Rehber
Proforma fatura: nedir, ne zaman kullanılır ve örnek
Proforma fatura nedir? İş veya sevkiyattan önce gönderilen ön faturadır. Ne zaman kullanılacağını, ticari faturadan farkını ve örneği görün.
Güncelleme: · Yazan: PayToMe Editorial
Proforma fatura, bir alıcıya iş yapılmadan veya mal sevk edilmeden önce kendisinden ne ücret alınacağını bildiren ön bir faturadır. Faturaya benzer ama bir ödeme talebi değildir ve defterlerinizde bir satış sayılmaz. Nihai faturayı daha sonra düzenlersiniz. Bu rehber, ne zaman kullanılacağını, ticari faturadan nasıl ayrıldığını ve üzerine nelerin yazılacağını açıklar.
Proforma fatura aslında nedir
“Pro forma” Latince “şekil gereği” anlamına gelir. İş dünyasında, beklenen duruma dayanarak önceden hazırlanmış belge demektir. Proforma fatura, işlem tamamlanmadan önce gönderilen, fatura biçiminde yazılmış, öngörülen ücretlerinizin beyanıdır.
Onu normal bir faturadan üç şey ayırır.
- Bir söz, fatura değil. Sözleşmede aksi kararlaştırılmadıkça alıcı gösterilen tutarı ödemekle henüz yükümlü değildir.
- Gelir kaydı değil. Çoğu işletme geliri yalnızca nihai faturayı düzenlediğinde veya mal ya da hizmeti teslim ettiğinde kaydeder.
- Değişebilir. Sipariş büyürse, nakliye maliyeti kayarsa veya kapsam değişirse belgeyi güncellersiniz ya da yenisini düzenlersiniz.
Faturaya benzediği için alıcılar onu sade bir teklifin kapsamadığı işlerde kullanabilir: finans ekiplerinden satın alma siparişi istemek, ithalat lisansı başvurusu yapmak, akreditif veya döviz kontrolü olan bir ülkeden banka havalesi ayarlamak ya da bütçe onayı almak.
Proforma fatura ne zaman kullanılır
Her satış için ona ihtiyacınız yok. Bir avuç durumda yerini hak eder.
İhracat ve ithalat siparişleri
Yurt dışındaki bir alıcı, ödeme yapmadan, izin için başvurmadan veya bankasından fon çıkışı istemeden önce çoğu zaman malları, miktarları, değerleri ve sevkiyat koşullarını gösteren bir belgeye ihtiyaç duyar. Proforma fatura bunu sağlar. ABD ithalatlarında Gümrük ve Sınır Koruma, ticari faturanın sunulamadığı durumlarda ithalatçının girişte verdiği bir alternatif olarak proforma faturayı tanımlar; asıl fatura sonradan teslim edilir. Rehber, belgenin malları incelemeye, sınıflandırmaya ve değerlemeye yetecek veriyi yine de içermesi gerektiğini belirtir. Gereksinimler ülkeye ve sevkiyata göre değişir; birine güvenmeden önce gümrük müşavirinize veya ilgili kuruma danışın.
Ön ödeme gerektiren büyük veya özel siparişler
Siparişe göre üretiyorsanız, örneğin mobilya, tabela veya özel bir yazılım lisansı, malzeme almadan önce kapora isteyebilirsiniz. Proforma fatura, tam fiyatı ve istediğiniz kaporayı belirtir. Alıcı onaylayabilir ve kapora geldiğinde işe başlarsınız.
Ödemeden önce evraka ihtiyaç duyan alıcılar
Şirketler, bir satın alma talebine eklenecek bir belge olmadan çoğu zaman para çıkışı yapamaz. Proforma fatura, sizi gerçek bir fatura ve sonradan iptal etmeniz gerekebilecek bir alacak oluşturmaya zorlamadan buna yanıt verir.
Fiyatı gelecekteki bir olaya bağlı olan işler
Nihai toplam nakliyeye, gümrük vergilerine veya ölçülen miktarlara bağlıysa proforma, tahmini bir rakamı ve ardındaki varsayımları göstermenizi sağlar.
Proforma fatura ve ticari fatura
Ticari fatura, tamamlanmış bir satış için nihai, bağlayıcı faturadır. Uluslararası ticarette aynı zamanda gümrüğün malları değerlemek ve sınıflandırmak için kullandığı ana belgedir. Proforma fatura önce gelir ve yalnızca bir tahmindir.
| Kalem | Proforma fatura | Ticari fatura |
|---|---|---|
| Zamanlama | Teslimat veya sevkiyattan önce | Sevkiyatta veya tamamlandıktan sonra |
| Amaç | Beklenen ücretleri göstermek; onayları, ön ödemeyi veya izinleri desteklemek | Ödeme istemek ve gerçek satışı belgelemek |
| Bağlayıcı mı? | Normalde değil, aksi kararlaştırılmadıkça | Evet, alıcı belirtilen tutarı borçludur |
| Satış olarak kaydedilir mi? | Genellikle hayır | Evet |
| Değişebilir mi? | Evet, serbestçe | Yalnızca alacak dekontu veya düzeltilmiş bir faturayla |
| Numaralandırma | PF-0001 gibi ayrı bir seri | Normal fatura diziniz |
Bunu bir prova gibi düşünün. Proforma alıcıya beklediğiniz rakamı gösterir. Ticari fatura gösteridir; gerçekten sevk edilen miktarlar ve nihai toplamlarla.
Resmi tanımı ticari fatura sözlüğü maddesinde, fatura ve makbuz belgelerinin daha geniş bir karşılaştırmasını ise fatura ve makbuz yazısında okuyabilirsiniz.
