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Proformarechnung: was sie ist, wann Sie sie nutzen, und ein Beispiel
Eine Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung vor der Arbeit oder Lieferung: wann Sie sie nutzen, der Unterschied zur Handelsrechnung, ein Beispiel.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
Eine Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung, die einem Käufer mitteilt, was er voraussichtlich berechnet wird, bevor die Arbeit erledigt oder die Waren versandt werden. Sie sieht wie eine Rechnung aus, ist aber keine Zahlungsaufforderung und kein Verkauf auf Ihren Büchern. Sie stellen die Schlussrechnung später aus. Dieser Leitfaden erklärt, wann Sie eine nutzen, wie sie sich von einer Handelsrechnung unterscheidet, und was darauf stehen sollte.
Was eine Proformarechnung eigentlich ist
„Pro forma” ist Latein für „Formsache”. Im Geschäftsleben bedeutet es ein Dokument, das im Voraus auf Basis von Erwartungen erstellt wird. Eine Proformarechnung ist eine Aussage Ihrer beabsichtigten Gebühren, im Rechnungsformat, gesendet, bevor die Transaktion abgeschlossen ist.
Drei Dinge unterscheiden sie von einer regulären Rechnung.
- Sie ist ein Versprechen, keine Rechnung. Der Käufer ist noch nicht verpflichtet, den gezeigten Betrag zu bezahlen, es sei denn, Sie haben es vertraglich anders vereinbart.
- Sie ist kein Einnahmesatz. Die meisten Unternehmen verbuchen Erträge erst, wenn sie die Schlussrechnung stellen oder die Waren oder Dienstleistungen liefern.
- Sie kann sich ändern. Wenn der Auftrag wächst, die Frachtkosten steigen oder der Umfang sich ändert, aktualisieren Sie das Dokument oder stellen Sie ein neues aus.
Da sie wie eine Rechnung aussieht, können Käufer sie für Dinge nutzen, die ein einfacher Kostenvoranschlag nicht abdeckt: eine Bestellanfrage an ihre Finanzabteilung, die Beantragung einer Einfuhrgenehmigung, die Arrangeure eines Akkreditivs oder einer Banküberweisung aus einem Land mit Devisenkontrollen oder die Budgetgenehmigung.
Wann Sie eine Proformarechnung nutzen
Sie brauchen sie nicht für jeden Verkauf. Sie verdient ihren Platz in einigen Situationen.
Ausfuhr- und Einfuhraufträge
Ein Kunde im Ausland braucht oft ein Dokument mit den Waren, Mengen, Werten und Lieferbedingungen, bevor er bezahlen, eine Genehmigung beantragen oder seine Bank auffordern kann, Mittel freizugeben. Eine Proformarechnung gibt ihnen das. Für US-Einfuhren beschreibt die U.S. Customs and Border Protection eine Pro-forma-Rechnung als Alternative, die der Importeur bei der Einfuhr einreicht, wenn die Handelsrechnung nicht vorgelegt werden kann, wobei die tatsächliche Rechnung danach nachgereicht wird. Der Leitfaden weist darauf hin, dass sie dennoch genug Daten enthalten muss, um die Waren zu prüfen, zu klassifizieren und zu bewerten. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land und Sendung, fragen Sie daher Ihren Zollmakler oder die zuständige Stelle, bevor Sie sich darauf verlassen.
Große oder individuelle Aufträge, die Vorauszahlung benötigen
Wenn Sie nach Maß fertigen, wie Möbel, Beschilderung oder eine individuelle Softwarelizenz, möchten Sie vielleicht eine Anzahlung, bevor Sie Material kaufen. Eine Proformarechnung nennt den vollen Preis und die Anzahlung, die Sie verlangen. Der Käufer kann sie genehmigen, und Sie starten die Arbeit, wenn die Anzahlung eingeht.
