Factura proforma: qué es, cuándo usarla y un ejemplo

Una factura proforma es una factura preliminar que informa al comprador de lo que se le cobrará antes de realizar el trabajo o enviar los bienes. Se parece a una factura, pero no es una exigencia de pago ni una venta en tus libros. La factura final se emite después. Esta guía explica cuándo usarla, en qué se diferencia de una factura comercial y qué incluir.

Qué es realmente una factura proforma

“Pro forma” es latín y significa “por cuestión de forma”. En los negocios designa un documento preparado de antemano, basado en lo que se espera que ocurra. Una factura proforma es una declaración de tus cargos previstos, escrita en formato de factura y enviada antes de que se complete la transacción.

Tres cosas la distinguen de una factura normal.

• Es una promesa, no un cobro. El comprador aún no está obligado a pagar el importe indicado, salvo que lo hayan acordado en un contrato.
• No es un registro de ingresos. La mayoría de los negocios registra los ingresos solo al emitir la factura final o al entregar los bienes o servicios.
• Puede cambiar. Si el pedido crece, el costo del flete varía o cambia el alcance, actualizas el documento o emites uno nuevo.

Como se parece a una factura, los compradores pueden usarla para cosas que un simple presupuesto no cubre: pedir una orden de compra a su equipo de finanzas, solicitar una licencia de importación, gestionar una carta de crédito o una transferencia bancaria desde un país con controles de cambio, u obtener la aprobación del presupuesto.

Cuándo usar una factura proforma

No la necesitas en todas las ventas. Se justifica en unas pocas situaciones.

Pedidos de exportación e importación

Un comprador en el extranjero suele necesitar un documento con los bienes, las cantidades, los valores y las condiciones de envío antes de poder pagar, solicitar un permiso o pedir a su banco que libere fondos. Una factura proforma se lo da. En las importaciones a EE. UU., la agencia de Aduanas y Protección Fronteriza describe la factura proforma como una alternativa que el importador presenta en la entrada cuando no puede aportar la factura comercial, y la factura real se entrega después. La guía señala que aun así debe contener datos suficientes para examinar, clasificar y valorar los bienes. Los requisitos cambian según el país y el envío, así que consulta con tu agente aduanal o con el organismo correspondiente antes de confiar en una.

Pedidos grandes o a medida que requieren pago anticipado

Si fabricas por encargo, como muebles, rótulos o una licencia de software a medida, quizá quieras un anticipo antes de comprar los materiales. Una factura proforma indica el precio total y el anticipo que pides. El comprador puede aprobarla y tú empiezas a trabajar cuando llega el anticipo.

Compradores que necesitan documentación antes de pagar

Las empresas a menudo no pueden liberar dinero sin un documento que adjuntar a una solicitud de compra. Una factura proforma lo resuelve sin obligarte a crear una factura real y una cuenta por cobrar que quizá tengas que anular después.

Precios que dependen de un hecho futuro

Si el total final depende del flete, los aranceles o de cantidades medidas, una proforma te permite mostrar una cifra estimada y los supuestos que la respaldan.

Factura proforma vs factura comercial

La factura comercial es el cobro final y vinculante de una venta completada. En el comercio internacional también es el documento principal que usa la aduana para valorar y clasificar los bienes. La factura proforma va primero y es solo una estimación.

Concepto	Factura proforma	Factura comercial
Momento	Antes de la entrega o el envío	En el envío o la finalización, o después
Finalidad	Mostrar los cargos previstos, respaldar aprobaciones, pagos anticipados o permisos	Solicitar el pago y documentar la venta real
¿Vinculante?	Normalmente no, salvo que se acuerde otra cosa	Sí, el comprador debe el importe indicado
¿Se registra como venta?	Normalmente no	Sí
¿Puede cambiar?	Sí, libremente	Solo mediante una nota de crédito o una factura corregida
Numeración	Serie aparte, como PF-0001	Tu secuencia normal de facturas

Piénsalo como un ensayo. La proforma muestra al comprador la cifra que esperas. La factura comercial es la función, con las cantidades que realmente se enviaron y los totales finales.

Puedes leer la definición formal en la entrada del glosario sobre factura comercial, y una comparación más amplia entre documentos de cobro y de recibo en factura vs recibo.

Qué incluir en una factura proforma

Empieza con todo lo que lleva una factura normal y añade los campos que hacen útil una proforma. Para la lista base, consulta qué incluir en una factura.

Un ejemplo resuelto

Imagina un pequeño estudio de cerámica que presupuesta a un restaurante que quiere 40 platos llanos personalizados y 40 cuencos. El estudio quiere el 50 por ciento por adelantado para comprar esmalte y arcilla. Envía esta factura proforma.

Errores comunes

• Enviarla como único documento. Una proforma no es un cobro final. Haz siempre que la siga una factura real cuando la venta esté completa.
• Compartir la secuencia de numeración. Si las proformas usan los números de tus facturas, tu secuencia real tendrá huecos que confunden a auditores y autoridades fiscales.
• Registrarla como ingreso. No ha ocurrido ninguna venta. Registra el dinero solo cuando emitas la factura final o cuando tu contador lo indique.
• Omitir una fecha de vencimiento de la oferta. Un precio sin límite es un riesgo cuando cambian los costos de materiales o los tipos de cambio.
• Confundirla con una factura de anticipo. Si quieres dinero ahora, emite una factura de anticipo. Una proforma por sí sola no crea un registro limpio de lo que debe el comprador.
• Dar por hecho que satisface a la aduana. Las autoridades aduaneras fijan sus propios requisitos. Confirma qué acepta tu país de destino.

Lista de verificación antes de enviar una

• Las palabras “Factura proforma” están arriba.
• Tiene su propio número de referencia y una fecha de validez.
• Los datos del comprador y del vendedor, incluidos los números fiscales cuando se exigen, son correctos.
• Cada línea tiene una cantidad, un precio unitario y una descripción que el comprador puede cotejar con su pedido.
• Los costos estimados están marcados como estimaciones.
• Se indican la moneda, las condiciones de pago y el importe del anticipo.
• Hay una línea que dice que no es una solicitud de pago.
• Sabes qué documento vendrá después: una factura de anticipo, una factura final o ambas.

Dónde encaja PayToMe

El generador gratuito de facturas proforma ya está disponible y usa los mismos cálculos exactos de dinero que las demás herramientas de PayToMe. PayToMe está en beta pública, y Via (beta), el asistente, puede redactar una factura a partir de una descripción del pedido. Convertir una proforma en factura final con un toque está en desarrollo. Inicia sesión en PayToMe para probarlo.

Fuentes

Esta es información general, no asesoría legal ni aduanera. La afirmación sobre las facturas proforma en la entrada proviene de la guía de Aduanas y Protección Fronteriza de EE. UU., Importing into the United States. Esa guía es antigua, y las normas aduaneras, los métodos de presentación y los plazos cambian, así que confirma los requisitos vigentes con CBP o con un agente aduanal con licencia. Para el tratamiento fiscal de los anticipos y los pagos adelantados, consulta a tu contador o a tu agencia tributaria local.