गाइड
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस: यह क्या है, कब इस्तेमाल करें, और एक उदाहरण
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस काम या शिपमेंट से पहले भेजा जाने वाला प्रारंभिक बिल है। जानें इसे कब इस्तेमाल करें, यह कमर्शियल इनवॉइस से कैसे अलग है, उसमें क्या लिखें, और जमा राशि वाला एक उदाहरण देखें।
अपडेट: · लेखक: PayToMe Editorial
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस क्या है? प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस एक प्रारंभिक इनवॉइस है जो ख़रीदार को बताता है कि काम पूरा होने या माल भेजे जाने से पहले उनसे क्या वसूला जाएगा। यह इनवॉइस जैसा दिखता है, पर भुगतान की माँग नहीं है और आपकी बही में बिक्री भी नहीं है। अंतिम इनवॉइस आप बाद में जारी करते हैं। यह गाइड बताती है कि इसे कब इस्तेमाल करें, यह कमर्शियल इनवॉइस से कैसे अलग है, और इस पर क्या लिखें।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस असल में क्या है
“प्रो फ़ॉर्मा” लैटिन है, जिसका अर्थ है “औपचारिकता के तौर पर”। कारोबार में इसका मतलब ऐसा दस्तावेज़ है जो पहले से तैयार किया गया हो, इस आधार पर कि क्या होने की उम्मीद है। प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस आपके इच्छित शुल्कों का विवरण है, इनवॉइस के प्रारूप में लिखा, लेन-देन पूरा होने से पहले भेजा गया।
तीन बातें इसे सामान्य इनवॉइस से अलग करती हैं।
- यह वादा है, बिल नहीं। ख़रीदार पर दिखाई गई राशि चुकाने की बाध्यता अभी नहीं है, जब तक आपने अनुबंध में कुछ और तय न किया हो।
- यह आय का रिकॉर्ड नहीं है। ज़्यादातर कारोबार राजस्व तभी दर्ज करते हैं जब वे अंतिम इनवॉइस जारी करें या माल या सेवाएँ डिलीवर करें।
- यह बदल सकता है। अगर ऑर्डर बढ़े, माल-भाड़ा बदले या काम का दायरा खिसके, तो आप दस्तावेज़ को अद्यतन करते हैं या नया जारी करते हैं।
चूँकि यह इनवॉइस जैसा दिखता है, ख़रीदार इसे उन कामों में इस्तेमाल कर सकते हैं जिन्हें साधारण कोटेशन नहीं निभाता: अपनी फ़ाइनेंस टीम से परचेज़ ऑर्डर माँगना, आयात लाइसेंस के लिए आवेदन करना, लेटर ऑफ़ क्रेडिट या विदेशी मुद्रा नियंत्रण वाले देश से बैंक ट्रांसफ़र का इंतज़ाम करना, या बजट की मंज़ूरी पाना।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस कब इस्तेमाल करें
हर बिक्री के लिए इसकी ज़रूरत नहीं। यह कुछ ही स्थितियों में अपनी जगह बनाता है।
निर्यात और आयात ऑर्डर
विदेश के ख़रीदार को अक्सर ऐसा दस्तावेज़ चाहिए होता है जो माल, मात्राएँ, मूल्य और शिपिंग शर्तें दिखाए, ताकि वे भुगतान कर सकें, परमिट के लिए आवेदन कर सकें या बैंक से पैसा जारी करने को कह सकें। प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस उन्हें यह देता है। अमेरिकी आयात के लिए, Customs and Border Protection प्रो फ़ॉर्मा इनवॉइस को ऐसा विकल्प बताता है जो आयातक एंट्री के समय दाख़िल करता है जब कमर्शियल इनवॉइस पेश नहीं किया जा सकता, और असली इनवॉइस बाद में देना होता है। गाइड में कहा गया है कि उसमें माल की जाँच, वर्गीकरण और मूल्यांकन के लिए पर्याप्त डेटा फिर भी होना चाहिए। ज़रूरतें देश और शिपमेंट के अनुसार बदलती हैं, इसलिए किसी पर भरोसा करने से पहले अपने कस्टम्स ब्रोकर या संबंधित एजेंसी से जाँच लें।
अग्रिम भुगतान वाले बड़े या कस्टम ऑर्डर
