Özellik
Dijital makbuzlar: ödeme alındığı anda gönderilen, markalı ödeme belgesi
Ödeme onaylandığı anda gönderilen, markanızı taşıyan dijital makbuzlar. Bir makbuzda neler olması gerektiğini ve faturadan farkını öğrenin.
Güncelleme: · Yazan: PayToMe Editorial
SMS · Bugün
Merhaba Maria, $1.200,00 tutarındaki INV-0042 numaralı faturanız hazır. Güvenle buradan ödeyebilirsiniz: paytome.si/pay/inv-0042
Ödendi, teşekkürler!
Makbuz e-posta adresinize gönderildi.
Dijital makbuzlar, müşterinizin parası ulaştığı anda eline geçen ödeme belgesidir; üzerinde adınız ve logonuz ile müşterinin kendi kayıtları için gereken her ayrıntı bulunur. PayToMe’de bir ödeme onaylandığında makbuz otomatik gider; böylece durup elle “ödendi, teşekkürler” yazmak zorunda kalmazsınız. Bu sayfa, bir makbuzda neler olması gerektiğini, faturadan nasıl ayrıldığını ve otomatik makbuzların nasıl çalıştığını anlatıyor.
Otomatik makbuzlar nasıl çalışır
Makbuz, ödeme almanın son adımıdır ve insanların unuttuğu adımdır. Kartla, havaleyle veya nakit ödeyen müşteriler çoğu zaman bir onay bekler. Gelmezse sorarlar, siz de yanıtlamakla zaman harcarsınız.
- Bir ödeme onaylanır. Müşteri bir bağlantıyla öder ya da nakit veya çek gibi başka bir yolla aldığınız ödemeyi siz kaydedersiniz.
- PayToMe makbuzu oluşturur. Tutarı, tarihi, yöntemi ve fatura referansını faturadan çeker; hiçbir şey yeniden yazılmaz.
- Gönderilir. Müşteri, logonuz ve renklerinizle, yazdırılabilir bir sürümün bağlantısıyla birlikte e-postayla alır. SMS ile gönderim geliştirme aşamasında.
- Fatura ödendi olarak işaretlenir. Fatura, ödeme ve makbuz birbirine bağlı kalır; böylece hangisinden olursa olsun diğerlerine ulaşabilirsiniz.
Otomatik göndermeyi herhangi bir müşteri için kapatabilir, bir makbuzu istediğiniz zaman yeniden gönderebilirsiniz.
Bir makbuzun izleyeceği fatura şöyle:
INV-0207 · Northside Tutoring · ÖDENDİ
| Kalem | Miktar | Tutar |
|---|---|---|
| Matematik özel dersi, Ekim | 8 | $440,00 |
| Alıştırma kitabı | 1 | $18,00 |
| Toplam | $458,00 | |
Fatura ve makbuz
İki belge benzer görünür ama farklı işler yapar.
| Kalem | Fatura | Makbuz |
|---|---|---|
| Ne zaman gönderilir | Ödemeden önce | Ödemeden sonra |
| Ne söyler | Ne kadar borç olduğunu ve son ödeme tarihini | Ne ödendiğini, ne zaman ve nasıl |
| Ana amaç | Ödeme istemek | Ödemeyi doğrulamak |
| Gösterilen bakiye | Ödenecek tutar | Sıfır veya kalan bakiye |
| Müşteri ne için kullanır | Ödemeyi onaylamak ve planlamak | Muhasebe, giderler, beyanname |
Makbuz kısmi ödemeyi de kapsayabilir. Müşteri $2,000’lık bir işe $500 kapora öderse makbuz $500 alındığını ve $1,500’ın hâlâ açık olduğunu gösterir; fatura kalanı için açık kalır. Farkı daha ayrıntılı görmek için fatura ve makbuz yazısına ve satış makbuzu sözlük maddesine bakın.