Käufer, die Papierkram vor der Zahlung brauchen
Unternehmen können Geld oft nicht freigeben, ohne ein Dokument, das sie einer Zahlungsanforderung beifügen können. Eine Proformarechnung beantwortet das, ohne dass Sie eine echte Rechnung und eine Forderung erstellen müssen, die Sie später eventuell annullieren müssten.
Preise, die von einem zukünftigen Ereignis abhängen
Wenn der endgültige Gesamtbetrag von Fracht, Zollgebühren oder gemessenen Mengen abhängt, lässt eine Proformarechnung Sie eine geschätzte Zahl und die zugrunde liegenden Annahmen zeigen.
Proformarechnung vs. Handelsrechnung
Die Handelsrechnung ist die endgültige, verbindliche Rechnung für einen abgeschlossenen Verkauf. Im internationalen Handel ist sie auch das Hauptdokument, das der Zoll zur Bewertung und Klassifizierung der Waren nutzt. Die Proformarechnung kommt zuerst und ist nur eine Schätzung.
| Position | Proformarechnung | Handelsrechnung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor der Lieferung oder Versand | Bei oder nach Versand oder Abschluss |
| Zweck | Erwartete Kosten zeigen, Genehmigungen, Vorauszahlung oder Genehmigungen unterstützen | Zahlung erbitten und den tatsächlichen Verkauf dokumentieren |
| Verbindlich? | Normalerweise nicht, es sei denn, Sie vereinbaren etwas anderes | Ja, der Käufer schuldet den genannten Betrag |
| Als Verkauf verbucht? | In der Regel nein | Ja |
| Kann sich ändern? | Ja, frei | Nur durch eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung |
| Nummerierung | Separate Serie, wie PF-0001 | Ihre normale Rechnungsnummernserie |
Denken Sie daran als Generalprobe. Die Proformarechnung zeigt dem Käufer die Zahl, die Sie erwarten. Die Handelsrechnung ist die Aufführung, mit den tatsächlich versandten Mengen und den Endsummen.
Die formelle Definition lesen Sie im Glossareintrag Handelsrechnung und einen breiteren Vergleich von Rechnung und Quittungsdokumenten unter Rechnung vs. Quittung.
Was auf eine Proformarechnung gehört
Beginnen Sie mit allem, was auf eine normale Rechnung gehört, und fügen Sie dann die Felder hinzu, die eine Proformarechnung nützlich machen. Für die Basisliste sehen Sie was auf eine Rechnung gehört.
- Titel Sie deutlich. Setzen Sie „Proformarechnung” an die Top. Wenn sie für eine Schlussrechnung gehalten wird, könnte der Käufer doppelt bezahlen oder Ihr Steuerberater Erträge zu früh verbuchen.
- Fügen Sie eine Referenznummer und ein Datum hinzu. Nutzen Sie eine separate Serie und fügen Sie ein Gültigkeitsdatum hinzu.
- Identifizieren Sie beide Parteien. Enthalten Sie rechtliche Namen, Adressen und, wo relevant, Steuernummern oder Registrierungsnummern.
- Listen Sie die Waren oder Dienstleistungen auf. Geben Sie Beschreibungen, Mengen, Stückpreise und alle Einheiten an, damit der Käufer sie mit seiner Bestellung abgleichen kann.
- Zeigen Sie Kosten getrennt auf. Zwischensumme, Rabatte, Versand, Versicherung, Steuern oder Zölle, falls bekannt, und den Gesamtbetrag. Markieren Sie geschätzte Posten als Schätzungen.
- Nennen Sie die Bedingungen. Währung, Incoterms für internationale Verkäufe, Zahlungsziele, die Anzahlung, die Sie möchten, und wie der Käufer zahlen soll.
- Fügen Sie einen Disclaimer hinzu. Eine Zeile wie „Dies ist eine Proformarechnung und keine Zahlungsaufforderung” verhindert Verwirrung.
