Panduan
Faktur proforma: pengertian, kapan memakainya, dan contohnya
Faktur proforma adalah tagihan awal yang dikirim sebelum pekerjaan atau pengiriman. Pelajari kapan memakainya, bedanya dengan faktur komersial, dan contoh.
Diperbarui · Oleh PayToMe Editorial
Faktur proforma adalah faktur pendahuluan yang memberi tahu pembeli apa yang akan ditagihkan sebelum pekerjaan selesai atau barang dikirim. Tampilannya seperti faktur, tetapi bukan tuntutan pembayaran dan bukan penjualan di pembukuan Anda. Faktur akhir diterbitkan kemudian. Panduan ini menjelaskan kapan memakainya, bedanya dengan faktur komersial, dan apa yang dicantumkan di dalamnya.
Apa sebenarnya faktur proforma itu
“Pro forma” adalah bahasa Latin yang berarti “demi bentuk.” Dalam bisnis, artinya dokumen yang disiapkan lebih dulu berdasarkan apa yang diperkirakan akan terjadi. Faktur proforma adalah pernyataan biaya yang Anda rencanakan, ditulis dalam format faktur, dan dikirim sebelum transaksi selesai.
Tiga hal membedakannya dari faktur biasa.
- Ini janji, bukan tagihan. Pembeli belum wajib membayar jumlah yang tertera, kecuali Anda sepakati lain dalam kontrak.
- Ini bukan catatan pendapatan. Kebanyakan bisnis mencatat pendapatan hanya saat menerbitkan faktur akhir atau menyerahkan barang atau jasa.
- Bisa berubah. Jika pesanan bertambah, biaya angkut bergeser atau ruang lingkup berubah, Anda memperbarui dokumen atau menerbitkan yang baru.
Karena tampak seperti faktur, pembeli dapat memakainya untuk hal yang tidak dicakup penawaran biasa: meminta pesanan pembelian dari tim keuangan mereka, mengajukan izin impor, mengatur letter of credit atau transfer bank dari negara dengan kontrol devisa, atau mendapat persetujuan anggaran.
Kapan memakai faktur proforma
Anda tidak memerlukannya untuk setiap penjualan. Dokumen ini berguna pada beberapa situasi.
Pesanan ekspor dan impor
Pembeli di luar negeri sering memerlukan dokumen yang menunjukkan barang, jumlah, nilai dan syarat pengiriman sebelum mereka bisa membayar, mengajukan izin atau meminta bank mencairkan dana. Faktur proforma memberi mereka itu. Untuk impor ke AS, Customs and Border Protection menjelaskan faktur pro forma sebagai alternatif yang diajukan importir saat masuk barang bila faktur komersial belum bisa disediakan, dengan faktur sebenarnya menyusul. Panduan itu mencatat bahwa dokumen tetap harus memuat data yang cukup untuk memeriksa, mengklasifikasikan dan menilai barang. Persyaratan berubah menurut negara dan pengiriman, jadi periksa dengan agen bea cukai atau lembaga terkait sebelum mengandalkannya.
Pesanan besar atau pesanan khusus yang perlu pembayaran di muka
Jika Anda membuat barang sesuai pesanan, seperti furnitur, papan nama atau lisensi perangkat lunak khusus, Anda mungkin menginginkan uang muka sebelum membeli bahan. Faktur proforma menyatakan harga penuh dan uang muka yang Anda minta. Pembeli dapat menyetujuinya, dan Anda mulai bekerja saat uang muka tiba.
Pembeli yang butuh dokumen sebelum membayar
Perusahaan sering tidak bisa mengeluarkan uang tanpa dokumen untuk dilampirkan pada permintaan pembelian. Faktur proforma menjawabnya tanpa memaksa Anda membuat faktur sungguhan dan piutang yang mungkin harus Anda batalkan.
Harga yang bergantung pada peristiwa mendatang
Jika total akhir bergantung pada biaya angkut, bea masuk atau jumlah yang diukur, proforma memungkinkan Anda menampilkan angka perkiraan beserta asumsi di baliknya.
Faktur proforma vs faktur komersial
Faktur komersial adalah tagihan akhir yang mengikat untuk penjualan yang sudah selesai. Dalam perdagangan internasional, ini juga dokumen utama yang dipakai bea cukai untuk menilai dan mengklasifikasikan barang. Faktur proforma datang lebih dulu dan hanya perkiraan.
| Item tabel | Faktur proforma | Faktur komersial |
|---|---|---|
| Waktu | Sebelum pengiriman atau penyerahan | Saat atau setelah pengiriman atau penyelesaian |
| Tujuan | Menunjukkan biaya yang diharapkan, mendukung persetujuan, pembayaran di muka atau izin | Meminta pembayaran dan mendokumentasikan penjualan sebenarnya |
| Mengikat? | Biasanya tidak, kecuali Anda sepakati lain | Ya, pembeli berutang jumlah yang tertera |
| Dicatat sebagai penjualan? | Biasanya tidak | Ya |
| Bisa berubah? | Ya, bebas | Hanya lewat nota kredit atau faktur koreksi |
| Penomoran | Seri terpisah, seperti PF-0001 | Urutan faktur normal Anda |
Anggaplah sebagai gladi resik. Proforma menunjukkan kepada pembeli angka yang Anda perkirakan. Faktur komersial adalah pertunjukannya, dengan jumlah yang benar-benar dikirim dan total akhir.