Bir makbuzda neler olmalı
Gereklilikler ülkenize, eyaletinize ve satışın türüne bağlıdır; bu yüzden aşağıdaki hukuki değil, pratik bir kontrol listesidir. İyi bir makbuz şunları içerir:
- İşletme adınız ve iletişim bilgileriniz. Müşterilerin kime ödeme yaptığını bilmesi gerekir.
- Ödeme tarihi. Fatura tarihi değil, paranın ulaştığı tarih.
- Ödenen tutar. Gerçekte ödenen para biriminde.
- Ödeme yöntemi. Kart, banka havalesi, nakit veya çek. Kartlar için son dört hane yeterlidir; tam numara asla.
- Ne için olduğu. Kısa bir açıklama veya kapattığı faturanın numarası.
- Benzersiz bir referans. Makbuz numarası, sonradan bulmayı kolaylaştırır.
- Vergi ayrıntıları. Vergi uyguladıysanız tutarı ve oranı gösterin. Vergi makamınızın vergi kimlik numaralarına ilişkin özel kuralları olabilir; kontrol edin.
- Kalan bakiye. Sıfır veya kısmi ödemeden sonra hâlâ ödenecek tutar.
Neden önemli
Makbuz evrak işi gibi görünür ama birkaç yararlı iş yapar.
- “Ödememi aldınız mı?” mesajına son verir. Bir işi bitirip havaleyle ödeme alan tesisatçıya, makbuz bir dakika içinde gelirse onay isteyen mesaj daha az gelir.
- Müşterinin defterlerine destek olur. İşletme müşterisinin gideri düşebilmesi için bir kayda ihtiyacı vardır. Hızlı gelen makbuz, çeyrek sonunda size e-posta atmamaları demektir.
- Anlaşmazlıkları önler. Müşteri ödediğini, siz ödemediğini söylerseniz, kayıtlarınızla örtüşen tarihli bir makbuz konuyu çabucak çözer.
- Markanızı pekiştirir. Makbuz, müşterinin okuduğu ve çoğu zaman sakladığı bir mesajdır. Üzerindeki logonuz, işi kimin yaptığının sessiz bir hatırlatmasıdır.
Bir düğün için $600 kapora alan bir fotoğrafçı düşünün. “Kapora alındı, $600.00, kalan $1,400.00, vade June 3” yazan bir makbuz, çiftin aksi hâlde soracağı üç soruyu yanıtlar.
Önemli ayrıntılar
Kısmi ve bölünmüş ödemeler
Müşteri parça parça öderse her ödemenin kendi makbuzu olur. Fatura, son ödeme bakiyeyi sıfıra indirene kadar kalan bakiyeyi gösterir.
İadeler
Bir ödemeyi iade ederseniz müşteri, iade edilen tutarı ve tarihi gösteren eşleşen bir belge almalıdır. İadeleri özgün makbuza bağlamak izi net tutar.
Çevrimdışı ödemeler
Her şey bir bağlantıyla gelmez. Müşteri size nakit veya çek verirse bunu kaydedip makbuzu aynı adımda gönderebilirsiniz; böylece gayriresmî ödemeler de diğerleri gibi belgelenir.
Dil ve para birimi
Makbuzlar, kapattıkları faturanın para birimini izler. Sınır ötesi işler için çok para birimli faturalama sayfasına bakın.
PayToMe’nin geri kalanıyla birlikte çalışır
Makbuzları ödemeler tetikler; bu yüzden müşterinin faturayı kartla veya banka havalesiyle ödediği online ödemelerle birlikte çalışırlar. Aynı zamanda tekliflerin ve faturaların doğal tamamlayıcısıdırlar: teklif faturaya, fatura makbuza götürür.
Bugün bir makbuz hazırlayın
Şimdi ihtiyacınız varsa ücretsiz makbuz oluşturucuyu kullanın. Ödeyeni, tutarı, tarihi ve yöntemi girin, logonuzu ekleyin ve bir PDF indirin. PayToMe’de bir müşteri bir faturayı ödediğinde aynı alanlar sizin için doldurulur.