Como emitir fatura como freelancer: valores, condições e um exemplo prático

Como emitir fatura como freelancer se resume a seis passos: combinar o seu valor e as condições por escrito, pedir um sinal, registrar o seu tempo, enviar uma fatura com data de vencimento clara assim que o trabalho for aceito, facilitar o pagamento e reservar uma parte de cada pagamento para impostos. O restante deste guia mostra cada passo.

Passo 1: defina um valor que cubra mais do que o seu salário

Os freelancers costumam copiar um salário para um valor por hora e acabam mal pagos. Funcionários recebem por cada hora de trabalho. Você não. Você também paga o seu próprio software, equipamento, seguro, impostos e folgas, e uma boa parte da sua semana vai para vendas, administração e faturamento que nenhum cliente paga.

Um método simples:

1. Escolha a renda que você quer levar para casa em um ano.
2. Some os custos anuais do seu negócio: software, equipamento, seguro, contabilidade, espaço de trabalho.
3. Estime as suas horas faturáveis. Seja honesto. Se você trabalha 46 semanas por ano e fatura 25 horas em uma semana típica, são 1,150 horas.
4. Divida a receita necessária pelas horas faturáveis.
5. Acrescente uma folga para impostos e uma reserva para não ficar adivinhando depois.

Passo 2: combine as condições por escrito antes de o trabalho começar

Um acordo de uma página ou um orçamento aceito evita a maioria das divergências de cobrança. Ele deve dizer:

• Escopo. O que você vai entregar e o que não está incluído.
• Preço e base. Valor por hora, preço fixo ou contrato mensal.
• Sinal e marcos. Quando o dinheiro vence.
• Condições de pagamento. O número de dias, a regra da data de vencimento e as formas de pagamento aceitas. Veja condições de pagamento da fatura.
• Revisões e trabalho extra. Quantas rodadas estão incluídas e quanto custa o trabalho extra.
• Despesas. Quais custos você repassa e se acrescenta margem.
• Pagamentos atrasados. Qualquer multa por atraso, redigida de modo que seja permitida onde você mora. Veja como cobrar multa por atraso.
• Propriedade. Quando o cliente recebe os direitos sobre o trabalho, o que costuma ser depois do pagamento final.
• Cancelamento. O que acontece com o sinal e com o trabalho concluído se o cliente interromper o projeto.

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Para um contrato grande, peça a um advogado que o leia.

Passo 3: peça um sinal

Um sinal confirma que o cliente é sério e financia a parte inicial do trabalho. Para projetos, de 25 a 50 por cento é comum. Para trabalhos pequenos de até algumas centenas de dólares, muitos freelancers cobram o valor total na entrega ou pedem o pagamento adiantado. Emita uma fatura de sinal que diga o que ela cobre, por exemplo “Sinal, 40 por cento do preço fixo”. Na fatura final, mostre o sinal como dedução para que o cliente veja exatamente o que resta. Como receber mais rápido trata de sinais e marcos com mais profundidade.

Passo 4: registre tempo e custos ao longo do caminho

Não reconstrua um mês de memória. Registre:

• Data, tarefa e horas de cada parte do trabalho, mesmo quando você orça um preço fixo, para aprender quanto tempo os trabalhos realmente levam.
• Recibos de qualquer custo que você vá repassar ao cliente.
• Aprovações do cliente por e-mail, caso o escopo mude.

Uma planilha básica basta. A fatura em si levará dois minutos quando as anotações estiverem em ordem.

Passo 5: escreva e envie a fatura

Uma fatura de freelancer precisa dos mesmos campos essenciais de qualquer outra. A versão longa está em como escrever uma fatura. A versão curta:

• O seu nome ou nome comercial e os dados de contato, além de qualquer número fiscal exigido no seu país.
• O nome legal e o endereço de cobrança do cliente e o número do pedido de compra dele, se usar um.
• Um número de fatura único (veja numeração de faturas) e a data da fatura.
• Uma data de vencimento real, não apenas “Net 14”.
• Itens com descrição, quantidade, valor e total.
• Subtotal, deduções como o sinal, qualquer imposto e o total devido.
• Como pagar.
• A sua política de multa por atraso, se o seu acordo incluir uma.

Envie no mesmo dia em que o trabalho for aceito, à pessoa que aprova os pagamentos e também ao seu contato do dia a dia. Diga no e-mail para que serve a fatura, o valor, a data de vencimento e a forma de pagamento.

Um exemplo prático

O Sam é redator freelancer. Uma empresa de software o contrata para reescrever o site de um produto. Eles combinam 60.00 USD por hora, uma estimativa de 38 horas, um sinal de 500.00 USD e condições Net 14. O Sam também compra uma licença de foto de banco de imagens de 45.00 USD para o cliente, que o acordo diz que o Sam pode repassar pelo custo.

