মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসের ইমেইল: দেরির দিন অনুযায়ী 6টি টেমপ্লেট

মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসের ইমেইল একটি ছোট, ভদ্র বার্তা, যা ক্লায়েন্টকে জানায় যে একটি ইনভয়েস পরিশোধের শেষ তারিখ পেরিয়ে গেছে এবং একটি নির্দিষ্ট তারিখের মধ্যে পরিশোধ চায়। প্রথমটি শেষ তারিখের এক থেকে তিন দিনের মধ্যে পাঠান, সুর তথ্যনির্ভর রাখুন, ইনভয়েস ও পেমেন্ট লিংক জুড়ে দিন এবং ধীরে ধীরে সুর বাড়ান। নিচে দেরির দিন অনুযায়ী ছয়টি টেমপ্লেট আছে।

কেন একটি ভালো ইমেইল চতুর ইমেইলের চেয়ে বেশি কাজ করে

বেশিরভাগ অপরিশোধিত ইনভয়েস বিরোধ নয়। ইনভয়েস কোনো শেয়ার করা ইনবক্সে হারিয়ে গেছে, অনুমোদনকারী ছুটিতে, অর্ডার নম্বর বাদ পড়েছিল, বা কেবল ভুলে যাওয়া হয়েছে। পেমেন্ট সহজ করা একটি স্পষ্ট ইমেইল এসব সমাধান করে। শত্রুভাবাপন্ন ইমেইল কিছুই সমাধান করে না এবং ক্লায়েন্টকে হারাতে পারে।

ভালো রিমাইন্ডার ইমেইলে পাঁচটি বৈশিষ্ট্য থাকে।

• নির্দিষ্ট। ইনভয়েস নম্বর, অঙ্ক, মূল শেষ তারিখ এবং দেরির দিন উল্লেখ করে।
• ছোট। চার থেকে ছয়টি বাক্য। ক্লায়েন্ট যেন স্ক্রল না করেই অনুরোধটি দেখে।
• কাজে লাগানো সহজ। ইনভয়েস জুড়ে দেওয়া, এবং বার্তায় পেমেন্ট লিংক বা ব্যাংকের তথ্য আছে।
• তারিখযুক্ত। “শীঘ্রই” নয়, নির্দিষ্ট একটি দিনের মধ্যে পরিশোধ চান।
• শান্ত। উল্টো কারণ না পাওয়া পর্যন্ত এটিকে ভুল ধরে নিন।

সুরের সিঁড়ি

রিমাইন্ডারকে একটি সিঁড়ি ভাবুন। প্রতিটি ধাপ আগেরটির চেয়ে একটু দৃঢ়, আর আগেরটিতে সাড়া না এলেই কেবল ওপরে উঠবেন।

মেয়াদোত্তীর্ণ দিন	ধাপ	লক্ষ্য	মাধ্যম
1 থেকে 3	বন্ধুত্বপূর্ণ খোঁচা	ভুলটি মেটানো	ইমেইল
7 থেকে 10	ভদ্র ফলো-আপ	প্রাপ্তি নিশ্চিত করা এবং পেমেন্টের তারিখ পাওয়া	ইমেইল
14 থেকে 21	দৃঢ় রিমাইন্ডার	একটি নির্দিষ্ট তারিখ আদায় করা	ইমেইল ও ফোন
30	আনুষ্ঠানিক নোটিশ	শর্ত ও পরিণতি উল্লেখ করা	ইমেইল, অনুমোদনকারীকে সিসি
45	চূড়ান্ত সতর্কতা	পরের ধাপের আগে একটি শেষ তারিখ দেওয়া	ইমেইল ও চিঠি
60	চূড়ান্ত নোটিশ	পরবর্তী পদক্ষেপ জানিয়ে দেওয়া	ইমেইল ও ফোন

এই সময়গুলো একটি সূচনা বিন্দু। আপনার শর্ত Net 7 হলে সেগুলো সংকুচিত করুন। ক্লায়েন্ট ধীরগতির অনুমোদন শৃঙ্খলের বড় কোম্পানি হলে তাদের প্রক্রিয়া বুঝতে ফোন কল দিয়ে শুরু করুন।

