Cara membuat faktur sebagai freelancer: tarif, ketentuan, dan contoh hitungan

Cara membuat faktur sebagai freelancer terdiri dari enam langkah: sepakati tarif dan ketentuan secara tertulis, minta uang muka, lacak waktu Anda, kirim faktur dengan tanggal jatuh tempo yang jelas begitu pekerjaan diterima, permudah pembayaran, dan sisihkan sebagian dari setiap pembayaran untuk pajak. Sisa panduan ini menunjukkan setiap langkah.

Langkah 1: tetapkan tarif yang mencakup lebih dari gaji

Freelancer sering menyalin gaji menjadi tarif per jam dan akhirnya dibayar terlalu rendah. Karyawan dibayar untuk setiap jam kerja. Anda tidak. Anda juga membayar sendiri perangkat lunak, peralatan, asuransi, pajak, dan waktu libur, dan sebagian besar minggu Anda terpakai untuk penjualan, administrasi, dan penagihan yang tidak dibayar klien mana pun.

Metode sederhana:

1. Pilih penghasilan yang ingin Anda bawa pulang dalam setahun.
2. Tambahkan biaya bisnis tahunan Anda: perangkat lunak, peralatan, asuransi, akuntansi, ruang kerja.
3. Perkirakan jam yang dapat ditagih. Jujurlah. Jika Anda bekerja 46 minggu setahun dan menagih 25 jam pada minggu biasa, itu 1,150 jam.
4. Bagi pendapatan yang dibutuhkan dengan jam yang dapat ditagih.
5. Sisakan ruang untuk pajak dan cadangan agar Anda tidak menebak-nebak nanti.

Langkah 2: sepakati ketentuan secara tertulis sebelum pekerjaan dimulai

Perjanjian satu halaman atau penawaran yang diterima mencegah sebagian besar perselisihan penagihan. Isinya harus menyebutkan:

• Ruang lingkup. Apa yang akan Anda serahkan dan apa yang tidak termasuk.
• Harga dan dasarnya. Tarif per jam, biaya tetap, atau retainer.
• Uang muka dan tonggak. Kapan uang jatuh tempo.
• Ketentuan pembayaran. Jumlah hari, aturan tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran yang diterima. Lihat ketentuan pembayaran faktur.
• Revisi dan pekerjaan tambahan. Berapa putaran yang termasuk dan berapa biaya pekerjaan tambahan.
• Pengeluaran. Biaya mana yang Anda teruskan dan apakah Anda menambahkan markup.
• Keterlambatan pembayaran. Denda keterlambatan apa pun, dengan kata-kata yang diizinkan di tempat Anda tinggal. Lihat cara mengenakan denda keterlambatan.
• Kepemilikan. Kapan klien memperoleh hak atas hasil kerja, yang sering kali sesudah pembayaran akhir.
• Pembatalan. Apa yang terjadi pada uang muka dan pekerjaan yang sudah selesai jika klien menghentikan proyek.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kontrak besar, mintalah pengacara membacanya.

Langkah 3: minta uang muka

Uang muka menegaskan bahwa klien serius dan mendanai bagian awal pekerjaan. Untuk proyek, 25 sampai 50 persen lazim. Untuk pekerjaan kecil di bawah beberapa ratus dolar, banyak freelancer menagih penuh saat penyerahan atau meminta pembayaran di muka. Terbitkan faktur uang muka yang menyebutkan apa yang dicakupnya, misalnya “Uang muka, 40 persen dari biaya tetap.” Pada faktur akhir, tampilkan uang muka sebagai pengurang agar klien melihat persis apa yang tersisa. Cara cepat dibayar membahas uang muka dan tonggak lebih dalam.