Anda dapat membaca definisi formalnya di entri glosarium faktur komersial, dan perbandingan dokumen tagihan dan bukti terima yang lebih luas di faktur vs kuitansi.
Apa yang dicantumkan pada faktur proforma
Mulailah dengan semua yang ada pada faktur biasa, lalu tambahkan kolom yang membuat proforma berguna. Untuk daftar dasarnya, lihat apa yang dicantumkan pada faktur.
- Beri judul yang jelas. Tulis “Faktur Proforma” di bagian atas. Jika tertukar dengan faktur akhir, pembeli bisa membayar dua kali atau akuntan Anda mencatat pendapatan terlalu dini.
- Tambahkan nomor rujukan dan tanggal. Gunakan seri terpisah dan tambahkan tanggal masa berlaku.
- Identifikasi kedua pihak. Cantumkan nama hukum, alamat dan, bila relevan, nomor pajak atau pendaftaran.
- Daftarkan barang atau jasa. Berikan deskripsi, jumlah, harga satuan dan satuan apa pun, agar pembeli bisa mencocokkannya dengan pesanan pembelian.
- Tampilkan biaya secara terpisah. Subtotal, diskon, pengiriman, asuransi, pajak atau bea bila diketahui, dan total akhir. Tandai item perkiraan sebagai perkiraan.
- Nyatakan syaratnya. Mata uang, incoterms untuk penjualan internasional, syarat pembayaran, uang muka yang Anda inginkan, dan cara pembeli membayar.
- Tambahkan penafian. Kalimat seperti “Ini adalah faktur proforma dan bukan permintaan pembayaran” mencegah kebingungan.
- Untuk ekspor, tambahkan rincian pengiriman. Negara asal, pelabuhan muat, dan catatan tentang tujuan dokumen jika pembeli memintanya.
Contoh kasus
Bayangkan sebuah studio keramik kecil menawarkan harga kepada restoran yang menginginkan 40 piring makan dan 40 mangkuk pesanan khusus. Studio ingin 50 persen di muka untuk membeli glasir dan tanah liat. Studio mengirim faktur proforma ini.
PF-0007 · Proforma · Harbor Clay Studio · berlaku 14 hari
| Item | Jml | Jumlah |
|---|---|---|
| Piring makan pesanan khusus, glasir tangan | 40 | US$1.120,00 |
| Mangkuk sup pesanan khusus, glasir tangan | 40 | US$780,00 |
| Peti kemas dan pengiriman lokal | 1 | US$85,00 |
| Total | US$1.985,00 | |
Kesalahan umum
- Mengirimnya sebagai satu-satunya dokumen. Proforma bukan tagihan akhir. Selalu ikuti dengan faktur sungguhan setelah penjualan selesai.
- Berbagi urutan penomoran. Jika proforma memakai nomor faktur Anda, urutan faktur sungguhan akan berlubang dan membingungkan auditor serta otoritas pajak.
- Mencatatnya sebagai pendapatan. Belum ada penjualan. Catat uangnya hanya saat Anda menerbitkan faktur akhir atau bila akuntan Anda menyatakan pantas.
- Tidak mencantumkan tanggal kedaluwarsa. Harga tanpa batas waktu berisiko saat biaya bahan atau kurs bergerak.
- Mencampurnya dengan faktur uang muka. Jika Anda ingin uang sekarang, terbitkan faktur uang muka. Proforma saja tidak membuat catatan bersih tentang apa yang terutang pembeli.
- Menganggapnya memenuhi syarat bea cukai. Otoritas bea cukai menetapkan persyaratannya sendiri. Pastikan apa yang diterima negara tujuan Anda.
Daftar periksa sebelum mengirim
- Kata “Faktur Proforma” ada di bagian atas.
- Dokumen punya nomor rujukan sendiri dan tanggal masa berlaku.
- Rincian pembeli dan penjual, termasuk nomor pajak bila diperlukan, sudah benar.
- Setiap baris punya jumlah, harga satuan dan deskripsi yang bisa dicocokkan pembeli dengan pesanannya.
- Biaya perkiraan diberi label sebagai perkiraan.
- Mata uang, syarat pembayaran dan jumlah uang muka dinyatakan.
- Ada kalimat yang menyatakan ini bukan permintaan pembayaran.
- Anda tahu dokumen apa yang akan menyusul: faktur uang muka, faktur akhir, atau keduanya.
Di mana PayToMe berperan
Pembuat faktur proforma gratis sudah aktif hari ini dan memakai hitungan uang yang sama persis dengan alat PayToMe lainnya. PayToMe dalam beta publik, dan Via (beta), asisten, dapat menyusun faktur dari deskripsi pesanan. Mengubah proforma menjadi faktur akhir dengan satu ketukan sedang dalam pengembangan. Masuk ke PayToMe untuk mencobanya.
Sumber
Ini informasi umum, bukan nasihat hukum atau bea cukai. Pernyataan tentang faktur pro forma saat masuk barang berasal dari panduan U.S. Customs and Border Protection, Mengimpor ke Amerika Serikat. Panduan itu sudah lama, dan aturan bea cukai, cara pengajuan serta batas waktu berubah, jadi pastikan persyaratan terkini dengan CBP atau agen bea cukai berlisensi. Untuk perlakuan pajak atas uang muka dan pembayaran di muka, tanyakan kepada akuntan atau kantor pajak setempat Anda.