定期账单是按固定周期自己创建并发出的账单：每月1号同样的长期服务费，每个季度一次的订阅，每周一次的维护费。你只需设好一次模板、选好周期，PayToMe就会按时准备好每一张账单。PayToMe还会处理定期收费里最麻烦的几处：首个周期不足整期、暂停、调价，以及在任何账单发出之前有机会先复核。
定期账单是怎么运作的
- 创建模板。 选好客户、项目、税费和付款条款，就像做一份普通账单那样。
- 设置周期。 每周、每月、每季度或自定义间隔，带一个开始日期和一个可选的结束日期。
- 选择发送方式。 到日期自动发送，或者让PayToMe先准备好草稿，再请你确认。
- PayToMe负责跟踪。 每张账单都有自己的编号和到期日，会出现在你的未付款清单里，逾期了也会像其他账单一样被催收。
下面是长期服务费一个周期的样子：
INV-0105 · Northside Dental · 每月长期服务费
| 项目 | 数量 | 金额 |
|---|---|---|
| 网站维护套餐，11月 | 1 | US$600.00 |
| 合计 | US$600.00 | |
谁会用定期账单
- 按长期服务费合作的自由职业者。 一位设计师每月为某位客户预留10小时，每月1号开同样金额的账单。
- 代理机构和顾问。 每月一笔管理费，额外的工时另列几行。
- 服务型企业。 按固定周期上门的草坪养护、保洁或虫害防治。
- 房东和订阅卖家。 每个周期收取的房租、会员费和软件使用费。
如果每次的工作和价格都一样，一个周期计划能让你不必重复制作同一份账单，也不会漏开一张。
用数字讲清按比例计费
按比例计费是指为不足一个周期的时间公平收费。当客户在月中开始，或者你在中途调整金额时，它最重要。
按比例计费有几种惯例，比如按实际天数，或者按固定的30天一个月。选定一种，写进你的协议，并且每次都沿用。PayToMe会显示某次按比例计费用的是哪种方法，合计也出自与产品其他部分相同的精确账单引擎，而不是凭猜测。
暂停、跳过和终止
真实的客户会改变计划。一个好的定期收费设置，应当让这件事变得容易。
- 暂停。 把一个周期计划搁置一两个月，比如客户的淡季，之后再恢复。
- 跳过一张。 在不动整个周期计划的前提下，漏掉其中一张账单。
- 从某个日期起更改。 新的金额或项目从你选定的日期开始生效，之前的账单绝不会被改写。
- 终止。 在设定的日期停止，或者在合同结束时停止。
每一次这样的变更都有记录，你可以看到谁在什么时候改了什么。
发送前复核
自动并不等于无人看管。对每个周期计划，你都可以选择：
- 自动发送。 最适合金额固定、不会变的情况。
- 先准备，再询问。 PayToMe在日期前几天做好草稿，并请你确认。
- 先准备，有异常再提示。 除非出现异常，比如金额变了、税率变了，或者客户有逾期余额，否则PayToMe会自动发送，出现异常时则先询问你。
这很重要，因为定期账单最糟的错误，就是在被人发现之前，连着几个月开错金额。
定期收费的良好做法
- 以书面形式约定条款。 写清金额、周期、如何取消，以及不足整期时怎么处理。
- 告诉客户首张账单即将到来。 这样能避免意外和迟付。
- 尽量让付款也自动化。 定期账单配合已保存的付款方式，或者一个简单的在线支付链接，效果最好。
- 统一账单编号。 清晰的编号顺序能让你的记录井井有条。
- 每年复查两次周期计划。 检查金额、服务范围，以及客户是否仍然需要这项服务。
- 留意税费。 各地、各类服务的税率和规定不同，请查清你的情况。以上仅为一般性信息，不构成税务建议。
常见错误
- 按过时的价格开账单。 每当你的价格调整，就复查一遍周期计划。
- 按比例计费前后不一致。 选定一种方法，并坚持用下去。
- 从不暂停。 客户已经暂停服务，却还在被收费，就会变成一场争议。
- 没有结束日期。 有固定期限的合同，应该在某个日期结束，而不是靠记忆。
- 忘了催款提醒。 定期账单照样可能没人付，所以请搭配智能催款。
与PayToMe的其他功能配合
当付款容易、跟进自动时，定期账单会更有用。给每一张账单加上一个付款链接，让智能催款去追讨逾期的账单，还可以用AI开票，通过描述来设置周期计划，比如“和上个月一样，每个月都开，直到June为止”。想了解背后的概念，可以读一读定期收费指南，以及术语表中关于长期服务费的词条。
现在就能做的事
用免费账单生成器做好你的长期服务费账单，再用时薪计算器检查每月的金额是否覆盖了你的时间。登录PayToMe发送它，如果想按周期自动开出，可以使用API。定期收费界面（点几下就能把同一份账单变成周期计划）正在开发中。