プロフォーマ請求書とは：意味、使う場面、記載例

プロフォーマ請求書は、作業が終わる前や商品が出荷される前に、買い手に請求される予定の金額を伝える予備の請求書です。請求書の形をしていますが、支払いの請求ではなく、帳簿上の売上でもありません。最終の請求書は後で発行します。このガイドでは、使う場面、商業インボイスとの違い、記載する内容を説明します。

プロフォーマ請求書とは何か

「プロフォーマ（pro forma）」は「形式として」という意味のラテン語です。ビジネスでは、予想される内容に基づいて事前に作成する書類を指します。プロフォーマ請求書は、取引が完了する前に、請求予定の内容を請求書の形式で示した書面です。

通常の請求書と異なる点が3つあります。

• 請求ではなく約束です。 契約で別に合意していない限り、買い手は記載された金額を支払う義務をまだ負いません。
• 収入の記録ではありません。 多くの事業者は、最終の請求書を発行したとき、または商品やサービスを引き渡したときに初めて売上を計上します。
• 変更できます。 注文が増える、運賃が変わる、範囲が変わる場合は、書類を更新するか、新しいものを発行します。

請求書のように見えるため、買い手は単なる見積書ではできないことに使えます。財務部門に発注書を求める、輸入許可を申請する、為替管理のある国から信用状や銀行送金を手配する、予算の承認を得る、などです。

プロフォーマ請求書を使う場面

すべての販売に必要なわけではありません。いくつかの状況でその価値を発揮します。

輸出入の注文

海外の買い手は、支払い、許可の申請、銀行への資金の解放依頼をする前に、商品、数量、金額、輸送条件を示す書類を必要とすることがよくあります。プロフォーマ請求書がそれを満たします。米国への輸入では、米国税関・国境警備局が、商業インボイスを提出できないときに輸入者が通関の時点で提出する代替手段としてプロフォーマインボイスを説明し、実際のインボイスは後で提出するとしています。ガイドは、商品の検査、分類、評価ができるだけの情報を含む必要があるとも述べています。要件は国や貨物によって変わるため、当てにする前に通関業者か関係機関に確認してください。

前払いが必要な大規模または特注の注文

家具、看板、特注のソフトウェアライセンスなど、受注生産の場合は、材料を買う前に手付金がほしいことがあります。プロフォーマ請求書は、全額の価格と、求める手付金を示します。買い手が承認し、手付金が届いたら作業を始められます。

支払う前に書類が必要な買い手

企業は、購買の申請に添付する書類がなければ、お金を出せないことがよくあります。プロフォーマ請求書なら、本物の請求書と、後で取り消す必要が生じるかもしれない売掛金を作らずに対応できます。

価格が将来の出来事に左右される場合

最終的な合計が、運賃、関税、実測の数量に左右される場合は、プロフォーマで概算の金額とその前提を示せます。

プロフォーマ請求書と商業インボイス

商業インボイスは、完了した販売に対する最終的な拘束力のある請求書です。国際貿易では、税関が商品を評価し分類するための主要な書類でもあります。プロフォーマ請求書はその前に出されるもので、概算にすぎません。

品目	プロフォーマ請求書	商業インボイス
時期	納品や出荷の前	出荷または完了の時点か後
目的	請求予定の内容を示し、承認、前払い、許可を支える	支払いを求め、実際の販売を記録する
拘束力	合意しない限り通常はない	あり、買い手は記載の金額を負う
売上として記録	通常は記録しない	記録する
変更できるか	自由に変更できる	クレジットメモか訂正した請求書でのみ
番号	別の連番（PF-0001など）	通常の請求書の連番

リハーサルと考えてください。プロフォーマは、予想する金額を買い手に示します。商業インボイスは本番で、実際に出荷された数量と最終的な合計を載せます。

正式な定義は商業インボイスの用語集で、請求と領収の書類のより広い比較は請求書と領収書の違いで読めます。

プロフォーマ請求書に記載する内容

通常の請求書に載せるものをすべて記載したうえで、プロフォーマを役立てる項目を加えます。基本の一覧は請求書に記載する内容をご覧ください。

実例

小さな陶器工房が、特注のディナー皿40枚とボウル40個を希望するレストランに見積もりを出す場面を想像してください。工房は、釉薬と粘土を買うために50パーセントを先にほしいと考えています。そこで次のプロフォーマ請求書を送ります。

よくある間違い

• 唯一の書類として送る。 プロフォーマは最終の請求書ではありません。販売が完了したら、必ず本物の請求書を続けて出します。
• 連番を共有する。 プロフォーマに請求書番号を使うと、本物の連番に欠番が生じ、監査人や税務当局を混乱させます。
• 売上として計上する。 まだ販売は成立していません。最終の請求書を発行したとき、または会計士が適切と判断したときにだけお金を記録します。
• 有効期限を書かない。 材料費や為替が動くとき、期限のない価格はリスクです。
• 手付金の請求書と混同する。 今すぐお金が必要なら、手付金の請求書を発行します。プロフォーマだけでは、買い手が負う金額の明確な記録になりません。
• 税関を満たすと思い込む。 税関当局は独自の要件を定めています。届け先の国が何を認めるかを確認してください。

送信前のチェックリスト

• 上部に「Proforma Invoice」と書いてある。
• 独自の参照番号と有効期限の日付がある。
• 買い手と売り手の詳細が、必要な場合は税務IDを含めて正しい。
• すべての行に、買い手が注文と照合できる数量、単価、説明がある。
• 概算の費用は概算と明記している。
• 通貨、支払条件、手付金の金額を記している。
• 支払いの請求ではないと述べる一文がある。
• 次に出す書類（手付金の請求書、最終の請求書、またはその両方）を把握している。

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情報源

これは一般的な情報であり、法律や通関の助言ではありません。通関時のプロフォーマインボイスについての記述は、米国税関・国境警備局のガイド米国への輸入によります。このガイドは古いもので、税関のルール、申告方法、期限は変わるため、最新の要件はCBPか認可を受けた通関業者に確認してください。手付金と前払金の税務上の扱いは、会計士か現地の税務当局にお尋ねください。