গাইড
প্রফর্মা ইনভয়েস: এটি কী, কখন ব্যবহার করবেন এবং একটি উদাহরণ
প্রফর্মা ইনভয়েস হলো কাজ বা ডেলিভারির আগের একটি অস্থায়ী ইনভয়েস: কখন ব্যবহার করবেন, কমার্শিয়াল ইনভয়েস থেকে এর পার্থক্য, প্রফর্মা ইনভয়েসে কী কী রাখবেন এবং অগ্রিমসহ একটি কাজের উদাহরণ।
হালনাগাদ · লিখেছেন PayToMe Editorial
প্রফর্মা ইনভয়েস একটি অস্থায়ী ইনভয়েস, যা কাজ শেষ হওয়ার বা পণ্য পাঠানোর আগে ক্রেতাকে জানায় তাঁকে কত চার্জ করা হবে বলে আশা করা হচ্ছে। এটি দেখতে ইনভয়েসের মতো, কিন্তু পেমেন্টের অনুরোধ নয় এবং আপনার খাতায় কোনো বিক্রি নয়। চূড়ান্ত ইনভয়েস আপনি পরে দেবেন। এই গাইড বলে কখন একটি ব্যবহার করবেন, কমার্শিয়াল ইনভয়েস থেকে এর পার্থক্য কী এবং এতে কী থাকা উচিত।
প্রফর্মা ইনভয়েস আসলে কী
“প্রো ফর্মা” ল্যাটিন শব্দ, যার অর্থ “আনুষ্ঠানিকতার খাতিরে”। ব্যবসায় এর মানে প্রত্যাশার ভিত্তিতে আগেভাগে তৈরি নথি। প্রফর্মা ইনভয়েস হলো আপনার অভিপ্রেত চার্জের একটি বিবৃতি, ইনভয়েসের বিন্যাসে, লেনদেন শেষ হওয়ার আগে পাঠানো।
তিনটি জিনিস একে সাধারণ ইনভয়েস থেকে আলাদা করে।
- এটি একটি প্রতিশ্রুতি, বিল নয়। চুক্তিতে অন্যথা না থাকলে ক্রেতা এখনও দেখানো অঙ্ক দিতে বাধ্য নন।
- এটি আয় হিসেবে খাতায় ওঠে না। বেশিরভাগ ব্যবসা চূড়ান্ত ইনভয়েস দেওয়ার বা পণ্য বা সেবা সরবরাহের পরেই আয় তোলে।
- এটি বদলাতে পারে। কাজ বাড়লে, মালবহন খরচ বাড়লে বা পরিধি বদলালে নথিটি হালনাগাদ করুন বা নতুন একটি দিন।
যেহেতু এটি ইনভয়েসের মতো দেখতে, ক্রেতারা এটি এমন কাজে লাগাতে পারেন যা সাধারণ কোটেশন পারে না: নিজেদের অর্থ বিভাগে ক্রয়ের অনুরোধ, আমদানির অনুমতির আবেদন, লেটার অব ক্রেডিট বা বিদেশি মুদ্রা নিয়ন্ত্রণ আছে এমন দেশ থেকে ব্যাংক ট্রান্সফারের ব্যবস্থা, বা বাজেট অনুমোদন।
কখন প্রফর্মা ইনভয়েস ব্যবহার করবেন
প্রতিটি বিক্রিতে এটি লাগে না। কয়েকটি পরিস্থিতিতে এটি নিজের জায়গা অর্জন করে।
রপ্তানি ও আমদানির অর্ডার
বিদেশের ক্লায়েন্টের প্রায়ই এমন একটি নথি লাগে যাতে পণ্য, পরিমাণ, মূল্য ও ডেলিভারির শর্ত থাকে, যাতে তিনি পরিশোধ করতে, অনুমতির আবেদন করতে বা ব্যাংককে অর্থ ছাড়তে বলতে পারেন। প্রফর্মা ইনভয়েস তাঁকে তা দেয়। যুক্তরাষ্ট্রের আমদানির ক্ষেত্রে U.S. Customs and Border Protection প্রো-ফর্মা ইনভয়েসকে এমন বিকল্প বলে যা আমদানিকারক কমার্শিয়াল ইনভয়েস দিতে