指南
形式发票：它是什么、何时使用，以及示例
形式发票是在工作或发货之前发出的预备账单。了解何时使用、它与商业账单有何不同、上面该写哪些内容，并附一个完整的示例和检查清单。
更新于 · 作者：PayToMe Editorial
形式发票（形式账单）是一份预备账单，在工作完成或货物发出之前告诉买家将被收取多少费用。它看起来像账单，但不是付款要求，也不是你账簿上的一笔销售。最终账单稍后再开。本指南说明何时使用它、它与商业账单有何不同，以及上面该写什么。
形式账单到底是什么
“Pro forma”是拉丁语，意思是“按形式”。在商业中，它指根据预期会发生的事情提前准备的文件。形式账单是用账单格式写成的预定收费说明，在交易完成之前发出。
它与普通账单有三点不同。
- 它是承诺，不是账款。 除非你们在合同里另有约定，买家还没有义务支付上面显示的金额。
- 它不是收入记录。 大多数企业只在开出最终账单或交付货物、服务时才确认收入。
- 它可以变。 如果订单增加、运费变动或范围调整，你就更新这份文件或另开一份。
因为它看起来像账单，买家可以把它用在普通报价覆盖不了的地方：向财务部门申请采购订单、申请进口许可证、安排信用证，或从有外汇管制的国家办理银行转账，也可以用来获得预算批准。
何时使用形式账单
不必每笔销售都用。它在少数几种情形下才派得上用场。
出口和进口订单
境外买家往往需要一份写明货物、数量、价值和运输条款的文件，才能付款、申请许可或让银行放款。形式账单可以满足这一点。对于进口到美国的货物，美国海关与边境保护局把形式发票描述为：商业发票无法出具时，进口商在报关时提交的一种替代文件，实际发票随后补交。该指南指出，它仍必须包含足够的数据，以便对货物进行查验、归类和估价。各国、各批货物的要求不同，在依赖它之前，请先向你的报关代理或相关机构确认。
需要预付款的大额或定制订单
如果你按订单制作，比如家具、招牌或定制软件许可，你可能希望在采购材料之前先收一笔定金。形式账单写明全部价格和你要求的定金。买家可以批准，定金到账后你就开工。
付款前需要文件的买家
公司往往没有可附在采购申请上的文件就无法放款。形式账单能满足这一点，而不必逼你开一张真正的账单、产生日后可能要作废的应收款。
价格取决于未来事件
如果最终总额取决于运费、关税或实测数量，形式账单可以让你给出一个预估数字和背后的假设。
形式账单与商业账单
商业账单是已完成销售的最终、有约束力的账款。在国际贸易中，它也是海关用来估价和归类货物的主要文件。形式账单在先，只是一个预估。
| 项目 | 形式账单 | 商业账单 |
|---|---|---|
| 时间 | 交付或发货之前 | 发货或完工时或之后 |
| 用途 | 显示预期费用，支持批准、预付款或许可 | 请求付款并记录实际销售 |
| 有约束力吗？ | 通常没有，除非你们另有约定 | 有，买家欠下所列金额 |
| 记为销售吗？ | 通常不记 | 记 |
| 能修改吗？ | 可以，随意修改 | 只能通过贷项通知单或更正后的账单 |
| 编号 | 单独的序列，如 PF-0001 | 你正常的账单序列 |
可以把它看成彩排。形式账单向买家展示你预期的数字。商业账单才是正式演出，上面是实际发出的数量和最终总额。
正式定义可以看商业账单词条，账款与收据类文件的更全面对比见账单与收据。
形式账单上应包含什么
先写下普通账单上的所有内容，再加上让形式账单有用的字段。基础清单请见账单上应包含什么。
- 标题要清楚。 在顶部写上“形式账单”。如果被误认为最终账单，买家可能重复付款，或者你的会计会过早确认收入。
- 添加编号和日期。 使用单独的序列，并加上有效期。
- 标明双方。 包括法定名称、地址，以及相关的税号或注册号。
- 列出货物或服务。 给出描述、数量、单价和单位，方便买家与采购订单对照。
- 分开列出费用。 小计、折扣、运费、保险、已知的税或关税，以及总计。把预估项标明为预估。
- 写明条款。 币种、国际销售的国际贸易术语、付款条款、你要的定金，以及买家如何付款。
- 加一句声明。 类似“这是一份形式账单，不是付款请求”的一句话，可以避免混淆。
- 出口时补充运输信息。 原产国、装货港，以及买家要求的话，说明这份文件的用途。
完整示例
设想一家小型陶艺工作室为一家餐厅报价，对方想要 40 个定制餐盘和 40 个碗。工作室希望先收 百分之50 来购买釉料和陶土。它发出了下面这份形式账单。
PF-0007 · 形式账单 · Harbor Clay Studio · 有效期 14 天
| 项目 | 数量 | 金额 |
|---|---|---|
| 定制餐盘，手工上釉 | 40 | US$1,120.00 |
| 定制汤碗，手工上釉 | 40 | US$780.00 |
| 装箱及本地配送 | 1 | US$85.00 |
| 合计 | US$1,985.00 | |
常见错误
- 把它当作唯一的文件发出。 形式账单不是最终账款。销售完成后，一定要再开一张真正的账单。
- 共用编号序列。 如果形式账单占用了你的账单编号，真正的序列就会出现断号，让审计人员和税务机关困惑。
- 把它记为收入。 销售还没有发生。只有在开出最终账单，或会计认为合适时，才记录这笔钱。
- 漏写有效期。 当材料成本或汇率变动时，没有期限的价格是一种风险。
- 与定金账单混为一谈。 如果你现在就要钱，请开一张定金账单。光有形式账单，并不能留下买家欠款的清晰记录。
- 以为它能满足海关要求。 海关当局有自己的要求。请确认目的地国家接受什么。
发出前的检查清单
- 顶部写着“形式账单”。
- 它有自己的编号和有效期。
- 买卖双方信息正确，必要时包括税号。
- 每一行都有数量、单价和买家能与订单对照的描述。
- 预估费用已标明为预估。
- 币种、付款条款和定金金额已写明。
- 有一句话说明这不是付款请求。
- 你知道接下来会开哪种文件：定金账单、最终账单，还是两者都有。
PayToMe 的位置
免费的形式账单生成器现已上线，使用与 PayToMe 其他工具相同的精确金额计算。PayToMe 处于公开测试阶段，助手 Via（测试版）可以根据订单描述起草账单。一键把形式账单转为最终账单正在开发中。登录PayToMe即可试用。
来源
以上是一般性信息，不构成法律或海关建议。关于报关时形式发票的说法，来自美国海关与边境保护局的指南进口到美国。该指南发布较早，海关规则、申报方式和时限会变化，请向 CBP 或持牌报关代理确认当前要求。关于定金和预付款的税务处理，请咨询你的会计师或当地税务机关。