টেমপ্লেট 1: বন্ধুত্বপূর্ণ খোঁচা (1 থেকে 3 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

সাবজেক্ট: ছোট্ট রিমাইন্ডার: ইনভয়েস INV-0142-এর শেষ তারিখ ছিল 3 মার্চ

হ্যালো জর্ডান,

একটি ছোট নোট: ইনভয়েস INV-0142, $1,850.00, 3 মার্চ প্রদেয় ছিল এবং আমি এখনও পেমেন্টটি দেখিনি। একটি কপি জুড়ে দিয়েছি, আর আপনি এখানে অনলাইনে পরিশোধ করতে পারেন: [পেমেন্ট লিংক]।

ইতিমধ্যে পাঠানো হয়ে থাকলে ধন্যবাদ, এই বার্তা উপেক্ষা করুন। কিছু আটকে থাকলে, যেমন একটি অর্ডার নম্বর, আমাকে জানান, আমি আজই তা ঠিক করে দেব।

ধন্যবাদ, প্রিয়া

কেন কাজ করে: এটি সরল বিশ্বাস ধরে নেয়, সাহায্য দেয় এবং পেমেন্টকে একটি ক্লিকে নামিয়ে আনে।

টেমপ্লেট 2: ভদ্র ফলো-আপ (7 থেকে 10 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

সাবজেক্ট: ইনভয়েস INV-0142 নিয়ে ফলো-আপ (7 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

হ্যালো জর্ডান,

ইনভয়েস INV-0142, $1,850.00, এখন 7 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ, তা নিয়ে ফলো-আপ করছি। আপনি কি নিশ্চিত করতে পারবেন যে এটি পৌঁছেছে এবং কবে পেমেন্ট আশা করতে পারি জানাবেন?

অনলাইনে পরিশোধ করুন: [পেমেন্ট লিংক]। ব্যাংকের তথ্য সংযুক্ত ইনভয়েসে আছে।

কোনো আইটেম নিয়ে প্রশ্ন থাকলে আপনার সঙ্গে আলোচনা করতে আমি খুশি।

শুভেচ্ছান্তে, প্রিয়া

অনুরোধটি “দয়া করে পরিশোধ করুন” থেকে “দয়া করে জানান কবে” হয়ে গেছে। একটি তারিখ পেলে অস্পষ্ট দেরি এমন একটি প্রতিশ্রুতিতে বদলে যায় যা আপনি যাচাই করতে পারেন।

টেমপ্লেট 3: দৃঢ় রিমাইন্ডার (14 থেকে 21 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

সাবজেক্ট: পেমেন্ট দরকার: INV-0142 এখন 14 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ

হ্যালো জর্ডান,

ইনভয়েস INV-0142, $1,850.00, এখন 3 মার্চের শেষ তারিখ পেরিয়ে 14 দিন হয়ে গেছে, এবং আমার আগের বার্তাগুলোর কোনো উত্তর পাইনি।

দয়া করে শুক্রবার, 21 মার্চের মধ্যে পেমেন্টের ব্যবস্থা করুন। তার মধ্যে সম্ভব না হলে কোন তারিখে পাঠানো হবে তা আমাকে জানান।

অনলাইনে পরিশোধ করুন: [পেমেন্ট লিংক]।

এই সপ্তাহে আমি ফোনেও চেষ্টা করব। বিষয়টি দেখার জন্য ধন্যবাদ।

প্রিয়া

সময়সীমা নির্দিষ্ট, এবং পরের ধাপ (ফোন কল) আগেই বলে দেওয়া হয়েছে। ফোন করুন। দুই মিনিটের কথোপকথনে প্রায়ই আসল কারণ বেরিয়ে আসে।

টেমপ্লেট 4: আনুষ্ঠানিক নোটিশ (30 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

সাবজেক্ট: আনুষ্ঠানিক নোটিশ: INV-0142, 30 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ

প্রিয় জর্ডান,

ইনভয়েস INV-0142, $1,850.00, 3 মার্চ প্রদেয় ছিল এবং 30 দিন পরেও অপরিশোধিত। 12 জানুয়ারির আমাদের চুক্তির পেমেন্ট শর্ত (Net 15) অনুযায়ী ইনভয়েসের তারিখের 15 দিনের মধ্যে পেমেন্ট প্রদেয় ছিল।

