قالب فاتورة بروفورما ومنشئها

قالب فاتورة بروفورما (فاتورة مبدئية) يمنحك فاتورة أولية تستطيع إرسالها قبل أن يكتمل العمل أو الشحن. وهذا المنشئ المجاني يعمل في متصفحك. املأ النموذج، واقرأ المعاينة الحية، ونزّل ملف PDF بمقاس Letter أو A4. لا حساب، ولا شيء يُرفع، والإجماليات دقيقة في 53 عملة.

فيمَ تُستخدم الفاتورة المبدئية

الفاتورة المبدئية تقول: “هذا ما نتوقع توريده وهذا ما ينبغي أن يكلفه.” وتُرسل قبل التسليم، عادةً لإنجاز أمر ما: أن يوافق المشتري على العرض، أو أن يصدر فريق المالية أمر شراء، أو أن يرتب بنك دفعة، أو أن يجهز ناقل الشحن أوراقه. ولأنها تأتي أولًا، ينبغي أن تُوسم بوضوح بأنها بروفورما، حتى لا يسجلها أحد على أنها فاتورة نهائية.

ومن الحالات الشائعة:

• الدفع المسبق. مورّد يريد الدفع قبل التصنيع أو الشحن.
• الموافقة. فريق مالية لدى العميل يحتاج إلى مستند للموافقة على إنفاق.
• البيع عبر الحدود. قد يحتاج المشتري إلى الأرقام مسبقًا لتصاريح أو تمويل أو تخطيط.
• عروض أسعار تحتاج إلى تصميم فاتورة. بعض العملاء يفضلون رؤية الصيغة نفسها التي سيُحاسَبون بها لاحقًا.

طريقة استخدام منشئ البروفورما

ما الذي تتضمنه الفاتورة المبدئية

ينبغي أن تكون البروفورما مكتملة كالفاتورة النهائية، مع بيان بحالتها. ضمّن فيها:

• عبارة “فاتورة مبدئية (بروفورما)” حيث لا يفوت المشتري رؤيتها.
• أسماء البائع والمشتري وعنواناهما.
• رقم البروفورما وتاريخ الإصدار.
• تاريخ سريان. الأسعار والمخزون يتغيران.
• وصف كل صنف، مع الكمية وسعر الوحدة.
• شروط التسليم إن لزم، مثل من يدفع الشحن ومتى يُتوقع التسليم.
• الضريبة معروضة على حدة، أو ملاحظة عن كيفية معالجتها في الفاتورة النهائية.
• الإجمالي والعملة.
• شروط الدفع وتعليماته، بما فيها أي دفعة مقدمة مطلوبة قبل بدء العمل.
• ملاحظة بأن فاتورة نهائية ستتبعها.

مثال محلول

صانع أثاث يقدّم سعرًا لمشترٍ قبل صنع ستة كراسي. ستة كراسي بسعر 180.00 للكرسي، وتوصيل بسعر 60.00، وضريبة 5% تُضاف فوق السعر.

تبلغ الكراسي 6 × 180.00 = 1,080.00. وبإضافة التوصيل 60.00 يصبح المجموع الفرعي 1,140.00. والضريبة بنسبة 5% تساوي 57.00، فيكون الإجمالي 1,197.00. وتقول الملاحظات: “فاتورة مبدئية، سارية لمدة 30 يومًا. دفعة مقدمة بنسبة 50% قدرها 598.50 مستحقة قبل بدء الإنتاج. وستصدر فاتورة نهائية عند التسليم.” فيحصل المشتري على رقم دقيق للموافقة، وتحصل أنت على شروط مكتوبة للدفعة المقدمة.

البروفورما مقابل الفاتورة التجارية

يتشابه المستندان في الشكل ويختلفان في المهمة. فالبروفورما بيان أولي لبيع مخطط له، يُرسل قبل اكتماله. أما الفاتورة التجارية فتسجّل بيعًا قد تم، وهي عادةً المستند الذي يرافق الشحنة الدولية. وتضع الجهات الجمركية متطلباتها الخاصة لما يجب أن يظهر في مستندات الشحن، وتختلف هذه القواعد باختلاف البلد وشركة الشحن، فتأكد منها مباشرة. والبروفورما عمومًا ليست بديلًا عن الفاتورة النهائية، وتتوقع الجهات الضريبية عادةً أن تكون النهائية في سجلاتك.

أخطاء شائعة ينبغي تجنبها

• عدم وسمها بروفورما. المستند غير الموسوم يُحسب بسهولة فاتورةً نهائية، وقد يُدفع أو يُسجَّل مرتين.
• غياب تاريخ السريان. من دونه قد تُلزَم بسعر قديم.
• بنود مختلفة في الفاتورة النهائية. إذا تغيرت الأرقام، فاشرح السبب في الملاحظات.
• شروط تسليم غامضة. اذكر من يدفع الشحن ومتى يُتوقع التسليم.
• تجاهل الدفعة المقدمة. إذا كنت تشترط دفعة مقدمة، فاذكر مبلغها وموعدها كتابةً.
• اعتبارها سجلك الضريبي. احتفظ بالفاتورة النهائية لهذا الغرض، وراجع قواعدك المحلية.

إلى أين بعد ذلك

للخلفية الكاملة ومقارنة جنبًا إلى جنب، اقرأ دليل الفاتورة المبدئية. وعند انتهاء العمل، أنشئ الفاتورة النهائية بـ منشئ الفواتير. وإذا كنت تتحقق مما تحتاجه الفاتورة الكاملة، فاستعن بقائمة التحقق في ما الذي تتضمنه الفاتورة.