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Digitale Quittungen: Zahlungsbeleg mit Ihrem Branding, sofort nach Zahlungseingang
Digitale Quittungen gehen raus, sobald eine Zahlung eingeht, mit Branding. Was eine Quittung enthalten muss und wie sie sich von der Rechnung unterscheidet.
Aktualisiert am · Von PayToMe Editorial
SMS · Heute
Hallo Maria, die Rechnung INV-0042 über 1.200,00 $ ist bereit. Hier sicher bezahlen: paytome.si/pay/inv-0042
Bezahlt, danke!
Die Quittung ist per E-Mail an Sie unterwegs.
Digitale Quittungen sind Zahlungsbelege, die Ihren Kunden in dem Moment erreichen, in dem sein Geld ankommt, mit Ihrem Namen und Logo und allen Angaben, die er für seine eigenen Unterlagen braucht. Bei PayToMe geht eine Quittung automatisch raus, sobald eine Zahlung eingeht, sodass Sie nie mehr von Hand „bezahlt, danke“ schreiben müssen. Diese Seite erklärt, was eine Quittung enthalten muss, wie sie sich von einer Rechnung unterscheidet und wie automatische Quittungen funktionieren.
So funktionieren automatische Quittungen
Eine Quittung ist der letzte Schritt beim Bezahltwerden, und es ist der Schritt, den man vergisst. Kunden, die per Karte, Überweisung oder bar zahlen, warten oft auf eine Bestätigung. Kommt sie nicht, fragen sie nach, und Sie verbringen Zeit mit Antworten.
- Eine Zahlung geht ein. Der Kunde zahlt über einen Link, oder Sie erfassen eine Zahlung, die Sie auf anderem Weg erhalten haben, etwa bar oder per Scheck.
- PayToMe erstellt die Quittung. Betrag, Datum, Zahlungsart und Rechnungsreferenz kommen aus der Rechnung, nichts wird neu eingetippt.
- Sie wird gesendet. Der Kunde erhält sie per E-Mail, mit Ihrem Logo und Ihren Farben und einem Link zu einer druckbaren Version. Das Senden per SMS ist in Entwicklung.
- Die Rechnung wird als bezahlt markiert. Rechnung, Zahlung und Quittung bleiben verknüpft, sodass Sie jedes davon von den anderen aus finden.
Sie können den automatischen Versand für jeden Kunden abschalten und eine Quittung jederzeit erneut senden.
Hier ist die Rechnung, auf die eine Quittung folgen würde:
INV-0207 · Northside Tutoring · BEZAHLT
| Position | Menge | Betrag |
|---|---|---|
| Mathe-Nachhilfe, Oktober | 8 | 440,00 $ |
| Übungsheft | 1 | 18,00 $ |
| Gesamt | 458,00 $ | |
Rechnung oder Quittung
Beide Dokumente sehen ähnlich aus und haben verschiedene Aufgaben.
| Position | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Wann sie gesendet wird | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
| Was sie aussagt | Was geschuldet wird und wann es fällig ist | Was gezahlt wurde, wann und wie |
| Hauptzweck | Zahlung anfordern | Zahlung bestätigen |
| Angezeigter Saldo | Offener Betrag | Null oder der Restbetrag |
| Vom Kunden genutzt für | Freigabe und Terminierung der Zahlung | Buchhaltung, Spesen, Steuererklärung |
Eine Quittung kann auch eine Teilzahlung abdecken. Zahlt ein Kunde eine Anzahlung von 500 $ auf einen Auftrag über 2.000 $, zeigt die Quittung 500 $ erhalten und 1.500 $ offen, und die Rechnung bleibt für den Rest offen. Mehr zum Unterschied lesen Sie unter Rechnung vs. Quittung und im Glossareintrag zum Kassenbon.
Was eine Quittung enthalten muss
Die Anforderungen hängen von Ihrem Land, Ihrem Bundesstaat und der Art des Verkaufs ab, dies ist also eine praktische Checkliste und keine rechtliche. Eine gute Quittung enthält:
- Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdaten. Kunden müssen wissen, wen sie bezahlt haben.
