Recibos digitais: comprovante de pagamento com a sua marca, enviado assim que você recebe

Os recibos digitais são o comprovante de pagamento que chega ao seu cliente no momento em que o dinheiro entra, com o seu nome e o seu logotipo e todos os dados de que ele precisa para os próprios registros. Com o PayToMe, um recibo sai automaticamente quando um pagamento é confirmado, para você nunca mais precisar parar e escrever “pago, obrigado” à mão. Esta página explica o que um recibo deve conter, como ele difere de uma fatura e como os recibos automáticos funcionam.

Como funcionam os recibos automáticos

O recibo é a última etapa para receber, e é a que as pessoas esquecem. Clientes que pagam por cartão, transferência ou dinheiro costumam esperar uma confirmação. Se ela não chega, eles perguntam, e você gasta tempo respondendo.

Você pode desativar o envio automático para qualquer cliente e pode reenviar um recibo a qualquer momento.

Esta é a fatura que um recibo acompanharia:

Fatura vs recibo

Os dois documentos parecem semelhantes e fazem trabalhos diferentes.

Item da tabela	Fatura	Recibo
Quando é enviado	Antes do pagamento	Depois do pagamento
O que diz	O que é devido e quando vence	O que foi pago, quando e como
Finalidade principal	Pedir o pagamento	Confirmar o pagamento
Saldo exibido	Valor devido	Zero, ou o saldo restante
Para que o cliente usa	Aprovar e agendar o pagamento	Contabilidade, despesas, declarações

Um recibo também pode cobrir um pagamento parcial. Se um cliente paga um sinal de $500 em um serviço de $2,000, o recibo mostra $500 recebidos e $1,500 ainda em aberto, e a fatura continua aberta para o restante. Para saber mais sobre a diferença, veja fatura vs recibo e o verbete do glossário sobre recibo de venda.

O que um recibo deve conter

Os requisitos dependem do seu país, do seu estado e do tipo de venda, então esta é uma lista prática, e não jurídica. Um bom recibo inclui:

• O nome e os dados de contato da sua empresa. O cliente precisa saber a quem pagou.
• A data do pagamento. Não a data da fatura, mas a data em que o dinheiro chegou.
• O valor pago. Na moeda em que o pagamento foi feito de fato.
• A forma de pagamento. Cartão, transferência bancária, dinheiro ou cheque. Para cartões, os quatro últimos dígitos bastam, nunca o número completo.
• A finalidade. Uma descrição curta ou o número da fatura que ele quita.
• Uma referência única. Um número de recibo facilita encontrá-lo depois.
• Os dados de imposto. Se você cobrou imposto, mostre o valor e a alíquota. A sua autoridade tributária pode ter regras específicas sobre identificadores fiscais, então verifique.
• O saldo restante. Zero, ou o valor ainda devido após um pagamento parcial.

Por que isso importa

Um recibo parece burocracia, mas faz várias coisas úteis.

• Acaba com a mensagem “você recebeu meu pagamento?”. Um encanador que termina um serviço e é pago por transferência recebe menos mensagens pedindo confirmação se o recibo chega em um minuto.
• Apoia a contabilidade do cliente. Um cliente empresa precisa de um registro para deduzir uma despesa. Um recibo rápido evita que ele escreva para você no fim do trimestre.
• Evita disputas. Se um cliente diz que pagou e você diz que não, um recibo datado que bate com os seus registros resolve rápido.
• Reforça a sua marca. O recibo é uma mensagem que o cliente lê e muitas vezes guarda. O seu logotipo nele é um lembrete discreto de quem fez o trabalho.

Pense em uma fotógrafa que recebe um sinal de $600 por um casamento. Um recibo que diz “Sinal recebido, $600.00, saldo de $1,400.00 a pagar em June 3” responde a três perguntas que o casal faria de qualquer forma.

Detalhes que importam

Pagamentos parciais e divididos

Quando um cliente paga em partes, cada pagamento recebe o seu próprio recibo. A fatura mostra um saldo corrente até o último pagamento zerá-lo.

Reembolsos

Se você reembolsa um pagamento, o cliente deve receber um documento correspondente que mostre o valor devolvido e a data. Vincular os reembolsos ao recibo original mantém o histórico claro.

Pagamentos fora da plataforma

Nem tudo chega por um link. Se um cliente lhe entrega dinheiro ou um cheque, você pode registrar e enviar um recibo na mesma etapa, e os pagamentos informais ficam documentados como os demais.

Idioma e moeda

Os recibos seguem a moeda da fatura que quitam. Para trabalhos entre países, veja faturas em várias moedas.

Funciona com o resto do PayToMe

Os recibos são disparados por pagamentos, então combinam com os pagamentos online, em que o cliente paga uma fatura por cartão ou transferência bancária. Eles também são a contrapartida natural dos orçamentos e das faturas: um orçamento leva a uma fatura, e a fatura leva a um recibo.

Faça um recibo hoje

Se precisa de um agora, use o gerador de recibos grátis. Informe o pagador, o valor, a data e a forma de pagamento, adicione o seu logotipo e baixe um PDF. No PayToMe, os mesmos campos são preenchidos para você quando um cliente paga uma fatura.