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Facture proforma : ce qu'elle est, quand l'utiliser, et un exemple
Facture proforma préliminaire avant le travail ou l'expédition : quand l'utiliser, différence avec la facture commerciale, exemple.
Mis à jour le · Par PayToMe Editorial
Une facture proforma est une facture préliminaire qui dit à un acheteur ce qu’il sera facturé avant que le travail ne soit fait ou que les biens ne soient expédiés. Elle ressemble à une facture mais n’est pas une demande de paiement et n’est pas une vente sur vos livres. Vous émettez la facture finale plus tard. Ce guide explique quand en utiliser une, comment elle se distingue d’une facture commerciale, et quoi y mettre.
Ce qu’est réellement une facture proforma
« Pro forma » est latin pour « pour la forme ». Dans les affaires, cela signifie un document préparé à l’avance, basé sur ce qui est attendu. Une facture proforma est une déclaration de vos charges prévues, rédigée au format facture, envoyée avant que la transaction ne soit terminée.
Trois choses la distinguent d’une facture régulière.
- C’est une promesse, pas une facture. L’acheteur n’est pas encore obligé de payer le montant indiqué, sauf si vous en êtes convenus autrement dans un contrat.
- Ce n’est pas un registre de revenu. La plupart des entreprises enregistrent le revenu seulement quand elles émettent la facture finale ou livrent les biens ou services.
- Elle peut changer. Si la commande grossit, si les frais de port bougent ou si la portée évolue, vous mettez à jour le document ou en émettez un nouveau.
Comme elle ressemble à une facture, les acheteurs peuvent l’utiliser pour des choses qu’un simple devis ne couvre pas : demander un bon de commande à leur équipe financière, demander une licence d’importation, organiser un crédit documentaire ou un virement bancaire depuis un pays avec des contrôles de change, ou obtenir une approbation budgétaire.
Quand utiliser une facture proforma
Vous n’en avez pas besoin pour chaque vente. Elle gagne sa place dans quelques situations.
Commandes d’exportation et d’importation
Un acheteur à l’étranger a souvent besoin d’un document montrant les marchandises, les quantités, les valeurs et les conditions d’expédition avant de pouvoir payer, demander un permis ou demander à sa banque de libérer des fonds. Une facture proforma leur donne cela. Pour les importations aux États-Unis, l’U.S. Customs and Border Protection décrit une facture pro forma comme une alternative que l’importateur dépose à l’entrée lorsque la facture commerciale ne peut être produite, la facture réelle devant être fournie par la suite. Le guide note qu’elle doit encore contenir assez de données pour examiner, classer et évaluer les marchandises. Les exigences varient selon le pays et l’expédition, vérifiez donc avec votre courtier en douane ou l’agence concernée avant de vous y fier.
Grosses commandes ou commandes personnalisées nécessitant un paiement d’avance
Si vous fabriquez sur mesure, comme des meubles, des enseignes ou une licence logicielle personnalisée, vous pouvez vouloir un acompte avant d’acheter des matériaux. Une facture proforma indique le prix complet et l’acompte que vous demandez. L’acheteur peut l’approuver, et vous commencez le travail quand l’acompte arrive.
Acheteurs qui ont besoin de paperasse avant de payer
Les entreprises ne peuvent souvent pas débloquer l’argent sans un document à joindre à une demande de paiement. Une facture proforma répond à cela sans vous obliger à créer une vraie facture et une créance que vous devrez peut-être annuler plus tard.
Prix dépendant d’un événement futur
Si le total final dépend du fret, des droits de douane ou des quantités mesurées, une facture proforma vous permet de montrer un chiffre estimé et les hypothèses derrière.
Facture proforma contre facture commerciale
La facture commerciale est la facture finale et contraignante pour une vente terminée. Dans le commerce international, c’est aussi le document principal que les douanes utilisent pour évaluer et classer les marchandises. La facture proforma vient d’abord et n’est qu’une estimation.
| Article | Facture proforma | Facture commerciale |
|---|---|---|
| Moment | Avant la livraison ou l’expédition | À l’expédition ou à l’achèvement ou après |
| But | Montrer les charges prévues, soutenir les approbations, le prépaiement ou les permis | Demander le paiement et documenter la vente réelle |
| Contraignant ? | Normalement non, sauf accord contraire | Oui, l’acheteur doit le montant indiqué |
| Enregistré comme vente ? | Généralement non | Oui |
| Peut changer ? | Oui, librement | Seulement via un avoir ou une facture corrigée |
| Numérotation | Série séparée, comme PF-0001 | Votre séquence normale de numéros de facture |
Pensez-y comme à une répétition générale. La facture proforma montre à l’acheteur le chiffre que vous attendez. La facture commerciale est la représentation, avec les quantités réellement expédiées et les totaux finals.
