الفاتورة الشكلية: ما هي ومتى تستخدمها ومثال عليها

الفاتورة الشكلية فاتورة أولية تخبر المشتري بما سيحاسب عليه قبل إنجاز العمل أو شحن البضاعة. تبدو كفاتورة لكنها ليست مطالبة بالدفع وليست بيعاً في دفاترك. تصدر الفاتورة النهائية لاحقاً. يشرح هذا الدليل متى تستخدمها، وكيف تختلف عن الفاتورة التجارية، وما الذي تضعه فيها.

ما هي الفاتورة الشكلية فعلاً

“Pro forma” عبارة لاتينية تعني “من باب الشكل”. وتعني في الأعمال مستنداً يُعد مسبقاً بناءً على ما يُتوقع حدوثه. والفاتورة الشكلية بيان بالرسوم التي تنوي تحصيلها، مكتوب بصيغة فاتورة، ويُرسل قبل اكتمال المعاملة.

ثلاثة أمور تميزها عن الفاتورة العادية.

• هي وعد لا مطالبة. المشتري ليس ملزماً بعد بدفع المبلغ المبين، ما لم تتفقا على غير ذلك في عقد.
• ليست سجلاً للدخل. تسجل معظم الشركات الإيراد عند إصدار الفاتورة النهائية أو عند تسليم البضائع أو الخدمات فقط.
• يمكن أن تتغير. إذا زاد الطلب أو تحركت تكلفة الشحن أو تبدل النطاق، فتحدّث المستند أو تصدر مستنداً جديداً.

ولأنها تبدو كفاتورة، يستطيع المشترون استخدامها فيما لا يغطيه عرض السعر العادي: طلب أمر شراء من فريقهم المالي، أو التقدم بطلب رخصة استيراد، أو ترتيب خطاب اعتماد أو تحويل مصرفي من بلد يفرض قيوداً على الصرف الأجنبي، أو الحصول على موافقة الميزانية.

متى تستخدم الفاتورة الشكلية

لا تحتاج إليها في كل عملية بيع. وهي تثبت جدواها في عدد محدود من الحالات.

طلبات التصدير والاستيراد

كثيراً ما يحتاج مشتر في الخارج إلى مستند يبين البضائع والكميات والقيم وشروط الشحن قبل أن يتمكن من الدفع أو التقدم بطلب تصريح أو أن يطلب من مصرفه الإفراج عن الأموال. والفاتورة الشكلية تقدم له ذلك. وفي الاستيراد إلى الولايات المتحدة، تصف هيئة الجمارك وحماية الحدود الفاتورة الشكلية بأنها بديل يقدمه المستورد عند الإدخال حين تتعذر الفاتورة التجارية، على أن تُقدَّم الفاتورة الفعلية بعد ذلك. ويشير الدليل إلى أنها يجب أن تتضمن بيانات كافية لفحص البضائع وتصنيفها وتقييمها. وتتغير المتطلبات حسب البلد والشحنة، فاستشر مخلصك الجمركي أو الجهة المعنية قبل الاعتماد عليها.

الطلبات الكبيرة أو المصنّعة حسب الطلب التي تتطلب دفعاً مسبقاً

إذا كنت تصنّع حسب الطلب، كالأثاث أو اللافتات أو ترخيص برمجيات مخصص، فقد ترغب في دفعة مقدمة قبل شراء المواد. وتذكر الفاتورة الشكلية السعر الكامل والدفعة المقدمة التي تطلبها. ويستطيع المشتري الموافقة عليها، وتبدأ أنت العمل عند وصول الدفعة المقدمة.

مشترون يحتاجون أوراقاً قبل الدفع

كثيراً ما لا تستطيع الشركات صرف المال دون مستند يُرفق بطلب الشراء. والفاتورة الشكلية تلبي ذلك دون أن تضطر إلى إنشاء فاتورة حقيقية وذمة مدينة قد تضطر لاحقاً إلى إلغائهما.

تسعير يعتمد على حدث مستقبلي

إذا كان الإجمالي النهائي يتوقف على الشحن أو الرسوم الجمركية أو الكميات المقاسة، فالفاتورة الشكلية تتيح لك عرض رقم تقديري والافتراضات التي يقوم عليها.

الفاتورة الشكلية مقابل الفاتورة التجارية

الفاتورة التجارية هي الفاتورة النهائية الملزمة لعملية بيع مكتملة. وفي التجارة الدولية هي أيضاً المستند الرئيسي الذي تعتمد عليه الجمارك لتقييم البضائع وتصنيفها. أما الفاتورة الشكلية فتأتي أولاً وهي مجرد تقدير.