Langkah 4: lacak waktu dan biaya sambil bekerja

Jangan menyusun ulang satu bulan dari ingatan. Catat:

• Tanggal, tugas, dan jam untuk setiap pekerjaan, bahkan ketika Anda menawarkan biaya tetap, agar Anda belajar berapa lama pekerjaan sebenarnya.
• Bukti pembayaran untuk setiap biaya yang akan Anda teruskan kepada klien.
• Persetujuan klien lewat email, kalau-kalau ruang lingkup berubah.

Spreadsheet sederhana sudah cukup. Fakturnya sendiri hanya memakan dua menit jika catatannya rapi.

Langkah 5: tulis dan kirim faktur

Faktur untuk freelancer membutuhkan kolom inti yang sama seperti faktur lainnya. Versi panjangnya ada di cara menulis faktur. Versi singkatnya:

• Nama Anda atau nama bisnis dan data kontak, ditambah ID pajak apa pun yang diwajibkan negara Anda.
• Nama hukum klien dan alamat penagihan, dan nomor PO mereka jika memakainya.
• Nomor faktur yang unik (lihat penomoran faktur) dan tanggal faktur.
• Tanggal jatuh tempo yang nyata, bukan hanya “Net 14.”
• Rincian item dengan deskripsi, kuantitas, tarif, dan total.
• Subtotal, pengurang seperti uang muka, pajak apa pun, dan total yang harus dibayar.
• Cara membayar.
• Kebijakan denda keterlambatan Anda, jika perjanjian Anda memuatnya.

Kirim pada hari yang sama saat pekerjaan diterima, kepada orang yang menyetujui pembayaran selain kontak harian Anda. Sebutkan dalam email untuk apa faktur itu, jumlahnya, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.

Contoh hitungan

Sam adalah copywriter freelance. Sebuah perusahaan perangkat lunak mempekerjakannya untuk menulis ulang situs web produk. Mereka menyepakati 60.00 USD per jam, perkiraan 38 jam, uang muka 500.00 USD, dan ketentuan Net 14. Sam juga membeli lisensi foto stok 45.00 USD untuk klien, yang menurut perjanjian boleh diteruskan Sam sesuai harga pokok.

Berikut tampilannya sebagai pratinjau baris yang dapat ditagih:

Pratinjau menunjukkan pekerjaan dan biaya yang diteruskan. Uang muka 500.00 yang sudah dibayar dikurangkan untuk mencapai sisa 1,825.00. Jika Sam melampaui perkiraan 38 jam dengan jauh, klausul pekerjaan tambahan dalam perjanjian akan berlaku dan Sam akan memberi tahu klien sebelum menagih selisihnya.

Langkah 6: rencanakan pajak

Pajak membuat banyak freelancer baru lengah karena tidak ada yang memotongnya dari penghasilan Anda. Bagian ini membahas Amerika Serikat. Aturan di tempat lain berbeda, jadi tanyakan kepada akuntan setempat.

• Anda biasanya membayar pajak perkiraan sepanjang tahun. IRS menyatakan bahwa pekerja mandiri umumnya wajib mengajukan SPT penghasilan tahunan dan membayar pajak perkiraan setiap kuartal, dengan menggunakan Form 1040-ES untuk menghitungnya.
• Pajak pekerja mandiri berlaku. IRS menggambarkannya sebagai pajak Social Security dan Medicare bagi orang yang bekerja untuk dirinya sendiri. Tarifnya 15.3 persen, terdiri dari 12.4 persen untuk Social Security dan 2.9 persen untuk Medicare. Anda berutang pajak ini jika penghasilan bersih Anda dari pekerjaan mandiri sebesar 400 dolar atau lebih.
• Bagian Social Security memiliki batas penghasilan tahunan, yang diperbarui IRS, jadi periksa angka terbaru.
• Simpan catatan. IRS mencantumkan faktur di antara dokumen yang mendukung pembukuan dan SPT Anda. Simpan salinan setiap faktur, bukti pembayaran, dan catatan pembayaran.

Kebiasaan praktis: saat pembayaran masuk, segera pindahkan porsi tetap ke rekening tabungan terpisah. Minta akuntan menentukan persentasenya, karena bergantung pada penghasilan, negara bagian, dan pengurang Anda.