না পারলে আমদানির সময় জমা দেন, আর আসল ইনভয়েস পরে জমা হয়। নির্দেশিকাটি উল্লেখ করে, তবুও এতে পণ্য যাচাই, শ্রেণিবদ্ধ ও মূল্যায়নের মতো যথেষ্ট তথ্য থাকতে হবে। প্রয়োজনীয়তা দেশ ও চালানভেদে আলাদা, তাই নির্ভর করার আগে আপনার কাস্টমস ব্রোকার বা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষকে জিজ্ঞাসা করুন।
বড় বা কাস্টম অর্ডার, যেখানে অগ্রিম দরকার
আপনি ফরমায়েশি জিনিস বানালে, যেমন আসবাব, সাইনেজ বা কাস্টম সফটওয়্যার লাইসেন্স, উপকরণ কেনার আগে অগ্রিম চাইতে পারেন। প্রফর্মা ইনভয়েসে পুরো দাম এবং আপনি যে অগ্রিম চান তা থাকে। ক্রেতা অনুমোদন দিতে পারেন, আর অগ্রিম এলে আপনি কাজ শুরু করেন।
যে ক্রেতাদের পেমেন্টের আগে কাগজ লাগে
কোম্পানিগুলো প্রায়ই পেমেন্ট অনুরোধের সঙ্গে জুড়ে দেওয়ার মতো নথি ছাড়া অর্থ ছাড়তে পারে না। প্রফর্মা ইনভয়েস সেই প্রয়োজন মেটায়, আপনাকে আসল ইনভয়েস এবং এমন পাওনা তৈরি করতে হয় না যা পরে বাতিল করার দরকার হতে পারে।
যে দাম ভবিষ্যতের কোনো ঘটনার ওপর নির্ভর করে
চূড়ান্ত মোট অঙ্ক মালবহন, শুল্ক বা মাপা পরিমাণের ওপর নির্ভর করলে প্রফর্মা ইনভয়েসে আপনি একটি আনুমানিক অঙ্ক এবং তার ভিত্তি ধারণাগুলো দেখাতে পারেন।
প্রফর্মা ইনভয়েস বনাম কমার্শিয়াল ইনভয়েস
কমার্শিয়াল ইনভয়েস সম্পন্ন বিক্রির চূড়ান্ত, বাধ্যতামূলক ইনভয়েস। আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে এটি এমন প্রধান নথি যা কাস্টমস পণ্যের মূল্য নির্ধারণ ও শ্রেণিবিন্যাসে ব্যবহার করে। প্রফর্মা ইনভয়েস আগে আসে এবং শুধু একটি আনুমানিক হিসাব।
| আইটেম | প্রফর্মা ইনভয়েস | কমার্শিয়াল ইনভয়েস |
|---|---|---|
| সময় | ডেলিভারি বা শিপিংয়ের আগে | শিপিং বা সম্পন্ন হওয়ার সময় বা পরে |
| উদ্দেশ্য | প্রত্যাশিত খরচ দেখানো, অনুমোদন, অগ্রিম বা অনুমতিতে সহায়তা | পেমেন্ট চাওয়া এবং প্রকৃত বিক্রি নথিভুক্ত করা |
| বাধ্যতামূলক? | সাধারণত না, আপনি অন্যথা সম্মত না হলে | হ্যাঁ, ক্রেতা উল্লিখিত অঙ্ক দিতে বাধ্য |
| বিক্রি হিসেবে খাতায় তোলা? | সাধারণত না | হ্যাঁ |
| বদলাতে পারে? | হ্যাঁ, অবাধে | কেবল ক্রেডিট নোট বা সংশোধিত ইনভয়েসের মাধ্যমে |
| নম্বরিং | আলাদা ধারা, যেমন PF-0001 | আপনার স্বাভাবিক ইনভয়েস নম্বরের ধারা |
এটিকে ড্রেস রিহার্সাল ভাবুন। প্রফর্মা ইনভয়েস ক্রেতাকে সেই অঙ্ক দেখায় যা আপনি আশা করছেন। কমার্শিয়াল ইনভয়েস হলো মূল অনুষ্ঠান, প্রকৃত পাঠানো পরিমাণ ও চূড়ান্ত মোটসহ।
