Fatura proforma: o que é, quando usar e um exemplo

Uma fatura proforma é uma fatura preliminar que informa ao comprador o que será cobrado antes de o trabalho ser feito ou de os produtos serem enviados. Ela se parece com uma fatura, mas não é uma exigência de pagamento e não é uma venda nos seus livros. A fatura final vem depois. Este guia explica quando usar uma, como ela difere de uma fatura comercial e o que colocar nela.

O que uma fatura proforma realmente é

“Pro forma” é latim para “por uma questão de forma.” Nos negócios, significa um documento preparado com antecedência, com base no que se espera que aconteça. Uma fatura proforma é uma declaração das cobranças pretendidas, escrita no formato de fatura e enviada antes de a transação ser concluída.

Três coisas a diferenciam de uma fatura comum.

• É uma promessa, não uma cobrança. O comprador ainda não é obrigado a pagar o valor indicado, a menos que vocês tenham combinado o contrário em contrato.
• Não é um registro de receita. A maioria das empresas registra a receita somente quando emite a fatura final ou entrega os produtos ou serviços.
• Pode mudar. Se o pedido crescer, o custo do frete se alterar ou o escopo mudar, você atualiza o documento ou emite um novo.

Como se parece com uma fatura, o comprador pode usá-la para coisas que um simples orçamento não cobre: pedir uma ordem de compra à equipe financeira, solicitar uma licença de importação, providenciar uma carta de crédito ou uma transferência bancária de um país com controle cambial, ou obter aprovação de orçamento.

Quando usar uma fatura proforma

Você não precisa de uma em toda venda. Ela se justifica em algumas situações.

Pedidos de exportação e importação

Um comprador no exterior muitas vezes precisa de um documento com os produtos, quantidades, valores e condições de envio antes de poder pagar, pedir uma licença ou solicitar ao banco a liberação dos fundos. Uma fatura proforma lhe dá isso. Nas importações para os EUA, a Customs and Border Protection descreve a fatura pro forma como uma alternativa que o importador apresenta na entrada quando a fatura comercial não pode ser produzida, com a fatura real devida depois. O guia observa que ela ainda deve conter dados suficientes para examinar, classificar e avaliar os produtos. Os requisitos mudam por país e por embarque, então consulte o seu despachante aduaneiro ou o órgão competente antes de contar com uma.

Pedidos grandes ou personalizados que exigem pagamento antecipado

Se você produz sob encomenda, como móveis, letreiros ou uma licença de software personalizada, talvez queira um sinal antes de comprar os materiais. Uma fatura proforma informa o preço total e o sinal que você pede. O comprador pode aprová-la e você começa o trabalho quando o sinal chegar.

Compradores que precisam de documentação antes de pagar

As empresas muitas vezes não conseguem liberar dinheiro sem um documento para anexar a um pedido de compra. Uma fatura proforma atende a isso sem obrigar você a criar uma fatura real e um valor a receber que talvez precise cancelar depois.

Preços que dependem de um evento futuro

Se o total final depende de frete, taxas alfandegárias ou quantidades medidas, uma proforma permite mostrar um valor estimado e as premissas por trás dele.

Fatura proforma vs fatura comercial

A fatura comercial é a cobrança final e vinculante de uma venda concluída. No comércio internacional, é também o principal documento que a alfândega usa para avaliar e classificar os produtos. A fatura proforma vem primeiro e é apenas uma estimativa.

Item da tabela	Fatura proforma	Fatura comercial
Momento	Antes da entrega ou do embarque	No embarque ou na conclusão, ou depois
Finalidade	Mostrar as cobranças esperadas, apoiar aprovações, pagamento antecipado ou licenças	Pedir o pagamento e documentar a venda real
Vinculante?	Normalmente não, a menos que se combine o contrário	Sim, o comprador deve o valor indicado
Registrada como venda?	Em geral, não	Sim
Pode mudar?	Sim, livremente	Somente por uma nota de crédito ou uma fatura corrigida
Numeração	Série separada, como PF-0001	Sua sequência normal de faturas

Pense nela como um ensaio. A proforma mostra ao comprador o número que você espera. A fatura comercial é a apresentação, com as quantidades que realmente foram enviadas e os totais finais.

Você pode ler a definição formal no verbete do glossário sobre fatura comercial e uma comparação mais ampla entre documentos de cobrança e de recebimento em fatura vs recibo.

O que incluir em uma fatura proforma

Comece com tudo o que há em uma fatura normal e acrescente os campos que tornam a proforma útil. Para a lista básica, veja o que incluir em uma fatura.

Um exemplo prático

Imagine um pequeno estúdio de cerâmica fazendo um orçamento para um restaurante que quer 40 pratos de jantar personalizados e 40 tigelas. O estúdio quer 50 por cento adiantado para comprar esmalte e argila. Ele envia esta fatura proforma.

Erros comuns

• Enviá-la como único documento. Uma proforma não é uma cobrança final. Sempre a faça seguir de uma fatura real quando a venda for concluída.
• Compartilhar a sequência de numeração. Se as proformas usarem os números das suas faturas, a sequência real terá lacunas que confundem auditores e autoridades fiscais.
• Registrá-la como receita. Nenhuma venda aconteceu. Registre o dinheiro somente quando emitir a fatura final ou quando o seu contador disser que é apropriado.
• Deixar de fora a data de validade. Um preço sem prazo é um risco quando os custos dos materiais ou o câmbio mudam.
• Confundi-la com uma fatura de sinal. Se você quer dinheiro agora, emita uma fatura de sinal. Uma proforma sozinha não cria um registro limpo do que o comprador deve.
• Supor que ela satisfaz a alfândega. As autoridades aduaneiras definem seus próprios requisitos. Confirme o que o seu país de destino aceita.

Checklist antes de enviar

• As palavras “Fatura proforma” estão no topo.
• Ela tem um número de referência próprio e uma data de validade.
• Os dados do comprador e do vendedor, incluindo os números fiscais quando exigidos, estão corretos.
• Cada linha tem uma quantidade, um preço unitário e uma descrição que o comprador consiga associar ao seu pedido.
• Os custos estimados estão identificados como estimativas.
• Moeda, prazos de pagamento e valor do sinal estão indicados.
• Há uma linha dizendo que não é um pedido de pagamento.
• Você sabe qual documento virá depois: uma fatura de sinal, uma fatura final ou ambas.

Onde o PayToMe entra

O gerador de fatura proforma gratuito já está no ar e usa a mesma matemática exata de valores que as outras ferramentas do PayToMe. O PayToMe está em beta público, e a Via (beta), a assistente, pode redigir uma fatura a partir da descrição do pedido. Converter uma proforma em fatura final com um toque está em desenvolvimento. Entre no PayToMe para experimentar.

Fontes

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico ou aduaneiro. A afirmação sobre faturas pro forma na entrada vem do guia da U.S. Customs and Border Protection, Importing into the United States. Esse guia é antigo, e as regras aduaneiras, os métodos de declaração e os prazos mudam, então confirme os requisitos atuais com a CBP ou com um despachante aduaneiro licenciado. Para o tratamento tributário de sinais e adiantamentos, pergunte ao seu contador ou à sua autoridade fiscal local.