Veja como fica como uma prévia das linhas faturáveis:

A prévia mostra o trabalho e o custo repassado. O sinal de 500.00 já pago é subtraído para chegar ao saldo de 1,825.00. Se o Sam tivesse ultrapassado muito a estimativa de 38 horas, a cláusula de trabalho extra do acordo se aplicaria e o Sam avisaria o cliente antes de cobrar a diferença.

Passo 6: planeje os impostos

Os impostos pegam muitos freelancers novos de surpresa porque ninguém os retém da sua renda. Esta seção trata dos Estados Unidos. As regras em outros lugares diferem, então consulte um contador local.

• Você costuma pagar imposto estimado durante o ano. O IRS diz que os autônomos geralmente precisam entregar uma declaração anual de imposto de renda e pagar impostos estimados a cada trimestre, usando o Formulário 1040-ES para calculá-los.
• O imposto de autônomo se aplica. O IRS o descreve como um imposto de Previdência Social e Medicare para quem trabalha por conta própria. A taxa é de 15.3 por cento, composta de 12.4 por cento para a Previdência Social e 2.9 por cento para o Medicare. Você o deve se os seus ganhos líquidos como autônomo foram de 400 dólares ou mais.
• A parte da Previdência Social tem um teto anual de ganhos, que o IRS atualiza, então confira o valor atual.
• Guarde os registros. O IRS lista as faturas entre os documentos que sustentam a sua contabilidade e a sua declaração. Guarde cópias de cada fatura, recibo e comprovante de pagamento.

Um hábito prático: quando um pagamento chegar, mova logo uma parcela fixa para uma conta de poupança separada. Peça a um contador que escolha a porcentagem, pois ela depende da sua renda, do seu estado e das suas deduções.

Passo 7: faça o acompanhamento sem drama

A maioria dos clientes atrasados está ocupada, não hostil. Agende os seus acompanhamentos quando enviar a fatura:

• 3 dias antes do vencimento: lembrete curto com o link ou os dados bancários.
• No dia do vencimento: “Vence hoje.”
• 7 dias de atraso: pergunte se algo está impedindo o pagamento.
• 14 dias de atraso: repita o valor, a data de vencimento e qualquer multa por atraso das suas condições.

O guia como pedir pagamento traz roteiros. Se um cliente sempre paga com atraso, mude as condições dele: um sinal maior, datas de vencimento mais curtas ou marcos menores.

Erros que os freelancers cometem

• Começar o trabalho sem um acordo por escrito. Até um e-mail que diga “Confirmo o escopo, o preço e as condições” ajuda.
• Cobrar barato demais. Um valor que ignora o tempo não pago e os custos faz você ganhar menos do que imagina.
• Faturar no fim do mês. O cliente esquece os detalhes e o relógio do pagamento começa tarde.
• Misturar sinais e faturas finais. Mostre sempre o sinal como uma dedução identificada.
• Itens vagos. “Consultoria” convida perguntas. “Texto do site, 38 horas a 60.00” não.
• Não registrar despesas. Custos repassados que você esquece de cobrar são dinheiro perdido.
• Ignorar os impostos até abril. Reserve dinheiro de cada pagamento.
• Cobrar nas redes sociais ou com raiva. Mantenha os acompanhamentos curtos, objetivos e por escrito.

Checklist

• Você sabe o seu valor por hora e o que ele cobre.
• Um orçamento assinado ou aceito informa escopo, preço, condições, revisões e propriedade.
• Uma fatura de sinal foi enviada e paga antes de o trabalho começar.
• Você registra tempo e despesas enquanto trabalha.
• A fatura tem um número único, uma data de vencimento real, itens claros e instruções de pagamento.
• Você a envia no mesmo dia em que o trabalho é aceito.
• Você tem um cronograma de lembretes.
• Uma parte de cada pagamento vai para uma conta de impostos.
• Você guarda cópias de faturas e recibos em uma pasta que consiga encontrar.

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Fontes

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico, fiscal ou financeiro. Os números dos EUA vêm das páginas do IRS sobre imposto de autônomo (15.3 por cento, dividido em 12.4 e 2.9, e o limite de 400 dólares de ganhos líquidos), da central de impostos para autônomos (declaração anual e imposto estimado trimestral, Formulário 1040-ES) e de que tipo de registros guardar. O exemplo de valor por hora é aritmética com números hipotéticos, não uma recomendação. As regras fiscais fora dos EUA diferem, então consulte a autoridade fiscal local ou um contador.