Langkah 7: tindak lanjuti tanpa drama

Sebagian besar klien yang terlambat itu sibuk, bukan memusuhi. Jadwalkan tindak lanjut Anda saat mengirim faktur:

• 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo: pengingat singkat dengan tautan atau data bank.
• Pada tanggal jatuh tempo: “Jatuh tempo hari ini.”
• Terlambat 7 hari: tanyakan apakah ada yang menghalangi pembayaran.
• Terlambat 14 hari: ulangi jumlah, tanggal jatuh tempo, dan denda keterlambatan apa pun dalam ketentuan Anda.

Panduan cara meminta pembayaran memuat naskahnya. Jika klien terus membayar terlambat, ubah ketentuannya: uang muka lebih besar, tanggal jatuh tempo lebih singkat, atau tonggak lebih kecil.

Kesalahan yang dilakukan freelancer

• Memulai pekerjaan tanpa perjanjian tertulis. Bahkan email yang berbunyi “Saya mengonfirmasi ruang lingkup, harga, dan ketentuan” sudah membantu.
• Mematok harga terlalu rendah. Tarif yang mengabaikan waktu tak berbayar dan biaya membuat penghasilan Anda lebih kecil dari yang Anda kira.
• Menagih di akhir bulan. Klien lupa rinciannya dan jam pembayaran mulai terlambat.
• Mencampur uang muka dan faktur akhir. Selalu tampilkan uang muka sebagai pengurang berlabel.
• Rincian item yang kabur. “Konsultasi” mengundang pertanyaan. “Naskah situs web, 38 jam x 60.00” tidak.
• Tidak melacak pengeluaran. Biaya yang diteruskan dan lupa ditagih adalah uang yang hilang.
• Mengabaikan pajak sampai April. Sisihkan uang dari setiap pembayaran.
• Menagih di media sosial atau dengan marah. Buat tindak lanjut singkat, faktual, dan tertulis.

Daftar periksa

• Anda tahu tarif per jam Anda dan apa yang dicakupnya.
• Penawaran yang ditandatangani atau diterima menyatakan ruang lingkup, harga, ketentuan, revisi, dan kepemilikan.
• Faktur uang muka sudah dikirim dan dibayar sebelum pekerjaan dimulai.
• Anda melacak waktu dan pengeluaran sambil bekerja.
• Faktur memiliki nomor unik, tanggal jatuh tempo nyata, baris yang jelas, dan petunjuk pembayaran.
• Anda mengirimnya pada hari yang sama saat pekerjaan diterima.
• Anda memiliki jadwal pengingat.
• Sebagian dari setiap pembayaran masuk ke rekening pajak.
• Anda menyimpan salinan faktur dan bukti pembayaran di folder yang bisa Anda temukan.

Di mana posisi PayToMe

Pembuat faktur gratis dan kalkulator tarif per jam sudah tersedia hari ini. Di PayToMe, yang kini dalam beta publik, Anda juga dapat membuat faktur, mengirimkannya lewat email, menerima pembayaran online, dan memakai Via (beta), asisten AI yang menyusun faktur dari deskripsi pekerjaan biasa. Pengingat cerdas sedang dalam pengembangan. Masuk ke PayToMe untuk mencobanya.

Sumber

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum, pajak, atau keuangan. Angka AS berasal dari halaman IRS tentang pajak pekerja mandiri (15.3 persen, dibagi 12.4 dan 2.9, dan ambang penghasilan bersih 400 dolar), pusat pajak pekerja mandiri (SPT tahunan dan pajak perkiraan kuartalan, Form 1040-ES) dan catatan apa yang perlu disimpan. Contoh tarif adalah hitungan dengan angka asumtif, bukan rekomendasi. Aturan pajak di luar AS berbeda, jadi periksa dengan otoritas pajak setempat atau akuntan.