अगर आप ऑर्डर पर बनाते हैं, जैसे फ़र्नीचर, साइनबोर्ड या कस्टम सॉफ़्टवेयर लाइसेंस, तो सामग्री ख़रीदने से पहले आप जमा राशि चाहेंगे। प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पूरी क़ीमत और आपकी माँगी जमा राशि बताता है। ख़रीदार उसे मंज़ूर कर सकता है, और जमा राशि आने पर आप काम शुरू करते हैं।
जिन ख़रीदारों को भुगतान से पहले काग़ज़ चाहिए
कंपनियाँ अक्सर परचेज़ अनुरोध के साथ लगाने के लिए दस्तावेज़ के बिना पैसा जारी नहीं कर सकतीं। प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस इसका जवाब देता है, बिना आपको असली इनवॉइस और ऐसी प्राप्य राशि बनाने को मजबूर किए जिसे बाद में रद्द करना पड़ सकता है।
भविष्य की किसी घटना पर निर्भर क़ीमत
अगर अंतिम कुल राशि माल-भाड़े, कस्टम्स शुल्क या नापी गई मात्राओं पर निर्भर है, तो प्रोफ़ॉर्मा आपको अनुमानित आँकड़ा और उसके पीछे की मान्यताएँ दिखाने देता है।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बनाम कमर्शियल इनवॉइस
कमर्शियल इनवॉइस पूरी हुई बिक्री का अंतिम, बाध्यकारी बिल है। अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में यह वह मुख्य दस्तावेज़ भी है जिससे कस्टम्स माल का मूल्य और वर्गीकरण तय करता है। प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पहले आता है और सिर्फ़ एक अनुमान है।
| आइटम | प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस | कमर्शियल इनवॉइस |
|---|---|---|
| समय | डिलीवरी या शिपमेंट से पहले | शिपमेंट या काम पूरा होने पर या उसके बाद |
| उद्देश्य | अपेक्षित शुल्क दिखाना, मंज़ूरियों, अग्रिम भुगतान या परमिट में मदद करना | भुगतान माँगना और असली बिक्री का दस्तावेज़ बनाना |
| बाध्यकारी? | सामान्यतः नहीं, जब तक आप कुछ और तय न करें | हाँ, ख़रीदार पर बताई गई राशि बकाया है |
| बिक्री के रूप में दर्ज? | आमतौर पर नहीं | हाँ |
| क्या बदल सकता है? | हाँ, आसानी से | सिर्फ़ क्रेडिट मेमो या सुधारे हुए इनवॉइस से |
| क्रमांकन | अलग शृंखला, जैसे PF-0001 | आपका सामान्य इनवॉइस क्रम |
इसे रिहर्सल की तरह सोचें। प्रोफ़ॉर्मा ख़रीदार को वह संख्या दिखाता है जिसकी आप उम्मीद करते हैं। कमर्शियल इनवॉइस प्रदर्शन है, असल में भेजी गई मात्राओं और अंतिम कुल राशियों के साथ।
औपचारिक परिभाषा आप कमर्शियल इनवॉइस शब्दावली प्रविष्टि में पढ़ सकते हैं, और बिल व रसीद दस्तावेज़ों की व्यापक तुलना इनवॉइस बनाम रसीद में।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस में क्या शामिल करें
सामान्य इनवॉइस की हर चीज़ से शुरू करें, फिर वे फ़ील्ड जोड़ें जो प्रोफ़ॉर्मा को उपयोगी बनाते हैं। बुनियादी सूची के लिए इनवॉइस में क्या शामिल करें देखें।
- उसे साफ़ शीर्षक दें। सबसे ऊपर “Proforma Invoice” लिखें। अगर उसे अंतिम इनवॉइस समझ लिया गया, तो ख़रीदार दो बार भुगतान कर सकता है या आपका अकाउंटेंट राजस्व जल्दी दर्ज कर सकता है।
- संदर्भ नंबर और तारीख जोड़ें। अलग शृंखला इस्तेमाल करें और मान्यता की तारीख़ जोड़ें।
- दोनों पक्षों की पहचान दें। क़ानूनी नाम, पते और, जहाँ प्रासंगिक हो, टैक्स या पंजीकरण नंबर शामिल करें।
- माल या सेवाएँ सूचीबद्ध करें। विवरण, मात्राएँ, इकाई क़ीमतें और कोई इकाइयाँ दें, ताकि ख़रीदार उन्हें परचेज़ ऑर्डर से मिला सके।
- लागतें अलग दिखाएँ। उप-योग, छूट, शिपिंग, बीमा, ज्ञात हो तो टैक्स या शुल्क, और कुल योग। अनुमानित मदों को अनुमान के रूप में चिह्नित करें।
- शर्तें बताएँ। मुद्रा, अंतर्राष्ट्रीय बिक्री के लिए इनकोटर्म्स, भुगतान की शर्तें, आपकी माँगी जमा राशि, और ख़रीदार को कैसे भुगतान करना है।
