Recibos digitales: comprobante de pago con tu marca, enviado en cuanto te pagan

Los recibos digitales son el comprobante de pago que le llega a tu cliente en el momento en que entra su dinero, con tu nombre y tu logotipo y con todos los datos que necesita para sus propios registros. Con PayToMe, un recibo sale automáticamente cuando se confirma un pago, para que nunca tengas que parar a escribir a mano “pagado, gracias”. Esta página explica qué debe contener un recibo, en qué se diferencia de una factura y cómo funcionan los recibos automáticos.

Cómo funcionan los recibos automáticos

Un recibo es el último paso para cobrar, y es el que la gente olvida. Los clientes que pagan con tarjeta, transferencia o en efectivo suelen esperar una confirmación. Si no llega, preguntan, y tú pierdes tiempo respondiendo.

Puedes desactivar el envío automático para cualquier cliente y reenviar un recibo cuando quieras.

Esta es la factura a la que seguiría un recibo:

Factura frente a recibo

Los dos documentos se parecen y cumplen trabajos distintos.

Concepto	Factura	Recibo
Cuándo se envía	Antes del pago	Después del pago
Qué dice	Lo que se debe y cuándo vence	Lo que se pagó, cuándo y cómo
Finalidad principal	Pedir el pago	Confirmar el pago
Saldo que muestra	Importe pendiente	Cero, o el saldo restante
Para qué lo usa el cliente	Aprobar y programar el pago	Contabilidad, gastos, declaraciones

Un recibo también puede cubrir un pago parcial. Si un cliente paga un anticipo de $500 en un trabajo de $2,000, el recibo muestra $500 recibidos y $1,500 aún pendientes, y la factura sigue abierta por el resto. Para saber más sobre la diferencia, consulta factura frente a recibo y la entrada del glosario sobre el recibo de venta.

Qué debe contener un recibo

Los requisitos dependen de tu país, tu estado y el tipo de venta, así que esto es una lista práctica y no una lista legal. Un buen recibo incluye:

• El nombre y los datos de contacto de tu negocio. Los clientes necesitan saber a quién pagaron.
• La fecha del pago. No la fecha de la factura, sino la fecha en que llegó el dinero.
• El importe pagado. En la moneda en que realmente se pagó.
• El método de pago. Tarjeta, transferencia bancaria, efectivo o cheque. En el caso de las tarjetas, bastan los últimos cuatro dígitos, nunca el número completo.
• Para qué fue. Una descripción breve o el número de la factura que liquida.
• Una referencia única. Un número de recibo facilita encontrarlo más adelante.
• Los datos de impuestos. Si cobraste impuestos, muestra el importe y la tasa. Tu autoridad tributaria puede tener reglas específicas sobre los identificadores fiscales, así que consúltalas.
• El saldo restante. Cero, o el importe que aún se debe después de un pago parcial.

Por qué importa

Un recibo parece papeleo, pero cumple varias funciones útiles.

• Acaba con el mensaje de “¿recibiste mi pago?”. A un plomero que termina un trabajo y cobra por transferencia le piden confirmación por mensaje con menos frecuencia si el recibo llega en un minuto.
• Respalda la contabilidad del cliente. Un cliente empresarial necesita un registro para deducir un gasto. Un recibo puntual significa que no te escriben a final del trimestre.
• Evita disputas. Si un cliente dice que pagó y tú dices que no, un recibo con fecha que coincide con tus registros lo resuelve rápido.
• Refuerza tu marca. El recibo es un mensaje que el cliente lee y que a menudo guarda. Tu logotipo en él es un recordatorio discreto de quién hizo el trabajo.

Piensa en un fotógrafo que cobra un anticipo de $600 por una boda. Un recibo que dice “Anticipo recibido, $600.00, saldo pendiente $1,400.00 el June 3” responde tres preguntas que la pareja, de otro modo, haría.

Detalles que importan

Pagos parciales y fraccionados

Cuando un cliente paga por partes, cada pago recibe su propio recibo. La factura muestra un saldo acumulado hasta que el último pago lo lleva a cero.

Reembolsos

Si reembolsas un pago, el cliente debería recibir un documento equivalente que muestre el importe devuelto y la fecha. Vincular los reembolsos con el recibo original mantiene claro el rastro.

Pagos fuera de línea

No todo llega a través de un enlace. Si un cliente te da efectivo o un cheque, puedes registrarlo y enviar un recibo en el mismo paso, para que los pagos informales queden documentados como cualquier otro.

Idioma y moneda

Los recibos siguen la moneda de la factura que liquidan. Para el trabajo transfronterizo, consulta la facturación en varias monedas.

Funciona con el resto de PayToMe

Los recibos los activan los pagos, así que se combinan con los pagos en línea, en los que un cliente paga una factura con tarjeta o transferencia bancaria. También son la contrapartida natural de los presupuestos y las facturas: un presupuesto lleva a una factura, y la factura lleva a un recibo.

Haz un recibo hoy

Si necesitas uno ahora, usa el generador de recibos gratis. Escribe quién paga, el importe, la fecha y el método, añade tu logotipo y descarga un PDF. En PayToMe esos mismos campos se completan por ti cuando un cliente paga una factura.