- Für die Ausfuhr fügen Sie Versanddetails hinzu. Herkunftsland, Verladehafen und einen Hinweis auf den Zweck des Dokuments, falls der Käufer danach gefragt hat.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Stellen Sie sich eine kleine Keramikwerkstatt vor, die einem Restaurant 40 individuelle Abendteller und 40 Schalen anbietet. Die Werkstatt möchte 50 Prozent vorab, um Glasur und Ton zu kaufen. Sie sendet diese Proformarechnung.
PF-0007 · Proforma · Harbor Clay Studio · gültig 14 Tage
| Position | Menge | Betrag |
|---|---|---|
| Individueller Abendteller, handglasiert | 40 | 1.120,00 $ |
| Individuelle Suppenschale, handglasiert | 40 | 780,00 $ |
| Kisten und lokale Lieferung | 1 | 85,00 $ |
| Gesamt | 1.985,00 $ | |
Häufige Fehler
- Sie als einziges Dokument verschicken. Eine Proformarechnung ist keine Schlussrechnung. Folgen Sie ihr immer mit einer echten Rechnung, sobald der Verkauf abgeschlossen ist.
- Die Nummerierungsserie teilen. Wenn Proformarechnungen Ihre Rechnungsnummern nutzen, hat Ihre echte Serie Lücken, die Prüfer und Steuerbehörden verwirren.
- Als Umsatz verbuchen. Es hat noch kein Verkauf stattgefunden. Verbuchen Sie das Geld erst, wenn Sie die Schlussrechnung stellen oder Ihr Steuerberater es für angemessen hält.
- Ein Ablaufdatum auslassen. Ein offener Preis ist ein Risiko, wenn sich Materialkosten oder Wechselkurse ändern.
- Mit einer Anzahlungsrechnung verwechseln. Wenn Sie jetzt Geld wollen, stellen Sie eine Anzahlungsrechnung aus. Eine Proformarechnung allein schafft keinen sauberen Nachweis darüber, was der Käufer schuldet.
- Annehmen, sie genügt für den Zoll. Zollbehörden setzen ihre eigenen Anforderungen an. Bestätigen Sie, was Ihr Bestimmungsland akzeptiert.
Checkliste, bevor Sie eine verschicken
- Die Worte „Proformarechnung” stehen an der Top.
- Sie hat eine eigene Referenznummer und ein Gültigkeitsdatum.
- Käufer- und Verkäuferdaten, einschließlich Steuer-IDs, wo erforderlich, sind korrekt.
- Jede Position hat eine Menge, einen Stückpreis und eine Beschreibung, die der Käufer mit seiner Bestellung abgleichen kann.
- Geschätzte Kosten sind als Schätzungen gekennzeichnet.
- Währung, Zahlungsziele und der Anzahlungsbetrag sind genannt.
- Es gibt eine Zeile, die besagt, dass es keine Zahlungsaufforderung ist.
- Sie wissen, welches Dokument als Nächstes kommt: eine Anzahlungsrechnung, eine Schlussrechnung oder beides.
Wo PayToMe ins Spiel kommt
Der kostenlose Proformarechnungsgenerator ist heute live und nutzt dieselbe exakte Geldrechnung wie PayToMe andere Tools. PayToMe befindet sich in der öffentlichen Beta, und Via (Beta), der Assistent, kann eine Rechnung aus einer Beschreibung des Auftrags entwerfen. Eine Proformarechnung mit einem Tipp in eine Schlussrechnung umzuwandeln ist in Entwicklung. Melden Sie sich bei PayToMe an, um es auszuprobieren.
Quellen
Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Zollberatung. Die Aussage zu Pro-forma-Rechnungen bei der Einfuhr stammt aus dem Leitfaden der U.S. Customs and Border Protection, Importing into the United States. Dieser Leitfaden ist älter, und Zollregeln, Einreichungsmethoden und Fristen ändern sich, bestätigen Sie daher die aktuellen Anforderungen bei der CBP oder einem lizenzierten Zollmakler. Für die steuerliche Behandlung von Anzahlungen und Vorauszahlungen fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihre lokale Steuerbehörde.