- अस्वीकरण जोड़ें। “यह प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस है, भुगतान का अनुरोध नहीं” जैसी पंक्ति भ्रम रोकती है।
- निर्यात के लिए शिपिंग विवरण जोड़ें। मूल देश, लदान का बंदरगाह, और अगर ख़रीदार ने माँगा हो तो दस्तावेज़ के उद्देश्य पर एक नोट।
एक हल किया हुआ उदाहरण
सोचिए एक छोटा सिरेमिक स्टूडियो एक रेस्तराँ को कोटेशन देता है जिसे 40 कस्टम डिनर प्लेटें और 40 कटोरे चाहिए। स्टूडियो ग्लेज़ और मिट्टी ख़रीदने के लिए पहले 50 प्रतिशत चाहता है। वह यह प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस भेजता है।
PF-0007 · प्रोफ़ॉर्मा · Harbor Clay Studio · 14 दिन मान्य
| आइटम | मात्रा | राशि |
|---|---|---|
| कस्टम डिनर प्लेट, हाथ से ग्लेज़ की हुई | 40 | $1,120.00 |
| कस्टम सूप कटोरा, हाथ से ग्लेज़ किया हुआ | 40 | $780.00 |
| क्रेटिंग और स्थानीय डिलीवरी | 1 | $85.00 |
| कुल | $1,985.00 | |
आम गलतियाँ
- इसे एकमात्र दस्तावेज़ के रूप में भेजना। प्रोफ़ॉर्मा अंतिम बिल नहीं है। बिक्री पूरी होने पर हमेशा उसके बाद असली इनवॉइस भेजें।
- क्रमांकन की शृंखला साझा करना। अगर प्रोफ़ॉर्मा आपके इनवॉइस नंबर इस्तेमाल करें, तो आपके असली क्रम में खाली जगहें होंगी जो ऑडिटरों और टैक्स अधिकारियों को उलझाएँगी।
- इसे राजस्व के रूप में दर्ज करना। कोई बिक्री हुई ही नहीं। पैसा तभी दर्ज करें जब अंतिम इनवॉइस जारी करें या जब आपका अकाउंटेंट उचित बताए।
- समाप्ति तारीख़ छोड़ देना। सामग्री की लागत या विनिमय दरें बदलने पर खुली अवधि वाली क़ीमत जोखिम है।
- इसे जमा राशि इनवॉइस से उलझाना। अगर आप पैसा अभी चाहते हैं, तो जमा राशि इनवॉइस जारी करें। अकेला प्रोफ़ॉर्मा इसका साफ़ रिकॉर्ड नहीं बनाता कि ख़रीदार पर क्या बकाया है।
- मान लेना कि यह कस्टम्स को संतुष्ट करता है। कस्टम्स अधिकारी अपनी ज़रूरतें ख़ुद तय करते हैं। पुष्टि करें कि आपका गंतव्य देश क्या स्वीकार करता है।
भेजने से पहले चेकलिस्ट
- सबसे ऊपर “Proforma Invoice” शब्द हैं।
- उसका अपना संदर्भ नंबर और मान्यता की तारीख़ है।
- ख़रीदार और विक्रेता का विवरण, जहाँ ज़रूरी हो वहाँ टैक्स आईडी समेत, सही है।
- हर पंक्ति में मात्रा, इकाई क़ीमत और ऐसा विवरण है जिसे ख़रीदार अपने ऑर्डर से मिला सके।
- अनुमानित लागतों पर अनुमान का लेबल है।
- मुद्रा, भुगतान की शर्तें और जमा राशि बताई गई हैं।
- एक पंक्ति कहती है कि यह भुगतान का अनुरोध नहीं है।
- आप जानते हैं कि इसके बाद कौन-सा दस्तावेज़ आएगा: जमा राशि इनवॉइस, अंतिम इनवॉइस, या दोनों।
PayToMe कहाँ फ़िट होता है
मुफ़्त प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस जनरेटर आज लाइव है और वही सटीक पैसे का गणित इस्तेमाल करता है जो PayToMe के बाकी टूल करते हैं। PayToMe सार्वजनिक बीटा में है, और असिस्टेंट Via (बीटा) ऑर्डर के विवरण से इनवॉइस का मसौदा बना सकता है। प्रोफ़ॉर्मा को एक टैप में अंतिम इनवॉइस में बदलना विकास में है। आज़माने के लिए PayToMe में साइन इन करें।
स्रोत
यह सामान्य जानकारी है, क़ानूनी या कस्टम्स सलाह नहीं। एंट्री के समय प्रो फ़ॉर्मा इनवॉइस का कथन U.S. Customs and Border Protection की गाइड संयुक्त राज्य में आयात से लिया गया है। वह गाइड पुरानी है, और कस्टम्स नियम, फ़ाइलिंग के तरीके और समय-सीमाएँ बदलती रहती हैं, इसलिए मौजूदा ज़रूरतों की पुष्टि CBP या किसी लाइसेंसशुदा कस्टम्स ब्रोकर से करें। जमा राशि और अग्रिम भुगतान के टैक्स व्यवहार के लिए अपने अकाउंटेंट या स्थानीय टैक्स एजेंसी से पूछें।