Proforma faturada neler bulunmalı
Normal bir faturadaki her şeyle başlayın, ardından proformayı yararlı kılan alanları ekleyin. Temel liste için faturada neler bulunmalı yazısına bakın.
- Net bir başlık verin. En üste “Proforma Fatura” yazın. Nihai fatura sanılırsa alıcı iki kez ödeyebilir veya muhasebeciniz geliri erken kaydedebilir.
- Bir referans numarası ve tarih ekleyin. Ayrı bir seri kullanın ve bir geçerlilik tarihi ekleyin.
- İki tarafı da tanımlayın. Yasal adları, adresleri ve gerekiyorsa vergi veya sicil numaralarını yazın.
- Mal veya hizmetleri listeleyin. Açıklamaları, miktarları, birim fiyatları ve varsa birimleri verin; alıcı bunları satın alma siparişiyle eşleştirebilsin.
- Maliyetleri ayrı gösterin. Ara toplam, indirimler, nakliye, sigorta, biliniyorsa vergiler veya gümrük vergileri ve genel toplam. Tahmini kalemleri tahmin olarak işaretleyin.
- Koşulları belirtin. Para birimi, uluslararası satışlar için incoterms, ödeme koşulları, istediğiniz kapora ve alıcının nasıl ödeyeceği.
- Bir uyarı notu ekleyin. “Bu bir proforma faturadır ve ödeme talebi değildir” gibi bir satır karışıklığı önler.
- İhracat için sevkiyat bilgilerini ekleyin. Menşe ülke, yükleme limanı ve alıcı istediyse belgenin amacına dair bir not.
Çalışılmış bir örnek
Bir restoranın 40 özel yemek tabağı ve 40 kase istediği, teklif veren küçük bir seramik atölyesini düşünün. Atölye, sır ve kil almak için peşin yüzde 50 ister. Bu proforma faturayı gönderir.
PF-0007 · Proforma · Harbor Clay Studio · 14 gün geçerli
| Kalem | Miktar | Tutar |
|---|---|---|
| Özel yemek tabağı, elde sırlanmış | 40 | $1.120,00 |
| Özel çorba kasesi, elde sırlanmış | 40 | $780,00 |
| Sandıklama ve yerel teslimat | 1 | $85,00 |
| Toplam | $1.985,00 | |
Sık yapılan hatalar
- Tek belge olarak göndermek. Proforma nihai bir fatura değildir. Satış tamamlanınca her zaman gerçek bir faturayla takip edin.
- Numaralandırma dizisini paylaşmak. Proformalar fatura numaralarınızı kullanırsa, gerçek diziniz denetçileri ve vergi idarelerini şaşırtan boşluklar içerir.
- Gelir olarak kaydetmek. Henüz bir satış olmadı. Parayı yalnızca nihai faturayı düzenlediğinizde veya muhasebeciniz uygun gördüğünde kaydedin.
- Son kullanma tarihini yazmamak. Malzeme maliyetleri veya döviz kurları oynadığında süresiz bir fiyat risktir.
- Kapora faturasıyla karıştırmak. Parayı şimdi istiyorsanız bir kapora faturası düzenleyin. Tek başına proforma, alıcının neyi borçlu olduğuna dair temiz bir kayıt oluşturmaz.
- Gümrüğü karşıladığını varsaymak. Gümrük idareleri kendi gereksinimlerini belirler. Varış ülkenizin neyi kabul ettiğini doğrulayın.
Göndermeden önce kontrol listesi
- En üstte “Proforma Fatura” sözcükleri var.
- Kendi referans numarası ve bir geçerlilik tarihi var.
- Alıcı ve satıcı bilgileri, gerekli yerlerde vergi numaraları dahil, doğru.
- Her satırın bir miktarı, birim fiyatı ve alıcının siparişiyle eşleştirebileceği bir açıklaması var.
- Tahmini maliyetler tahmin olarak etiketlenmiş.
- Para birimi, ödeme koşulları ve kapora tutarı belirtilmiş.
- Bunun bir ödeme talebi olmadığını söyleyen bir satır var.
- Hangi belgenin takip edeceğini biliyorsunuz: bir kapora faturası, bir nihai fatura veya ikisi.
Proforma faturanın en önemli sınırı, bir ödeme talebi olmamasıdır. Müşteri onayladığında ya da siz iş veya sevkiyatı tamamladığınızda, aynı kalemleri ve tutarları taşıyan nihai bir fatura düzenlemeniz gerekir. Proformadaki rakamlarla nihai faturadaki rakamları birebir eşleştirmek, müşterinin finans ekibinin ve gümrük memurunun sorularını azaltır. Fiyat, kur veya kapsam değiştiyse, bu farkı nihai faturada kısa bir notla açıklayın.
PayToMe nerede devreye girer
Ücretsiz proforma fatura oluşturucu bugün yayında ve PayToMe’nin diğer araçlarının kullandığı aynı kesin para hesabını kullanır. PayToMe herkese açık beta aşamasındadır ve asistan Via (beta), siparişin bir tarifinden fatura taslağı hazırlayabilir. Bir proformayı tek dokunuşla nihai faturaya çevirmek geliştirme aşamasındadır. Denemek için PayToMe’ye giriş yapın.
Kaynaklar
Bu genel bilgidir; hukuki veya gümrük tavsiyesi değildir. Girişte proforma faturalara ilişkin ifade, ABD Gümrük ve Sınır Koruma’nın Amerika Birleşik Devletleri’ne İthalat rehberinden alınmıştır. Bu rehber eskidir; gümrük kuralları, bildirim yöntemleri ve süre sınırları değişir, bu yüzden güncel gereksinimleri CBP veya lisanslı bir gümrük müşaviriyle doğrulayın. Kaporaların ve avans ödemelerin vergi işleyişi için mali müşavirinize veya yerel vergi idarenize danışın.