البند	الفاتورة الشكلية	الفاتورة التجارية
التوقيت	قبل التسليم أو الشحن	عند الشحن أو الإنجاز أو بعدهما
الغرض	عرض الرسوم المتوقعة ودعم الموافقات أو الدفع المسبق أو التصاريح	طلب الدفع وتوثيق عملية البيع الفعلية
ملزمة؟	لا عادةً، ما لم تتفقا على غير ذلك	نعم، المشتري مدين بالمبلغ المذكور
تُسجل كبيع؟	عادةً لا	نعم
هل يمكن أن تتغير؟	نعم، بحرية	فقط عبر إشعار دائن أو فاتورة مصححة
الترقيم	تسلسل منفصل، مثل PF-0001	تسلسل فواتيرك المعتاد

تخيلها بروفة. الفاتورة الشكلية تُري المشتري الرقم الذي تتوقعه. والفاتورة التجارية هي العرض الفعلي، بالكميات التي شُحنت فعلاً والإجماليات النهائية.

يمكنك قراءة التعريف الرسمي في مدخل الفاتورة التجارية في المسرد، ومقارنة أوسع بين مستندات المطالبة والإيصال في الفاتورة مقابل الإيصال.

ما الذي تضعه في الفاتورة الشكلية

ابدأ بكل ما في الفاتورة العادية، ثم أضف الحقول التي تجعل الفاتورة الشكلية مفيدة. وللقائمة الأساسية راجع ما الذي تضعه في الفاتورة.

مثال تطبيقي

تخيل استوديو خزف صغيراً يسعّر لمطعم يريد 40 طبق عشاء مخصصاً و40 وعاء. يريد الاستوديو 50 بالمئة مقدماً لشراء الطلاء والطين. فيرسل هذه الفاتورة الشكلية.

أخطاء شائعة

• إرسالها بوصفها المستند الوحيد. الفاتورة الشكلية ليست فاتورة نهائية. أتبعها دائماً بفاتورة حقيقية عند اكتمال البيع.
• مشاركة تسلسل الترقيم. إذا استخدمت الفواتير الشكلية أرقام فواتيرك، فسيكون في تسلسلك الحقيقي فجوات تربك المدققين والسلطات الضريبية.
• تسجيلها إيراداً. لم يحدث بيع. سجّل المال فقط عند إصدار الفاتورة النهائية أو حين يرى محاسبك أن ذلك مناسب.
• إغفال تاريخ الانتهاء. السعر المفتوح بلا نهاية مخاطرة حين تتحرك تكاليف المواد أو أسعار الصرف.
• الخلط بينها وبين فاتورة الدفعة المقدمة. إذا أردت المال الآن فأصدر فاتورة دفعة مقدمة. فالفاتورة الشكلية وحدها لا تنشئ سجلاً نظيفاً لما يدين به المشتري.
• افتراض أنها تفي بمتطلبات الجمارك. تضع الجمارك متطلباتها الخاصة. تأكد مما يقبله بلد الوجهة.

قائمة مراجعة قبل الإرسال

• عبارة “فاتورة شكلية” في الأعلى.
• لها رقم مرجعي خاص وتاريخ صلاحية.
• بيانات المشتري والبائع، ومعها أرقام الضريبة حيث يلزم، صحيحة.
• لكل سطر كمية وسعر وحدة ووصف يستطيع المشتري مطابقته مع طلبه.
• التكاليف التقديرية موسومة بأنها تقديرات.
• العملة وشروط الدفع ومبلغ الدفعة المقدمة مذكورة.
• يوجد سطر يقول إنها ليست طلب دفع.
• تعرف أي مستند سيتبعها: فاتورة دفعة مقدمة أو فاتورة نهائية أو كلتاهما.

أين يندرج PayToMe

منشئ الفواتير الشكلية المجاني متاح اليوم ويستخدم حسابات المال الدقيقة نفسها التي تستخدمها أدوات PayToMe الأخرى. PayToMe في مرحلة البيتا العامة، ويمكن لـ Via (بيتا)، المساعد، صياغة فاتورة من وصف الطلب. أما تحويل الفاتورة الشكلية إلى فاتورة نهائية بنقرة واحدة فهو قيد التطوير. سجّل الدخول إلى PayToMe لتجربتها.

المصادر

هذه معلومات عامة وليست مشورة قانونية أو جمركية. العبارة المتعلقة بالفواتير الشكلية عند الإدخال مأخوذة من دليل هيئة الجمارك وحماية الحدود الأمريكية، الاستيراد إلى الولايات المتحدة. هذا الدليل أقدم، وقواعد الجمارك وطرق التقديم والمهل الزمنية تتغير، فتأكد من المتطلبات الحالية لدى الهيئة أو مخلص جمركي مرخص. وبشأن المعالجة الضريبية للدفعات المقدمة والمسبقة، اسأل محاسبك أو مصلحة الضرائب المحلية.