আনুষ্ঠানিক সংজ্ঞার জন্য কমার্শিয়াল ইনভয়েস শব্দকোষ এন্ট্রি পড়ুন, আর ইনভয়েস ও রসিদ নথির বিস্তৃত তুলনার জন্য দেখুন ইনভয়েস বনাম রসিদ।
প্রফর্মা ইনভয়েসে কী থাকা উচিত
সাধারণ ইনভয়েসে যা থাকে তা দিয়ে শুরু করুন, তারপর প্রফর্মা ইনভয়েসকে কার্যকর করে এমন ঘরগুলো যোগ করুন। মূল তালিকার জন্য দেখুন ইনভয়েসে কী রাখবেন।
- স্পষ্টভাবে শিরোনাম দিন। একেবারে ওপরে “প্রফর্মা ইনভয়েস” লিখুন। এটিকে চূড়ান্ত ইনভয়েস ভাবলে ক্রেতা দুবার পরিশোধ করতে পারেন বা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট আয় আগেভাগে খাতায় তুলতে পারেন।
- রেফারেন্স নম্বর ও তারিখ যোগ করুন। আলাদা ধারা ব্যবহার করুন এবং মেয়াদের তারিখ যোগ করুন।
- দুই পক্ষকে চিহ্নিত করুন। আইনি নাম, ঠিকানা এবং যেখানে প্রাসঙ্গিক, ট্যাক্স বা নিবন্ধন নম্বর দিন।
- পণ্য বা সেবার তালিকা দিন। বিবরণ, পরিমাণ, একক দাম এবং সব একক দিন, যাতে ক্রেতা নিজের অর্ডারের সঙ্গে মেলাতে পারেন।
- খরচগুলো আলাদাভাবে দেখান। সাবটোটাল, ছাড়, শিপিং, বিমা, জানা থাকলে ট্যাক্স বা শুল্ক, এবং মোট। আনুমানিক আইটেমগুলোকে আনুমানিক হিসেবে চিহ্নিত করুন।
- শর্তগুলো উল্লেখ করুন। মুদ্রা, আন্তর্জাতিক বিক্রির জন্য Incoterms, পেমেন্ট শর্ত, আপনি যে অগ্রিম চান এবং ক্রেতা কীভাবে পরিশোধ করবেন।
- একটি ডিসক্লেইমার যোগ করুন। “এটি একটি প্রফর্মা ইনভয়েস, পেমেন্টের অনুরোধ নয়” এমন একটি লাইন বিভ্রান্তি আটকায়।
- রপ্তানির জন্য শিপিংয়ের তথ্য দিন। উৎপত্তির দেশ, লোডিং বন্দর এবং ক্রেতা চাইলে নথির উদ্দেশ্যের একটি নোট।
একটি কষা উদাহরণ
একটি ছোট মৃৎশিল্প কারখানা একটি রেস্তোরাঁকে 40টি কাস্টম ডিনার প্লেট ও 40টি বাটি দেওয়ার প্রস্তাব করছে। কারখানা গ্লেজ ও কাদামাটি কিনতে আগে 50 শতাংশ চায়। তারা এই প্রফর্মা ইনভয়েস পাঠায়।
PF-0007 · প্রফর্মা · Harbor Clay Studio · 14 দিন বৈধ
| আইটেম | পরিমাণ | মূল্য |
|---|---|---|
| কাস্টম ডিনার প্লেট, হাতে গ্লেজ করা | 40 | 1,120.00 US$ |
| কাস্টম স্যুপ বাটি, হাতে গ্লেজ করা | 40 | 780.00 US$ |
| বাক্সবন্দি ও স্থানীয় ডেলিভারি | 1 | 85.00 US$ |
| মোট | 1,985.00 US$ | |
সাধারণ ভুল
- এটিকেই একমাত্র নথি হিসেবে পাঠানো। প্রফর্মা ইনভয়েস চূড়ান্ত ইনভয়েস নয়। বিক্রি সম্পন্ন হলে সবসময় একটি আসল ইনভয়েস দিন।