দয়া করে 28 মার্চের মধ্যে পুরোটা পরিশোধ করুন। [আপনার শর্তে থাকলে: আমাদের চুক্তিতে বলা আছে, মেয়াদোত্তীর্ণ ব্যালেন্সে প্রতি মাসে 1.5% দেরির ফি প্রযোজ্য। প্রথম মাসের জন্য $27.75 ফি যোগ করা হয়েছে। হালনাগাদ ইনভয়েস সংযুক্ত।]

কোনো বিরোধ থাকলে অনুগ্রহ করে এই তারিখের মধ্যে লিখিতভাবে জানান, যাতে আমরা তা মেটাতে পারি।

শুভেচ্ছান্তে, প্রিয়া নায়ার, Nair Design Studio

এটি চুক্তির উল্লেখ করে এবং যিনি পেমেন্ট অনুমোদন করেন তাঁকে সিসি করে। দেরির ফি-র বাক্যটি কেবল তখনই ব্যবহার করুন যখন ক্লায়েন্ট আগেই লিখিতভাবে তাতে সম্মত হয়েছেন।

টেমপ্লেট 5: চূড়ান্ত সতর্কতা (45 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

সাবজেক্ট: পরের ধাপের আগে শেষ রিমাইন্ডার: INV-0142

প্রিয় জর্ডান,

ইনভয়েস INV-0142, $1,850.00, এখন 45 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ। একাধিক রিমাইন্ডার সত্ত্বেও আমি পেমেন্ট বা কোনো ব্যাখ্যা পাইনি।

4 এপ্রিলের মধ্যে পেমেন্ট না এলে আমি আমাদের চুক্তির আওতায় আরও কাজ স্থগিত করব এবং আমাদের শর্তে বর্ণিত আদায়ের পদক্ষেপ শুরু করব, যার মধ্যে অ্যাকাউন্টটি কালেকশন সার্ভিসে দেওয়া বা আইনি পরামর্শ নেওয়া থাকতে পারে।

আমি এটি সরাসরি মেটাতে চাই। অনুগ্রহ করে [নম্বর]-এ আমাকে ফোন করুন বা এখানে পরিশোধ করুন: [পেমেন্ট লিংক]।

প্রিয়া নায়ার

কেবল সেই পরিণতিগুলো উল্লেখ করুন যা আপনি সত্যিই করতে চান এবং যা আপনার চুক্তি অনুমতি দেয়। ফাঁকা হুমকি ক্লায়েন্টকে শেখায় যে সময়সীমা ঐচ্ছিক।

টেমপ্লেট 6: চূড়ান্ত নোটিশ (60 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ)

সাবজেক্ট: শেষ নোটিশ: INV-0142 20 এপ্রিল আদায়ের জন্য পাঠানো হবে

প্রিয় জর্ডান,

এটি ইনভয়েস INV-0142, $1,850.00, নিয়ে আমার শেষ নোটিশ, যা এখন 60 দিন মেয়াদোত্তীর্ণ। 20 এপ্রিলের মধ্যে পেমেন্ট বা লিখিত পেমেন্ট পরিকল্পনা না পেলে আমি অ্যাকাউন্টটি আদায়ের পরবর্তী ধাপে নিয়ে যাব।

সাপ্তাহিক কিস্তিতে একটি পেমেন্ট পরিকল্পনা এখনও সম্ভব, যদি আপনি ওই তারিখের আগে আমার সঙ্গে যোগাযোগ করেন।

প্রিয়া নায়ার

শেষে একটি পেমেন্ট পরিকল্পনার প্রস্তাব ক্লায়েন্টকে মান বাঁচিয়ে পরিশোধ করার সুযোগ দেয় এবং বিরোধের চেয়ে দ্রুত আপনার হাতে অর্থ আনে।

