如何催款：按渠道划分的话术、语气与时机

如何催款：发送一条简短、基于事实的消息，写明账单、金额和到期日，让付款变得容易，并请对方给出具体的付款日期。从友好开始，一步一步提高坚定程度，账单逾期一周或更久时就打电话。

为什么开口难，又为什么不该难

许多自由职业者和小企业主很怕开口要钱。感觉像在逼迫，或者像在指责。但账单是做生意的正常组成部分，提醒也是开票的正常组成部分。应付账款团队每周要处理几十条提醒。他们不会放在心上。

更有用的看法是：你是在帮客户完成一件他们已经同意的事。这样看，一个清晰的请求就是一种服务。含糊或者带着歉意的请求才是真正的问题，因为它很容易被推后。下面每一条消息的目标，都是让付款成为最容易的下一步。

语气阶梯

让你的语气与账单逾期的程度相匹配。从最底层开始，只在需要的时候才往上走。

阶段	逾期天数	语气	渠道	目标
1. 友好提醒	1至3	轻松，假定只是疏漏	邮件，或短信	确认已送达，并让付款变得容易
2. 明确提醒	7至10	礼貌而直接	邮件，金额较大时再加一通电话	得到一个具体的付款日期
3. 坚定跟进	14至30	正式、基于事实	邮件和电话	商定付款计划或日期，提及任何已约定的滞纳金
4. 最后通知	30及以上	严肃，但依然专业	邮件，发送时要有送达证明	说明接下来的步骤，比如暂停工作或进入催收

天数范围只是参考，不是规则。金额较大的账单，或者你知道正处于压力之下的客户，可能需要不同的节奏。想看按逾期天数划分的六个完整邮件模板，请见逾期账单邮件。

如何催款，分步操作

按渠道划分的话术

请根据情况改写姓名、数字和日期。保持简短。

邮件，第1阶段：友好提醒

**主题：**快速确认：账单2026-014，到期日9 November

你好Sam，我想确认一下，金额为1,501.38 USD的账单2026-014是否已经送到了正确的人手里。它的到期日是9 November。我已经把它再次附上，底部有付款链接。如果有任何不清楚的地方，请告诉我。谢谢。

邮件，第2阶段：明确提醒

**主题：**账单2026-014已逾期8天

你好Sam，金额为1,501.38 USD的账单2026-014到期日是9 November，我还没有收到付款。你能确认款项会在Friday 20 November之前到账吗？如果账单有什么问题，请告诉我，我会马上修改。

短信

你好Sam，我是Maya。就账单2026-014（1,501.38 USD，到期日9 Nov）提醒一下。付款链接在这里：[link]。谢谢！

只给习惯与你发短信、并且同意接收消息的客户发短信。只发一条，并且不要从客户不认识的号码发送链接。关于同意和链接安全的要点，请参见如何通过短信发送账单。

电话

“你好Sam，我是Maya。我打电话是想问一下账单2026-014。它在9号到期，我还没有看到付款，所以想确认一下有没有什么环节卡住了。我这边有什么需要改的吗？……好的。你能确认在20号之前付款吗？我会再发一封简短的邮件，这样我们俩都有书面记录。”

最后通知

**主题：**最后通知：账单2026-014

Sam，金额为1,501.38 USD的账单2026-014现在已逾期31天。根据我们的协议，需按每月百分之1.5加收滞纳金。请在Friday 4 December之前支付总额1,531.38 USD。如果到那时我仍未收到付款，也没有收到你的消息，我将暂停后续工作，并考虑其他方式来追回这笔款项。我更愿意直接解决这件事。请给我打电话。

只提你的协议允许的费用，并且只威胁你愿意采取的步骤。请参见如何收取滞纳金。

什么时候该打电话而不是写信

邮件适合留记录，但打电话往往能更快解决问题。在以下情况下打电话：

• 账单已逾期一周或更久，并且两条消息都没有得到回应。
• 对你的业务来说，这笔金额很大。
• 客户在承诺付款之后就没了动静。
• 你怀疑双方对工作有分歧，这种情况通过交谈更容易解决。
• 客户的应付账款流程不清楚，而你需要知道由谁批准付款。

