ما هو إشعار التحويل؟

إشعار التحويل مستند يرسله العميل إلى المورّد ليخبره بأن دفعة قد تمت وأي الفواتير تغطي. يسرد أرقام الفواتير والمبالغ وأي استقطاعات ليتمكن المورّد من تطبيق الدفعة تطبيقاً صحيحاً.

آلية العمل

حين يسدد عميل عدة فواتير في تحويل واحد، لا يظهر في كشف حسابك المصرفي سوى مبلغ واحد. يخبرك إشعار التحويل بما يتكون منه.

يتضمن إشعار التحويل النموذجي:

• اسم الدافع وتاريخ الدفع.
• طريقة الدفع ورقم مرجعي أو رقم المعاملة.
• أرقام الفواتير المدفوعة والمبلغ المطبق على كل منها.
• أي أرصدة دائنة أو خصومات أو استقطاعات بسبب دفع ناقص.
• إجمالي مبلغ الدفعة.

أما عملك أنت فهو المطابقة. طابق كل فاتورة مدفوعة بالإشعار، وعلّمها مدفوعة في سجلاتك، وأشر إلى أي فرق. السجلات الجيدة تُبقي حساباتك المدينة دقيقة وتمنعك من مطاردة فواتير مدفوعة أصلاً.

وإذا لم يرسل العميل إشعار تحويل فاطلبه، أو أرسل كشف حساب يسرد الفواتير المفتوحة ليؤكد أيها يدفع. وذكر رقم فاتورتك على كل فاتورة، مع رقم أمر الشراء إن وُجد، يسهّل مهمة الدافع.

مثال

يدفع عميل $5,250 بتحويل مصرفي. ويقول إشعار التحويل لديه:

الفاتورة	مبلغ الفاتورة	المطبق
INV-0301	$2,000.00	$2,000.00
INV-0302	$1,500.00	$1,500.00
INV-0303	$2,000.00	$1,750.00
الإجمالي		$5,250.00

دُفعت INV-0303 ناقصة بمقدار $250. يُظهر الإشعار النقص، فيمكنك أن تسأل العميل عن السبب. ربما طُبق رصيد دائن أو أُجري استقطاع. وإلى أن يُفسَّر ذلك تبقى INV-0303 بمبلغ $250 غير مسدد. يمكنك حساب أي رسوم تأخير على هذا الرصيد بواسطة حاسبة رسوم التأخير، وإنشاء فواتير واضحة بواسطة مولّد الفواتير.

مصطلحات ذات صلة

• الحسابات المدينة: الفواتير التي تنتظر سدادها.
• كشف الحساب: قائمة بالفواتير والمدفوعات لعميل واحد.
• رقم أمر الشراء: مرجع يساعد الدافع على مطابقة فاتورتك.