- Das Zahlungsdatum. Nicht das Rechnungsdatum, sondern den Tag, an dem das Geld eingegangen ist.
- Den gezahlten Betrag. In der Währung, in der tatsächlich gezahlt wurde.
- Die Zahlungsart. Karte, Überweisung, bar oder Scheck. Bei Karten genügen die letzten vier Ziffern, niemals die vollständige Nummer.
- Den Zweck. Eine kurze Beschreibung oder die Nummer der Rechnung, die sie begleicht.
- Eine eindeutige Referenz. Eine Quittungsnummer macht sie später leicht auffindbar.
- Steuerangaben. Wenn Sie Steuer berechnet haben, nennen Sie Betrag und Satz. Ihre Steuerbehörde kann besondere Regeln zu Steuernummern haben, prüfen Sie diese.
- Restbetrag. Null oder der nach einer Teilzahlung noch offene Betrag.
Warum das wichtig ist
Eine Quittung wirkt wie Papierkram, erfüllt aber mehrere nützliche Zwecke.
- Sie beendet die Nachricht „Haben Sie meine Zahlung erhalten?“. Ein Klempner, der nach getaner Arbeit per Überweisung bezahlt wird, bekommt seltener eine SMS mit der Bitte um Bestätigung, wenn die Quittung innerhalb einer Minute eintrifft.
- Sie unterstützt die Buchhaltung des Kunden. Ein geschäftlicher Kunde braucht einen Beleg, um Ausgaben geltend zu machen. Eine prompte Quittung bedeutet, dass er Ihnen nicht am Quartalsende schreibt.
- Sie beugt Streit vor. Sagt ein Kunde, er habe gezahlt, und Sie sagen, er habe es nicht, löst eine datierte Quittung, die zu Ihren Unterlagen passt, die Sache schnell.
- Sie stärkt Ihre Marke. Die Quittung ist eine Nachricht, die der Kunde liest und oft aufbewahrt. Ihr Logo darauf erinnert dezent daran, wer die Arbeit gemacht hat.
Nehmen wir einen Fotografen, der für eine Hochzeit eine Anzahlung von 600 $ erhält. Eine Quittung mit dem Text „Anzahlung erhalten, 600,00 $, Restbetrag 1.400,00 $ fällig am June 3“ beantwortet drei Fragen, die das Brautpaar sonst stellen würde.
Details, auf die es ankommt
Teil- und Ratenzahlungen
Zahlt ein Kunde in Teilen, erhält jede Zahlung ihre eigene Quittung. Die Rechnung zeigt einen laufenden Saldo, bis die letzte Zahlung ihn auf null bringt.
Erstattungen
Erstatten Sie eine Zahlung, sollte der Kunde ein passendes Dokument mit dem erstatteten Betrag und dem Datum erhalten. Die Verknüpfung von Erstattungen mit der ursprünglichen Quittung hält den Verlauf nachvollziehbar.
Offline-Zahlungen
Nicht alles kommt über einen Link. Wenn ein Kunde Ihnen Bargeld oder einen Scheck gibt, können Sie die Zahlung erfassen und im selben Schritt eine Quittung senden, sodass auch informelle Zahlungen wie jede andere dokumentiert sind.
Sprache und Währung
Quittungen folgen der Währung der Rechnung, die sie begleichen. Für grenzüberschreitende Arbeit siehe Rechnung in mehreren Währungen.
Funktioniert mit dem Rest von PayToMe
Quittungen werden von Zahlungen ausgelöst, deshalb passen sie zu Online-Zahlungen, bei denen ein Kunde eine Rechnung per Karte oder Banküberweisung bezahlt. Sie sind außerdem das natürliche Gegenstück zu Angeboten und Rechnungen: Ein Angebot führt zu einer Rechnung, und die Rechnung führt zu einer Quittung.
Heute eine Quittung erstellen
Wenn Sie jetzt eine brauchen, nutzen Sie den kostenlosen Quittungsgenerator. Geben Sie Zahler, Betrag, Datum und Zahlungsart ein, ergänzen Sie Ihr Logo und laden Sie ein PDF herunter. In PayToMe werden dieselben Felder für Sie ausgefüllt, wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt.