Fitur
Kuitansi digital: bukti pembayaran bermerek, terkirim begitu Anda dibayar
Kuitansi digital terkirim begitu pembayaran masuk, lengkap dengan merek Anda dan rincian yang tepat. Pelajari isi kuitansi dan bedanya dengan faktur.
Diperbarui · Oleh PayToMe Editorial
SMS · Hari ini
Halo Maria, faktur INV-0042 sebesar US$1.200,00 sudah siap. Bayar dengan aman di sini: paytome.si/pay/inv-0042
Sudah dibayar, terima kasih!
Kuitansi sudah dikirim ke email Anda.
Kuitansi digital adalah bukti pembayaran yang sampai ke klien begitu uang mereka tiba, dengan nama dan logo Anda di atasnya serta semua rincian yang mereka butuhkan untuk catatan sendiri. Bersama PayToMe, kuitansi terkirim otomatis ketika pembayaran masuk, sehingga Anda tak perlu lagi berhenti dan menulis “sudah lunas, terima kasih” secara manual. Halaman ini membahas isi kuitansi, bedanya dengan faktur, dan cara kerja kuitansi otomatis.
Cara kerja kuitansi otomatis
Kuitansi adalah langkah terakhir dalam proses dibayar, dan langkah yang paling sering terlupakan. Klien yang membayar lewat kartu, transfer, atau tunai sering menunggu konfirmasi. Jika tidak datang, mereka bertanya, dan Anda menghabiskan waktu untuk menjawab.
- Pembayaran masuk. Klien membayar lewat tautan, atau Anda mencatat pembayaran yang Anda terima dengan cara lain, seperti tunai atau cek.
- PayToMe menyusun kuitansi. PayToMe mengambil jumlah, tanggal, metode, dan referensi faktur dari faktur, jadi tidak ada yang diketik ulang.
- Kuitansi dikirim. Klien menerimanya lewat email, dengan logo dan warna Anda, serta tautan ke versi yang bisa dicetak. Pengiriman lewat pesan teks sedang dalam pengembangan.
- Faktur ditandai lunas. Faktur, pembayaran, dan kuitansi tetap terhubung, sehingga Anda bisa menemukan salah satunya dari yang lain.
Anda bisa mematikan pengiriman otomatis untuk klien mana pun, dan Anda bisa mengirim ulang kuitansi kapan saja.
Berikut faktur yang akan diikuti oleh sebuah kuitansi:
INV-0207 · Northside Tutoring · LUNAS
| Item | Jml | Jumlah |
|---|---|---|
| Les matematika, Oktober | 8 | US$440,00 |
| Buku latihan soal | 1 | US$18,00 |
| Total | US$458,00 | |
Faktur vs kuitansi
Kedua dokumen ini tampak mirip tetapi punya tugas berbeda.
| Item tabel | Faktur | Kuitansi |
|---|---|---|
| Kapan dikirim | Sebelum pembayaran | Setelah pembayaran |
| Isinya | Apa yang terutang dan kapan jatuh tempo | Apa yang dibayar, kapan, dan bagaimana |
| Tujuan utama | Meminta pembayaran | Mengonfirmasi pembayaran |
| Saldo yang ditampilkan | Jumlah yang harus dibayar | Nol, atau sisa saldo |
| Dipakai klien untuk | Menyetujui dan menjadwalkan pembayaran | Pembukuan, pengeluaran, pelaporan pajak |
Kuitansi juga bisa mencakup pembayaran sebagian. Jika klien membayar uang muka $500 untuk pekerjaan senilai $2,000, kuitansi menunjukkan $500 diterima dan $1,500 masih terbuka, dan faktur tetap terbuka untuk sisanya. Untuk penjelasan lebih lanjut tentang perbedaannya, lihat faktur vs kuitansi dan entri glosarium tentang struk penjualan.
Isi kuitansi yang wajib ada
Persyaratannya bergantung pada negara, negara bagian, dan jenis penjualan Anda, jadi ini daftar periksa praktis, bukan daftar hukum. Kuitansi yang baik mencakup:
- Nama bisnis dan kontak Anda. Klien perlu tahu kepada siapa mereka membayar.
- Tanggal pembayaran. Bukan tanggal faktur, melainkan tanggal uang tiba.
- Jumlah yang dibayar. Dalam mata uang yang benar-benar dibayarkan.
- Metode pembayaran. Kartu, transfer bank, tunai, atau cek. Untuk kartu, empat digit terakhir sudah cukup, jangan pernah nomor lengkapnya.
- Untuk apa pembayaran itu. Deskripsi singkat atau nomor faktur yang dilunasi.
- Referensi unik. Nomor kuitansi memudahkan pencarian di kemudian hari.
- Rincian pajak. Jika Anda mengenakan pajak, tampilkan jumlah dan tarifnya. Otoritas pajak Anda mungkin punya aturan khusus tentang pengenal pajak, jadi periksalah.
- Sisa saldo. Nol, atau jumlah yang masih harus dibayar setelah pembayaran sebagian.
Mengapa ini penting
Kuitansi tampak seperti urusan administrasi, tetapi ia melakukan beberapa hal berguna.
- Mengakhiri pesan “pembayaran saya sudah masuk?” Tukang ledeng yang menyelesaikan pekerjaan dan dibayar lewat transfer lebih jarang menerima pesan yang meminta konfirmasi jika kuitansi tiba dalam satu menit.
- Mendukung pembukuan klien. Klien bisnis membutuhkan catatan untuk membebankan pengeluaran. Kuitansi yang cepat berarti mereka tidak mengirim email kepada Anda di akhir kuartal.
- Mencegah sengketa. Jika klien bilang sudah membayar dan Anda bilang belum, kuitansi bertanggal yang cocok dengan catatan Anda menyelesaikannya dengan cepat.
- Memperkuat merek Anda. Kuitansi adalah pesan yang dibaca klien dan sering disimpan. Logo Anda di sana adalah pengingat halus tentang siapa yang mengerjakan pekerjaan itu.
Bayangkan seorang fotografer yang menerima uang muka $600 untuk sebuah pernikahan. Kuitansi yang berbunyi “Uang muka diterima, $600.00, sisa $1,400.00 jatuh tempo pada June 3” menjawab tiga pertanyaan yang kalau tidak akan diajukan pasangan itu.
Rincian yang penting
Pembayaran sebagian dan terpisah
Ketika klien membayar secara bertahap, setiap pembayaran mendapat kuitansinya sendiri. Faktur menampilkan saldo berjalan sampai pembayaran terakhir membuatnya menjadi nol.
Pengembalian dana
Jika Anda mengembalikan dana sebuah pembayaran, klien sebaiknya menerima dokumen yang sesuai dengan jumlah yang dikembalikan dan tanggalnya. Menautkan pengembalian dana ke kuitansi asli menjaga jejaknya tetap jelas.
Pembayaran offline
Tidak semuanya datang lewat tautan. Jika klien menyerahkan uang tunai atau cek, Anda bisa mencatatnya dan mengirim kuitansi dalam satu langkah, sehingga pembayaran informal terdokumentasi seperti pembayaran lainnya.
Bahasa dan mata uang
Kuitansi mengikuti mata uang faktur yang dilunasinya. Untuk pekerjaan lintas negara, lihat faktur multimata uang.
Terintegrasi dengan bagian lain PayToMe
Kuitansi dipicu oleh pembayaran, jadi cocok berpasangan dengan pembayaran online, tempat klien membayar faktur lewat kartu atau transfer bank. Kuitansi juga pasangan alami dari estimasi dan faktur: penawaran mengarah ke faktur, dan faktur mengarah ke kuitansi.
Buat kuitansi hari ini
Jika Anda membutuhkannya sekarang, gunakan pembuat kuitansi gratis. Masukkan pembayar, jumlah, tanggal, dan metodenya, tambahkan logo Anda, lalu unduh PDF. Di PayToMe, kolom yang sama terisi untuk Anda saat klien membayar faktur.