একটি কষা উদাহরণ

প্রতিটি মেয়াদোত্তীর্ণ ইনভয়েসের ইমেইলে যা থাকা উচিত

যে ভুলগুলো আপনার পেমেন্ট খরচ করে

• প্রথমটি পাঠাতে বেশি দেরি করা। নীরবতা ইঙ্গিত দেয় যে তারিখটি গুরুত্বপূর্ণ নয়।
• রাগী শোনানো। রাগ ক্লায়েন্টকে পরিশোধের বদলে সুর নিয়ে তর্ক করার কারণ দেয়।
• শুধু ইমেইল পাঠানো। দ্বিতীয় রিমাইন্ডারের পর ফোন করুন। লিখিত বার্তা উপেক্ষা করলেও মানুষ ফোন ধরে।
• অনুমোদনকারীকে ভুলে যাওয়া। যিনি ইনভয়েস পেয়েছেন তিনি হয়তো পরিশোধকারী নন।
• ফি বা হুমকি বানানো। ফির জন্য আগের সম্মতি দরকার, আর পরিণতির জন্য চুক্তির ধারা বা সত্যিকারের পরিকল্পনা দরকার।
• অঙ্ক বদলানো। ফি যোগ করলে হালনাগাদ ইনভয়েস দিন, যাতে কাগজের শৃঙ্খল পরিষ্কার থাকে।
• কথোপকথন নথিভুক্ত না করা। ফোনের পর এক লাইনের ইমেইল পাঠান: “সময় দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ। আলোচনা অনুযায়ী 31 মার্চের মধ্যে পেমেন্ট আসবে।”

পাঠানোর আগের চেকলিস্ট

• ইনভয়েস নম্বর, অঙ্ক ও মূল শেষ তারিখ সঠিক।
• আপনি দেরির দিন নির্ভুলভাবে গুনেছেন।
• ইনভয়েস জুড়ে দেওয়া হয়েছে এবং ইমেইলে পেমেন্ট লিংক বা ব্যাংকের তথ্য আছে।
• সাবজেক্ট লাইনে ইনভয়েস নম্বর আছে।
• ইমেইল একটি তারিখের মধ্যে একটি পদক্ষেপ চায়।
• দেরির যেকোনো ফি লিখিতভাবে সম্মত ছিল, এবং ইনভয়েস দেখানো হয়েছে।
• সঠিক মানুষদের সিসি করা হয়েছে।
• উত্তর না এলে পরের ধাপের পরিকল্পনা আপনার আছে।
• নতুন সময়সীমার তারিখের জন্য রিমাইন্ডার দিয়েছেন।

PayToMe কোথায় বসে

পরিশোধের শেষ তারিখ ক্যালকুলেটর এবং দেরির ফি ক্যালকুলেটর আজ চালু এবং বিনামূল্যে। PayToMe পাবলিক বেটায় আছে, তাই আপনি সেখানে ইমেইলে ইনভয়েস পাঠাতে ও পেমেন্ট ট্র্যাক করতে পারেন। এই ইমেইলগুলো নির্ধারিত সময়ে পাঠানো স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার ডেভেলপমেন্টে আছে; পরিকল্পিত স্মার্ট রিমাইন্ডার সম্পর্কে আরও পড়ুন। সহকারী Via (বেটা) একটি বার্তার খসড়া করতে সাহায্য করতে পারে। চ্যানেল অনুযায়ী আরও স্ক্রিপ্টের জন্য দেখুন পেমেন্ট চাওয়ার উপায়, আর ফি নীতির ভাষার জন্য দেখুন দেরির ফি নেওয়ার উপায়।

সূত্র

এটি সাধারণ তথ্য, আইনি পরামর্শ নয়। যুক্তরাজ্যে দেরিতে বাণিজ্যিক পেমেন্টের আইনি সুদ সম্পর্কে বক্তব্য এসেছে সরকারের পৃষ্ঠা দেরিতে বাণিজ্যিক পেমেন্টে সুদ ধার্য করা থেকে, যেখানে ব্যবসা থেকে ব্যবসার লেনদেনে ব্যাংক অব ইংল্যান্ডের বেস রেটের সঙ্গে 8% বলা আছে, যদি না চুক্তিতে অন্য হার থাকে। দেরির ফি ও আদায়ের নিয়ম দেশ ও অঙ্গরাজ্যভেদে আলাদা, তাই আপনি ও আপনার ক্লায়েন্ট যেখানে কাজ করেন সেখানকার নিয়ম দেখুন।