Proforma fatura şablonu ve oluşturucu

Proforma fatura şablonu, iş ya da sevkiyat kesinleşmeden önce gönderebileceğiniz ön bir fatura verir. Bu ücretsiz oluşturucu tarayıcınızda çalışır. Formu doldurun, canlı önizlemeyi okuyun ve Letter ya da A4 boyutunda PDF indirin. Hesap yoktur, hiçbir şey yüklenmez ve toplamlar 53 para biriminde kesindir.

Proforma fatura ne işe yarar

Proforma fatura “tedarik etmeyi beklediğimiz şey bu ve tutması gereken fiyat şu” der. Teslimattan önce, genellikle bir şeyin yapılmasını sağlamak için gönderilir: alıcı teklifi onaylar, bir finans ekibi satın alma siparişi açar, bir banka ödeme ayarlar ya da bir nakliye acentesi evrakı hazırlar. Önce geldiği için açıkça proforma olarak etiketlenmelidir; böylece kimse onu nihai bir fatura olarak kaydetmez.

Yaygın durumlar şunlardır:

• Ön ödeme. Bir tedarikçi üretimden ya da sevkiyattan önce ödeme ister.
• Onay. Bir müşterinin finans ekibinin bir harcamayı onaylamak için bir belgeye ihtiyacı vardır.
• Sınır ötesi satışlar. Bir alıcının izinler, finansman ya da planlama için rakamlara önceden ihtiyacı olabilir.
• Fatura düzeni gerektiren teklifler. Bazı müşteriler daha sonra faturalanacakları kesin biçimi görmek ister.

Proforma fatura şablonu nasıl kullanılır

Bir proforma faturada neler olmalı

Bir proforma, nihai bir fatura kadar eksiksiz olmalı ve ayrıca durumunu belirten bir ifade taşımalıdır. Şunları ekleyin:

• “Proforma fatura” sözcükleri, alıcının kaçıramayacağı bir yerde.
• Satıcı ve alıcı adları ve adresleri.
• Bir proforma numarası ve düzenleme tarihi.
• Bir geçerlilik tarihi. Fiyatlar ve stok değişir.
• Her kalemin açıklaması, miktar ve birim fiyatla.
• Teslimat koşulları, gerekliyse; örneğin nakliyeyi kimin ödeyeceği ve teslimatın ne zaman beklendiği.
• Vergi, ayrı gösterilmiş ya da nihai faturada nasıl ele alınacağına dair bir not.
• Toplam ve para birimi.
• Ödeme vadeleri ve talimatları, iş başlamadan önce gereken kapora dahil.
• Nihai bir faturanın izleyeceğine dair bir not.

Çözümlü örnek

Bir mobilyacı, altı sandalye yapmadan önce bir alıcıya teklif veriyor. Tanesi 180.00’dan altı sandalye, 60.00 teslimat ve üstüne eklenen 5% vergi.

Sandalyeler 6 x 180.00 = 1,080.00 tutar. 60.00 teslimat eklenince ara toplam 1,140.00 olur. 5% vergi 57.00’dır; yani toplam 1,197.00’dır. Notlar şöyledir: “Proforma fatura, 30 gün geçerlidir. Üretim başlamadan önce 598.50 tutarında 50% kapora ödenmelidir. Teslimatta nihai bir fatura düzenlenecektir.” Alıcının onay için kesin bir rakamı vardır, sizin de kapora için yazılı koşullarınız.

Proforma ile ticari fatura

İki belge birbirine benzer ve farklı işler yapar. Proforma, planlanan bir satışın, tamamlanmadan önce gönderilen ön bir beyanıdır. Ticari fatura ise gerçekleşmiş bir satışı kaydeder ve yaygın olarak uluslararası bir sevkiyata eşlik eden belgedir. Gümrük idareleri sevkiyat belgelerinde nelerin yer alması gerektiğine dair kendi şartlarını belirler ve bu kurallar ülkeye ve taşıyıcıya göre değişir; bu yüzden onlarla doğrudan teyit edin. Proforma genellikle nihai faturanın yerini tutmaz ve vergi idareleri kayıtlarınızda genellikle nihai olanı bekler.

Kaçınılması gereken yaygın hatalar

• Proforma olarak etiketlememek. Etiketsiz bir belge kolayca nihai fatura sanılır ve iki kez ödenebilir ya da kaydedilebilir.
• Geçerlilik tarihi olmaması. Olmazsa eski bir fiyata bağlı kalabilirsiniz.
• Nihai faturada farklı kalemler. Rakamlar değişirse nedenini notlarda açıklayın.
• Belirsiz teslimat koşulları. Nakliyeyi kimin ödeyeceğini ve teslimatın ne zaman beklendiğini belirtin.
• Kaporayı göz ardı etmek. Kapora istiyorsanız tutarı ve tarihi yazılı olarak belirtin.
• Onu vergi kaydınız saymak. Bu amaçla nihai faturayı saklayın ve yerel kuralları kontrol edin.

Sonraki adım

Tam arka plan ve yan yana bir karşılaştırma için proforma fatura rehberini okuyun. İş bittiğinde nihai faturayı fatura oluşturucu ile hazırlayın. Eksiksiz bir faturanın nelere ihtiyaç duyduğunu kontrol ediyorsanız bir faturada neler olmalı kontrol listesini kullanın.