プロフォーマ請求書テンプレートと作成ツール

プロフォーマ請求書テンプレートを使えば、作業や出荷が確定する前に送れる仮の請求書を作れます。この無料の作成ツールは、ブラウザー上で動作します。フォームに入力し、リアルタイムのプレビューを確認して、LetterまたはA4のPDFをダウンロードしてください。アカウントは不要で、何もアップロードされず、53の通貨で合計が正確に計算されます。

プロフォーマ請求書の用途

プロフォーマ請求書は、「これが私たちの供給予定の内容と、その見込みの価格です」と伝えるものです。納品の前に、たいていは何かを進めてもらうために送ります。買い手が見積りを承認する、経理部門が発注書を起こす、銀行が支払いを手配する、貨物の取扱業者が書類を準備する、といった場面です。先に出す書類なので、最終的な請求書として計上されないよう、プロフォーマであることを明記しておくべきです。

よくある場面は次のとおりです。

• 前払い。 仕入先が、製造や出荷の前に支払いを求める場合。
• 承認。 取引先の経理部門が、支出を承認するための書類を必要とする場合。
• 国境を越える販売。 買い手が、許可、融資、計画のために、あらかじめ金額を必要とする場合。
• 請求書の形式が必要な見積り。 あとで請求される形式を、そのまま見たがる取引先もあります。

プロフォーマ作成ツールの使い方

プロフォーマ請求書に含める内容

プロフォーマは、最終的な請求書と同じくらい完全にし、そのうえで書類の位置づけも記載しましょう。含める項目は次のとおりです。

• 「プロフォーマ請求書」の文字。 買い手が見逃さない場所に。
• 売り手と買い手の名前と住所。
• プロフォーマの番号と発行日。
• 有効期限。 価格も在庫も変わります。
• 品目ごとの説明と、数量、単価。
• 必要に応じて、納品条件。 送料を誰が負担するか、納品の予定はいつかなど。
• 別記した税、または最終的な請求書で税をどう扱うかの注記。
• 合計金額と通貨。
• 支払条件とお支払い方法。 作業の開始前に必要な前払金も含めます。
• 最終的な請求書が後日届く旨の注記。

計算例

家具職人が、椅子6脚を作る前に、買い手へ見積もります。椅子は1脚180.00で6脚、配送は60.00、これに税5%を上乗せします。

椅子は6 x 180.00 = 1,080.00です。配送の60.00を加えると、小計は1,140.00になります。税5%は57.00で、合計は1,197.00です。備考には次のように書きます。「プロフォーマ請求書、有効期間30日。製造開始前に、前払金50%の598.50をお支払いいただきます。最終的な請求書は納品時に発行します。」買い手は承認のための正確な金額を得られ、あなたは前払金についての書面の条件を得られます。

プロフォーマと商業インボイスの違い

2つの書類は似ていますが、役割が異なります。プロフォーマは、完了する前に送る、予定している販売についての仮の説明書です。商業インボイスは、すでに行われた販売を記録するもので、国際輸送の貨物に添付される書類として一般的です。税関は、輸送書類に記載すべき内容について独自の要件を定めており、そのルールは国や運送業者によって異なるので、直接ご確認ください。プロフォーマは一般に、最終的な請求書の代わりにはならず、税務当局は通常、最終的な請求書を記録として求めます。

避けたい間違い

• プロフォーマと明記しない。 表示のない書類は、最終的な請求書と間違われやすく、二重に支払われたり計上されたりするおそれがあります。
• 有効期限がない。 なければ、古い価格に縛られるかもしれません。
• 最終的な請求書で明細が違う。 数字が変わるなら、備考で理由を説明しましょう。
• あいまいな納品条件。 送料を誰が負担するか、納品の予定はいつかを書きましょう。
• 前払金を無視する。 前払金が必要なら、金額と日付を書面で示しましょう。
• 税務上の記録とみなす。 その目的には最終的な請求書を保管し、地域のルールを確認しましょう。

次のステップ

詳しい背景と比較は、プロフォーマ請求書のガイドをご覧ください。作業が終わったら、請求書作成ツールで最終的な請求書を作成しましょう。完全な請求書に何が必要かを確認したいときは、請求書に記載することのチェックリストを使ってください。