ما هو اتفاقية الدفعة المسبقة الشهرية؟

في هذا الشرح نتناول اتفاقية الدفعة المسبقة الشهرية بلغة مبسطة وأمثلة عملية. رسوم التوكيل المسبق (Retainer) مبلغ يدفعه العميل مقدماً لضمان وقت محترف أو توفره أو خدماته المستقبلية. وهي شائعة بين المستقلين والوكالات والمستشارين والمحامين، وكثيراً ما تُحصَّل شهرياً.

آلية العمل

هناك نوعان رئيسيان، وعلى الاتفاق أن يحدد أيهما تقصد:

• توكيل التوفر. يدفع العميل لحجز طاقتك، مثل 10 ساعات في الشهر. الرسوم لك سواء استخدم كل ذلك أم لا.
• توكيل مدفوع مسبقاً (سلفة). يموّل العميل رصيداً وتحاسب على العمل منه. تبقى الأموال غير المستخدمة ملكاً للعميل إلى أن تكسبها.

يتبع إعداده عادةً بضع خطوات:

يمنحك التوكيل المسبق دخلاً متوقعاً ويمنح العملاء أولوية في الوصول. وهو يختلف عن فاتورة الدفعة المقدمة التي تغطي مشروعاً واحداً، وعن الفوترة المرحلية التي تحاسب على مراحل مشروع.

بعض المهن منظمة. فمثلاً قواعد كيفية احتفاظ المحامين بأموال العملاء وحسابها تضعها نقابات المحامين في الولايات، فتحقق من قواعد مهنتك. هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية.

مثال

لدى مصممة توكيل شهري بمبلغ $2,400 مقابل 24 ساعة بسعر $100 للساعة، وتُحاسَب الساعات الإضافية بسعر $120.

الشهر	الساعات المستخدمة	المشمول	ساعات إضافية	الرسوم الإضافية	إجمالي الفاتورة
يناير	20	24	0	$0	$2,400
فبراير	26	24	2	$240	$2,640
مارس	18	24	0	$0	$2,400

وفق قاعدة الانتهاء، تضيع الساعات الـ 4 غير المستخدمة في يناير والـ 6 في مارس. ووفق قاعدة الترحيل، تنتقل ساعات يناير الـ 4 غير المستخدمة إلى فبراير وتغطي جزءاً من الزيادة. كلتا القاعدتين مقبولة ما دامت متفقاً عليها مسبقاً. أنشئ الفاتورة الشهرية بواسطة مولّد الفواتير المجاني، وقارنها بأرقام ساعاتك في حاسبة سعر الساعة.

مصطلحات ذات صلة

• فاتورة الدفعة المقدمة: دفعة مسبقة على مشروع واحد.
• الدفع المتكرر: وسيلة لتحصيل التوكيل كل شهر.
• الفوترة المرحلية: فواتير على مراحل لمشروع أطول.