电子收据是一份付款凭证，在客户的钱到账的那一刻就送到他们手里，上面有你的名称和标志，以及客户记账所需的全部细节。使用PayToMe，款项一到账，收据就自动发出，你再也不用停下手头的事，亲手写一句“已付款，谢谢”。本页介绍收据必须包含什么、它和账单有何不同，以及自动收据如何运作。
自动收据如何运作
收据是收款的最后一步，也是人们最容易忘记的一步。用银行卡、转账或现金付款的客户，常常会等一条确认消息。如果没等到，他们就会来问，而你就得花时间回答。
- 付款到账。 客户通过链接付款，或者你把用其他方式收到的付款（比如现金或支票）记录下来。
- PayToMe生成收据。 它从账单中提取金额、日期、付款方式和账单参考号，所以不用重新输入任何内容。
- 发送收据。 客户通过邮件收到收据，带有你的标志和配色，以及一个可打印版本的链接。通过短信发送正在开发中。
- 账单标记为已付款。 账单、付款和收据保持关联，你可以从其中任何一个找到另外两个。
你可以为任何客户关闭自动发送，也可以随时重新发送收据。
下面是一份收据会对应的账单：
INV-0207 · Northside Tutoring · 已付款
| 项目 | 数量 | 金额 |
|---|---|---|
| 数学辅导，10月 | 8 | US$440.00 |
| 练习册 | 1 | US$18.00 |
| 合计 | US$458.00 | |
账单与收据
这两份文件看起来相似，但干的活不同。
| 项目 | 账单 | 收据 |
|---|---|---|
| 何时发送 | 付款之前 | 付款之后 |
| 说明什么 | 欠了多少钱、什么时候到期 | 付了多少、什么时候付的、怎么付的 |
| 主要用途 | 请求付款 | 确认付款 |
| 显示的余额 | 应付金额 | 零，或剩余的余额 |
| 客户用来 | 审批和安排付款 | 记账、报销、退货 |
收据也可以用于部分付款。如果客户为一份$2,000的工作付了$500的定金，收据会显示已收$500、还有$1,500未付，账单则继续保持未结状态，等待剩余的款项。想进一步了解两者的区别，请参阅账单与收据，以及术语表中关于销售收据的词条。
收据必须包含什么
具体要求取决于你所在的国家、州和销售类型，所以这是一份实用清单，而不是法律清单。一份好的收据包括：
- 你的公司名称和联系方式。 客户需要知道自己付给了谁。
- 付款日期。 不是账单日期，而是钱到账的日期。
- 已付金额。 以实际付款所用的币种为准。
- 付款方式。 银行卡、银行转账、现金或支票。银行卡只写最后四位数字就够了，绝不要写完整卡号。
- 款项用途。 一句简短的说明，或者它所结清的账单编号。
- 唯一的参考号。 收据编号方便日后查找。
- 税务信息。 如果你收了税，要标明税额和税率。你所在地的税务机关对税号可能有具体规定，请务必查清。
- 剩余余额。 零，或部分付款之后仍然应付的金额。
为什么这很重要
收据看起来像一份文书工作，其实有好几个实实在在的用处。
- 它能终结“你收到我的付款了吗？”这类消息。 一位水管工做完活儿，客户用转账付款，如果收据在一分钟内送到，客户来短信确认的情况就会少很多。
- 它支持客户记账。 企业客户需要一份凭证来报销费用。及时的收据意味着他们不会在季度末给你发邮件来要。
- 它能避免争议。 如果客户说付过了，而你说没有，一份带日期、并与你的记录相符的收据，可以很快解决问题。
- 它强化你的品牌。 收据是客户会读、而且常会保存的一条信息。上面印着你的标志，是在悄悄提醒他们是谁完成了这份工作。
想象一位摄影师为一场婚礼收了$600的定金。一份写着“已收定金，$600.00，余款$1,400.00，June 3到期”的收据，回答了这对新人原本要问的三个问题。
值得注意的细节
部分付款和分次付款
客户分几次付款时，每笔付款都有各自的收据。账单会显示一个滚动更新的余额，直到最后一笔付款把它降到零。
退款
如果你退还了一笔付款，客户应该收到一份对应的文件，显示退还的金额和日期。把退款和原始收据关联起来，能让脉络一目了然。
线下付款
并不是所有款项都通过链接到账。如果客户递给你现金或支票，你可以在同一步里记录它并发出收据，让非正式的付款和其他付款一样有据可查。
语言和币种
收据跟随所结清账单的币种。涉及跨境业务时，请参阅多币种开票。
与PayToMe的其他功能配合
收据由付款触发，所以它和在线支付是一对，客户在那里用银行卡或银行转账付清账单。它也是报价单和账单的自然延续：报价单引出账单，账单引出收据。
现在就开一份收据
如果你现在就需要一份，请用免费收据生成器。填入付款人、金额、日期和付款方式，加上你的标志，然后下载PDF。在PayToMe里，客户支付账单时这些字段会替你填好。