Plantilla y generador de factura proforma

Una plantilla de factura proforma te da una factura preliminar que puedes enviar antes de que el trabajo o el envío sean definitivos. Este generador gratis funciona en tu navegador. Rellena el formulario, mira la vista previa en vivo y descarga un PDF en Letter o A4. No hay cuenta, no se sube nada y los totales son exactos en 53 monedas.

Para qué sirve una factura proforma

Una factura proforma dice “esto es lo que esperamos suministrar y lo que debería costar”. Se envía antes de la entrega, normalmente para conseguir algo: que un comprador apruebe la cotización, que un equipo de finanzas emita una orden de compra, que un banco organice un pago o que un transitario prepare la documentación. Como llega primero, debe estar claramente identificada como proforma, para que nadie la registre como una factura definitiva.

Situaciones habituales:

• Pago anticipado. Un proveedor quiere cobrar antes de fabricar o enviar.
• Aprobación. El equipo de finanzas de un cliente necesita un documento para aprobar un gasto.
• Ventas internacionales. Un comprador puede necesitar las cifras por adelantado para permisos, financiamiento o planificación.
• Cotizaciones que necesitan formato de factura. Algunos clientes prefieren ver el formato exacto en el que se les facturará después.

Cómo usar el generador de factura proforma

Qué incluir en una factura proforma

Una proforma debe ser tan completa como una factura definitiva, más una indicación de su estado. Incluye:

• Las palabras “Factura proforma” donde el comprador no pueda pasarlas por alto.
• Nombres y direcciones del vendedor y del comprador.
• Un número de proforma y la fecha de emisión.
• Una fecha de validez. Los precios y las existencias cambian.
• Una descripción de cada artículo, con cantidad y precio unitario.
• Condiciones de entrega si procede, como quién paga el envío y cuándo se espera la entrega.
• El impuesto, por separado, o una nota sobre cómo se tratará en la factura definitiva.
• El total y la moneda.
• Condiciones e instrucciones de pago, incluido cualquier anticipo exigido antes de empezar el trabajo.
• Una nota de que seguirá una factura definitiva.

Ejemplo resuelto

Un ebanista presupuesta a un comprador la fabricación de seis sillas. Seis sillas a 180.00 cada una, entrega a 60.00 y un 5% de impuesto sumado encima.

Las sillas suman 6 x 180.00 = 1,080.00. Con la entrega de 60.00, el subtotal es 1,140.00. El impuesto del 5% es 57.00, así que el total es 1,197.00. Las notas dicen: “Factura proforma, válida por 30 días. Un anticipo del 50% de 598.50 vence antes de empezar la producción. Se emitirá una factura definitiva en la entrega.” El comprador tiene una cifra precisa para aprobar, y tú tienes condiciones escritas para el anticipo.

Proforma frente a factura comercial

Los dos documentos se parecen y cumplen funciones distintas. Una proforma es una declaración preliminar de una venta prevista, enviada antes de que se complete. Una factura comercial registra una venta que ya ocurrió y suele ser el documento que acompaña a un envío internacional. Las autoridades aduaneras fijan sus propios requisitos sobre lo que debe aparecer en los documentos de envío, y esas normas varían según el país y el transportista, así que confírmalo directamente con ellos. Una proforma en general no sustituye a la factura definitiva, y las agencias tributarias suelen esperar la definitiva en tus registros.

Errores comunes que debes evitar

• No identificarla como proforma. Un documento sin identificar se confunde fácilmente con una factura definitiva y puede pagarse o registrarse dos veces.
• Sin fecha de validez. Sin ella, puedes quedar atado a un precio antiguo.
• Líneas distintas en la factura definitiva. Si las cifras cambian, explica por qué en las notas.
• Condiciones de entrega vagas. Indica quién paga el envío y cuándo se espera la entrega.
• Ignorar el anticipo. Si exiges un anticipo, indica por escrito el importe y la fecha.
• Tratarla como tu registro fiscal. Guarda la factura definitiva para ese fin y revisa las normas de tu localidad.

Qué hacer después

Para conocer el contexto completo y una comparación lado a lado, lee la guía de la factura proforma. Cuando el trabajo termine, crea la factura definitiva con el generador de facturas. Si quieres comprobar qué necesita una factura completa, usa la lista de qué incluir en una factura.