Vous pouvez lire la définition formelle dans l’entrée de glossaire facture commerciale, et une comparaison plus large de documents de facture et de reçu sous facture contre reçu.
Quoi mettre sur une facture proforma
Commencez par tout ce qui va sur une facture normale, puis ajoutez les champs qui rendent une facture proforma utile. Pour la liste de base, voir ce qu’il faut inclure sur une facture.
- Intitulez-la clairement. Mettez « Facture proforma » en haut. Si elle est prise pour une facture finale, l’acheteur pourrait payer deux fois ou votre comptable pourrait comptabiliser le revenu trop tôt.
- Ajoutez une référence et une date. Utilisez une série séparée et ajoutez une date de validité.
- Identifiez les deux parties. Incluez les noms légaux, les adresses et, le cas échéant, les numéros fiscaux ou d’enregistrement.
- Listez les biens ou services. Donnez des descriptions, quantités, prix unitaires et toutes les unités, afin que l’acheteur puisse les faire correspondre à son bon de commande.
- Montrez les coûts séparément. Sous-total, rabais, frais de port, assurance, taxes ou droits si connus, et le total général. Marquez les articles estimés comme des estimations.
- Énoncez les conditions. Devise, Incoterms pour les ventes internationales, conditions de paiement, l’acompte que vous souhaitez, et comment l’acheteur doit payer.
- Ajoutez une mention de non-responsabilité. Une ligne comme « Ceci est une facture proforma et non une demande de paiement » évite la confusion.
- Pour l’exportation, ajoutez les détails d’expédition. Pays d’origine, port de chargement, et une note sur l’objet du document si l’acheteur en a fait la demande.
Un exemple chiffré
Imaginez un petit atelier de céramique qui propose à un restaurant 40 assiettes de dîner personnalisées et 40 bols. L’atelier veut 50 pour cent d’avance pour acheter l’émail et l’argile. Il envoie cette facture proforma.
PF-0007 · Proforma · Harbor Clay Studio · valide 14 jours
| Article | Qté | Montant |
|---|---|---|
| Assiette de dîner personnalisée, émaillée à la main | 40 | 1 120,00 $US |
| Bol à soupe personnalisé, émaillé à la main | 40 | 780,00 $US |
| Caisse et livraison locale | 1 | 85,00 $US |
| Total | 1 985,00 $US | |
Erreurs courantes
- L’envoyer comme seul document. Une facture proforma n’est pas une facture finale. Suivez-la toujours avec une vraie facture une fois la vente terminée.
- Partager la série de numéros. Si les factures proforma utilisent vos numéros de facture, votre séquence réelle aura des lacunes qui confondront les auditeurs et les autorités fiscales.
- L’enregistrer comme revenu. Aucune vente n’a eu lieu. Enregistrez l’argent seulement quand vous émettez la facture finale ou quand votre comptable le juge approprié.
- Oublier une date d’expiration. Un prix sans fin est un risque quand les coûts des matériaux ou les taux de change bougent.
- La confondre avec une facture d’acompte. Si vous voulez de l’argent maintenant, émettez une facture d’acompte. Une facture proforma seule ne crée pas un registre propre de ce que l’acheteur doit.
- Supposer qu’elle satisfait les douanes. Les autorités douanières fixent leurs propres exigences. Confirmez ce que votre pays de destination accepte.
Check-list avant d’en envoyer une
- Les mots « Facture proforma » sont en haut.
- Elle a sa propre référence et une date de validité.
- Les détails de l’acheteur et du vendeur, y compris les numéros fiscaux si requis, sont corrects.
- Chaque ligne a une quantité, un prix unitaire et une description que l’acheteur peut faire correspondre à sa commande.
- Les coûts estimés sont étiquetés comme des estimations.
- La devise, les conditions de paiement et le montant de l’acompte sont énoncés.
- Il y a une ligne disant que ce n’est pas une demande de paiement.
- Vous savez quel document suivra : une facture d’acompte, une facture finale, ou les deux.
Où PayToMe s’intègre
Le générateur de facture proforma gratuit est disponible aujourd’hui et utilise le même calcul monétaire exact que les autres outils de PayToMe. PayToMe est en bêta publique, et Via (bêta), l’assistant, peut rédiger une facture à partir d’une description de la commande. Convertir une proforma en facture finale d’une seule pression est en cours de développement. Connectez-vous à PayToMe pour l’essayer.
Sources
Ce sont des informations générales, et non un conseil juridique ou douanier. La déclaration sur les factures pro forma à l’entrée provient du guide de l’U.S. Customs and Border Protection, Importing into the United States. Ce guide est plus ancien, et les règles douanières, les méthodes de dépôt et les délais changent, confirmez donc les exigences actuelles auprès de la CBP ou d’un courtier en douane agréé. Pour le traitement fiscal des acomptes et des paiements d’avance, demandez à votre comptable ou à votre agence fiscale locale.