每次通话之后，都发一封简短的邮件，总结双方达成的一致。“正如我们所谈，款项将在Friday 20 November之前到账。”这样你有了记录，客户也有了明确的承诺。

一个实际算例：三次联系和一通电话

Maya开了一张1,500.00 USD（简化后的数字）的账单，到期日是9 November，客户没有付款。下面是她逐级往上走的过程。

行之有效的做法是：她记录了每一次联系，每一次都请对方给出日期，并且在邮件没有进展时拿起了电话。她还找到了真正的原因，也就是缺少采购订单编号，这是任何一封邮件都不会揭示的。

法律与公平

催款是正常的商业活动。有几个法律要点值得了解。在美国，《公平债务催收实践法》（Fair Debt Collection Practices Act）主要针对第三方催收机构和个人债务，也就是用于个人、家庭或家用目的的债务。它一般不涵盖债权人以自己的名义催收自己的债务，但FTC警告说，债权人如果使用暗示有第三方参与的名称，可能受到约束。各州的法律可能更严格，有些还涵盖原始债权人。

实际的规则很简单。对金额和你接下来要做什么保持诚实。不要骚扰、威胁，也不要在不合理的时间联系对方。不要与对这笔债务不负责任的人讨论它。如果你向个人消费者销售，请查看你所在州关于催收的规定。这些只是一般性信息，不构成法律建议。

需要避免的错误

• **为催款而道歉。**你不是在强加于人，你是在跟进一张已经约定的账单。
• 含糊其辞。“请尽快付款”很容易被忽视。请给出一个日期。
• **反复发送同样的消息。**每次都要改变语气，并增加一个具体的要求。
• **带着怒气写信。**先写好草稿，等一个小时，再发送一个更平静的版本。
• **威胁自己不会去做的事。**这会毁掉你的可信度。
• **写给错误的人。**弄清楚由谁批准付款。
• **跳过电话。**一通简短的电话往往能揭示问题。
• **没有记录谈话的结果。**每次通话之后都发一份书面总结。
• **联系与此无关的人。**除了联系应付账款部门所必需的内容之外，不要与客户的同事或朋友讨论账单。

检查清单：开口之前

• 你已经查看了银行账户，并确认账单尚未付款。
• 你清楚确切的逾期天数和应付金额。
• 你有正确的联系人，如果可能，还有应付账款部门。
• 消息写明了账单编号、金额和到期日。
• 附上了付款说明或链接，并且附上了账单。
• 你请对方给出了具体的付款日期。
• 你提到的任何费用都在协议之内，并且计算正确。
• 你已经记录了日期和渠道，并设好了下一次跟进。

PayToMe的位置

到期日计算器和免费的账单生成器现在已经可以使用，处于公开测试阶段的PayToMe也是：你可以创建账单、通过邮件发送，并让客户在线付款。按照这样的语气阶梯来运作的智能提醒，也就是在合适的时间发出合适的消息，并在款项到账后停止，正在开发中。发送什么内容，将始终由你掌控。登录PayToMe即可开始。

来源

这些只是一般性信息，不构成法律建议。关于FDCPA涵盖哪些对象，包括它一般不涉及债权人以自己的名义催收自己的债务，以及关于债权人使用暗示有第三方存在的名称的警告，来自FTC的文章认为你的公司不受FDCPA约束？你可能需要重新考虑以及CFPB的债务催收材料。FDCPA涵盖个人债务而不涵盖企业债务，以及有些州法律涉及原始债权人，这些要点属于同一套框架。各国和各州的规定不同，请查看你所在地的规定，或咨询合格的专业人士。话术、时间安排和语气阶梯只是建议，不是法律要求。