben. Erfinden Sie niemals eine Gebühr nachträglich.

Wie viele Erinnerungs-E-Mails sollte ich verschicken, bevor ich eskalieren?

Die meisten Unternehmen nutzen vier bis sechs Kontakte über etwa 60 Tage: eine freundliche Notiz, eine festere Erinnerung, einen Anruf, eine formelle Mitteilung und eine letzte Mahnung. Passen Sie das Tempo an Ihre Zahlungsziele und die Rechnungsgröße an. Eine große Rechnung verdient eher einen Telefonanruf.

Sollte ich die E-Mail an dieselbe Person schicken, die die Rechnung erhalten hat?

Beginnen Sie dort, fügen Sie dann die Person hinzu, die Zahlungen freigibt. Fragen Sie, wer die Forderungsabteilung betreut, und setzen Sie diese bei der nächsten Nachricht in Kopie. Viele Verzögerungen entstehen, weil die Rechnung bei jemandem liegt, der keine Gelder freigeben kann.

Ist es erlaubt, Zinsen auf eine verspätete Geschäftrechnung zu berechnen?

Das hängt davon ab, wo Sie und Ihr Kunde sind. In Großbritannien sagt die Regierung, der gesetzliche Zins für verspätete Geschäftszahlungen betrage 8 % plus den Basiszinssatz der Bank of England, es sei denn, ein Vertrag setzt einen anderen Satz. In den USA variieren die Regeln je nach Bundesstaat und Vertrag. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.

Kann ich die Arbeit einstellen, wenn eine Rechnung überfällig ist?

Nur, wenn Ihr Vertrag es erlaubt. Eine Klausel, die es Ihnen gestattet, die Arbeit nach einer bestimmten Anzahl überfälliger Tage auszusetzen, ist üblich und schützt Sie. Ohne eine solche Klausel kann die Aussetzung der Arbeit Sie in Vertragsverzug bringen. Lesen Sie Ihre Vereinbarung oder fragen Sie einen Anwalt, bevor Sie ein Projekt unterbrechen.