Proforma-Rechnung erstellen: Vorlage und Generator

Mit einer Proforma-Rechnung erstellen Sie eine vorläufige Rechnung, die Sie versenden können, bevor Arbeit oder Lieferung abgeschlossen sind. Dieser kostenlose Generator läuft in Ihrem Browser. Füllen Sie das Formular aus, prüfen Sie die Live-Vorschau und laden Sie ein PDF in Letter oder A4 herunter. Es gibt kein Konto, nichts wird hochgeladen, und die Summen sind in 53 Währungen exakt.

Wofür eine Proforma-Rechnung gedacht ist

Eine Proforma-Rechnung sagt: „Das ist, was wir liefern wollen, und das sollte es kosten.“ Sie wird vor der Lieferung versandt, meist, um etwas in Gang zu bringen: Ein Käufer genehmigt das Angebot, eine Finanzabteilung löst eine Bestellung aus, eine Bank bereitet eine Zahlung vor oder ein Spediteur erstellt Papiere. Weil sie zuerst kommt, sollte sie deutlich als Proforma gekennzeichnet sein, damit niemand sie als endgültige Rechnung verbucht.

Typische Situationen sind:

• Vorauszahlung. Ein Lieferant möchte vor Fertigung oder Versand bezahlt werden.
• Genehmigung. Die Finanzabteilung eines Kunden braucht ein Dokument, um eine Ausgabe freizugeben.
• Grenzüberschreitende Verkäufe. Ein Käufer braucht die Zahlen vorab für Genehmigungen, Finanzierung oder Planung.
• Angebote, die ein Rechnungslayout brauchen. Manche Kunden möchten genau das Format sehen, in dem sie später abgerechnet werden.

So verwenden Sie den Proforma-Generator

Was auf eine Proforma-Rechnung gehört

Eine Proforma sollte so vollständig sein wie eine endgültige Rechnung, plus eine Angabe zu ihrem Status. Nehmen Sie auf:

• Die Worte „Proforma-Rechnung“ an einer Stelle, die der Käufer nicht übersehen kann.
• Namen und Adressen von Verkäufer und Käufer.
• Eine Proforma-Nummer und das Ausstellungsdatum.
• Ein Gültigkeitsdatum. Preise und Bestände ändern sich.
• Eine Beschreibung jeder Position, mit Menge und Einzelpreis.
• Lieferbedingungen, falls relevant, etwa wer den Versand zahlt und wann die Lieferung erwartet wird.
• Die Steuer, getrennt ausgewiesen, oder einen Hinweis, wie sie auf der endgültigen Rechnung behandelt wird.
• Die Gesamtsumme und die Währung.
• Zahlungsbedingungen und -anweisungen, einschließlich einer Anzahlung, die vor Arbeitsbeginn nötig ist.
• Einen Hinweis, dass eine endgültige Rechnung folgt.

Durchgerechnetes Beispiel

Ein Möbelbauer bietet einem Käufer vor dem Bau von sechs Stühlen an. Sechs Stühle zu je 180.00, Lieferung zu 60.00 und 5% Steuer obendrauf.

Die Stühle kosten 6 x 180.00 = 1,080.00. Mit der Lieferung von 60.00 ergibt sich eine Zwischensumme von 1,140.00. Die Steuer von 5% ist 57.00, die Gesamtsumme also 1,197.00. Die Hinweise lauten: „Proforma-Rechnung, 30 Tage gültig. Eine Anzahlung von 50% in Höhe von 598.50 ist vor Produktionsbeginn fällig. Bei Lieferung wird eine endgültige Rechnung ausgestellt.“ Der Käufer hat einen präzisen Betrag zur Genehmigung, und Sie haben schriftliche Bedingungen für die Anzahlung.

Proforma-Rechnung und Handelsrechnung

Beide Dokumente sehen ähnlich aus und erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine Proforma ist eine vorläufige Aufstellung eines geplanten Verkaufs, versandt, bevor er abgeschlossen ist. Eine Handelsrechnung belegt einen Verkauf, der stattgefunden hat, und begleitet häufig eine internationale Sendung. Zollbehörden legen eigene Anforderungen daran fest, was auf Versandpapieren stehen muss, und diese Regeln unterscheiden sich je nach Land und Spediteur, klären Sie das also direkt mit ihnen. Eine Proforma ersetzt im Allgemeinen nicht die endgültige Rechnung, und Steuerbehörden erwarten in Ihren Unterlagen in der Regel die endgültige.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Nicht als Proforma kennzeichnen. Ein unmarkiertes Dokument wird leicht für eine endgültige Rechnung gehalten und möglicherweise doppelt bezahlt oder verbucht.
• Kein Gültigkeitsdatum. Ohne eines werden Sie womöglich an einen alten Preis gebunden.
• Andere Zeilen auf der endgültigen Rechnung. Ändern sich die Zahlen, erklären Sie den Grund in den Hinweisen.
• Vage Lieferbedingungen. Sagen Sie, wer den Versand zahlt und wann die Lieferung erwartet wird.
• Die Anzahlung ignorieren. Wenn Sie eine Anzahlung verlangen, nennen Sie Betrag und Datum schriftlich.
• Sie als Steuerbeleg behandeln. Bewahren Sie dafür die endgültige Rechnung auf und prüfen Sie Ihre lokalen Regeln.

Wie es weitergeht

Den vollständigen Hintergrund und einen direkten Vergleich finden Sie im Leitfaden zur Proforma-Rechnung. Wenn die Arbeit erledigt ist, erstellen Sie die endgültige Rechnung mit dem Rechnungsgenerator. Und um zu prüfen, was eine vollständige Rechnung braucht, nutzen Sie die Checkliste unter was auf eine Rechnung gehört.