機能
デジタル領収書：入金の瞬間に届く、ブランド入りの支払い証明
デジタル領収書は、支払いが完了した瞬間に、ロゴと必要な項目を入れて自動で届きます。領収書に書くべき内容と、請求書との違いも分かりやすく解説します。
更新 · 執筆：PayToMe Editorial
SMS · 今日
Mariaさん、こんにちは。$1,200.00の請求書INV-0042をお送りします。こちらから安全にお支払いいただけます：paytome.si/pay/inv-0042
支払いました、ありがとうございます！
領収書をメールでお送りしました。
デジタル領収書は、取引先に入金の瞬間に届く支払いの証明で、あなたの名前とロゴが入り、先方が自社の記録に必要な項目がすべてそろっています。PayToMeでは、支払いが完了すると領収書が自動で送られ、「支払い済みです、ありがとうございます」と手で書く必要はありません。このページでは、領収書に必ず入れる内容、請求書との違い、そして自動領収書の仕組みを説明します。
自動領収書の仕組み
領収書は、入金を受け取る最後のステップで、忘れられやすい手順でもあります。カード、振込、現金で支払った取引先は、確認の連絡を待つことが多いものです。届かなければ問い合わせが来て、その対応に時間を取られます。
- 支払いが完了します。 取引先がリンクから支払うか、現金や小切手など別の方法で受け取った支払いをあなたが記録します。
- PayToMeが領収書を作ります。 金額、日付、支払い方法、請求書の参照番号を請求書から取り込むので、入力し直す必要はありません。
- 領収書が送られます。 取引先には、あなたのロゴと色が入った領収書が、メールで届き、印刷用のページへのリンクも付きます。SMSでの送信は開発中です。
- 請求書が支払済みになります。 請求書、支払い、領収書はひもづいたままなので、どれからでもほかを見つけられます。
自動送信は、取引先ごとにオフにでき、領収書はいつでも再送できます。
領収書が後に続く請求書は、次のようなものです。
INV-0207 · Northside Tutoring · 支払済み
| 品目 | 数量 | 金額 |
|---|---|---|
| 数学の個別指導、10月 | 8 | $440.00 |
| 練習問題集 | 1 | $18.00 |
| 合計 | $458.00 | |
請求書と領収書の違い
2つの書類は似ていますが、役割が違います。
| 品目 | 請求書 | 領収書 |
|---|---|---|
| 送るタイミング | 支払いの前 | 支払いの後 |
| 記載内容 | 支払う金額と支払期限 | 支払われた金額、日時、方法 |
| おもな目的 | 支払いを求める | 支払いを確認する |
| 表示される残高 | 支払う金額 | ゼロ、または残りの金額 |
| 取引先の使い道 | 支払いの承認と日程の調整 | 帳簿、経費、確定申告 |
領収書は一部の支払いにも使えます。たとえば、$2,000の仕事に$500の手付金が支払われた場合、領収書には受領済みの$500と未払いの$1,500が記載され、請求書は残りの分のために未払いのままです。違いについて詳しくは、請求書と領収書の違いと、用語集の売上領収書をご覧ください。
領収書に必ず入れる内容
要件は、国、州、取引の種類によって異なるため、以下は法的な基準ではなく、実務上のチェックリストです。よい領収書には次の項目が入っています。
- 事業者名と連絡先。 取引先は、誰に支払ったのかを知る必要があります。
- 支払日。 請求書の日付ではなく、お金が届いた日です。
- 支払われた金額。 実際に支払われた通貨で記載します。
- 支払い方法。 カード、銀行振込、現金、小切手など。カードの場合は下4桁だけで十分で、番号全体は決して載せません。
- 何の支払いか。 簡単な説明、または精算する請求書の番号を書きます。
- 一意の参照番号。 領収書番号があれば、後から探しやすくなります。
- 税の詳細。 税を請求した場合は、金額と税率を示します。税務当局が納税者番号の記載について特定の規則を定めていることがあるので、確認してください。
- 残りの金額。 ゼロ、または一部の支払い後にまだ残っている金額です。
なぜ重要なのか
領収書は事務書類に見えますが、役に立つ働きがいくつもあります。
- 「入金は届きましたか？」という連絡がなくなります。 修理を終えて振込で支払いを受けた配管工は、1分以内に領収書が届けば、確認を求めるメッセージを受け取る機会が減ります。
- 取引先の帳簿を支えます。 法人の取引先は、経費として計上するために記録が必要です。すぐに領収書が届けば、四半期末にあなたへメールを送る必要がありません。
- トラブルを防ぎます。 取引先が支払ったと言い、あなたは受け取っていないと言うとき、あなたの記録と一致する日付入りの領収書があれば、すぐに解決できます。
- ブランドを印象づけます。 領収書は、取引先が読み、しばしば保管するメッセージです。そこにあなたのロゴがあれば、誰が仕事をしたのかを静かに思い出させます。
結婚式の手付金として$600を受け取った写真家を考えてみましょう。「手付金$600.00を受領しました。残額$1,400.00は June 3 までにお支払いください」という領収書があれば、カップルが尋ねたくなる3つの疑問に答えられます。
知っておきたい細かな点
一部の支払いと分割払い
取引先が分けて支払う場合、支払いごとに領収書が発行されます。請求書には、最後の支払いで残高がゼロになるまで、その時点の残高が表示されます。
返金
支払いを返金した場合、取引先には、返金額と日付を示す対応する書類が届くべきです。返金を元の領収書にひもづけると、経緯が分かりやすくなります。
オフラインでの支払い
すべての支払いがリンク経由で届くわけではありません。取引先が現金や小切手を手渡した場合は、記録と領収書の送信を同じ手順で済ませられるので、非公式な支払いもほかと同じように記録に残ります。
言語と通貨
領収書は、決済した請求書の通貨に合わせます。国をまたぐ仕事については、インスタント現地化をご覧ください。
PayToMeのほかの機能との連携
領収書は支払いをきっかけに作られるので、取引先がカードや銀行振込で請求書を支払うオンライン決済と組み合わせられます。また、見積書や請求書とも自然に対になります。見積書から請求書へ、請求書から領収書へとつながります。
今日から領収書を作る
今すぐ必要なら、無料の領収書作成ツールを使いましょう。支払者、金額、日付、方法を入力し、ロゴを追加して、PDFをダウンロードします。PayToMeでは、取引先が請求書を支払うと、同じ項目があらかじめ入力されます。