- নম্বরের ধারা ভাগ করা। প্রফর্মা আপনার ইনভয়েস নম্বর ব্যবহার করলে আপনার আসল ধারায় ফাঁক থাকে, যা নিরীক্ষক ও কর কর্তৃপক্ষকে বিভ্রান্ত করে।
- আয় হিসেবে খাতায় তোলা। বিক্রি এখনও হয়নি। চূড়ান্ত ইনভয়েস দেওয়ার আগে বা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট উপযুক্ত মনে করার আগে অর্থ খাতায় তুলবেন না।
- মেয়াদের তারিখ বাদ দেওয়া। উপকরণের খরচ বা বিনিময় হার বদলালে খোলা দাম ঝুঁকি।
- অগ্রিম ইনভয়েসের সঙ্গে গুলিয়ে ফেলা। এখনই অর্থ চাইলে অগ্রিম ইনভয়েস দিন। শুধু প্রফর্মা ইনভয়েস ক্রেতার পাওনার পরিষ্কার প্রমাণ তৈরি করে না।
- ধরে নেওয়া যে কাস্টমসের জন্য এটি যথেষ্ট। কাস্টমস কর্তৃপক্ষের নিজস্ব প্রয়োজনীয়তা আছে। আপনার গন্তব্য দেশ কী গ্রহণ করে তা নিশ্চিত করুন।
পাঠানোর আগের চেকলিস্ট
- ওপরে “প্রফর্মা ইনভয়েস” শব্দগুলো আছে।
- এতে আলাদা রেফারেন্স নম্বর ও মেয়াদের তারিখ আছে।
- ক্রেতা ও বিক্রেতার তথ্য, প্রয়োজনে ট্যাক্স আইডিসহ, সঠিক।
- প্রতিটি আইটেমে পরিমাণ, একক দাম এবং ক্রেতা নিজের অর্ডারের সঙ্গে মেলাতে পারেন এমন বিবরণ আছে।
- আনুমানিক খরচ আনুমানিক হিসেবে চিহ্নিত।
- মুদ্রা, পেমেন্ট শর্ত ও অগ্রিমের অঙ্ক উল্লেখ আছে।
- একটি লাইন বলে যে এটি পেমেন্টের অনুরোধ নয়।
- পরে কোন নথি আসবে তা আপনি জানেন: অগ্রিম ইনভয়েস, চূড়ান্ত ইনভয়েস, বা দুটোই।
PayToMe কোথায় বসে
বিনামূল্যের প্রফর্মা ইনভয়েস জেনারেটর আজই চালু এবং PayToMe-র অন্য টুলগুলোর মতোই একই নির্ভুল টাকার হিসাব ব্যবহার করে। PayToMe পাবলিক বেটায় আছে, আর সহকারী Via (বেটা) অর্ডারের বিবরণ থেকে একটি ইনভয়েসের খসড়া করতে পারে। এক ট্যাপে প্রফর্মাকে চূড়ান্ত ইনভয়েসে বদলানো ডেভেলপমেন্টে আছে। চেষ্টা করতে PayToMe-তে সাইন ইন করুন।
সূত্র
এটি সাধারণ তথ্য, আইনি বা কাস্টমস পরামর্শ নয়। আমদানিতে প্রো-ফর্মা ইনভয়েস সম্পর্কে বক্তব্য এসেছে U.S. Customs and Border Protection-এর নির্দেশিকা Importing into the United States থেকে। এই নির্দেশিকা পুরোনো, আর কাস্টমস নিয়ম, জমা দেওয়ার পদ্ধতি ও সময়সীমা বদলায়, তাই বর্তমান প্রয়োজনীয়তা CBP বা লাইসেন্সপ্রাপ্ত কাস্টমস ব্রোকারের কাছে নিশ্চিত করুন। অগ্রিম ও আগাম পেমেন্টের কর আচরণের জন্য আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা স্থানীয় কর কর্তৃপক্ষকে জিজ্ঞাসা করুন।