Modelo de nota de serviço de consultoria

Se você precisa de um modelo de nota de serviço de consultoria, comece por um que facilite a aprovação para quem está do outro lado. Essa pessoa muitas vezes não é o executivo que contratou você. É alguém do financeiro que precisa casar a sua fatura com um contrato, um pedido de compra e uma linha do orçamento. Esta página mostra como montar uma fatura de consultoria em que retainers, diárias e despesas se encaixam com clareza, o que incluir, quais condições de pagamento costumam funcionar e quais erros atrasam o pagamento. O botão “Usar este modelo” abre o gerador de faturas grátis com as linhas de exemplo já preenchidas.

Por que a consultoria fatura de outro jeito

A consultoria não tem uma unidade padrão. Um encanador cobra a visita e as peças. Um consultor pode cobrar por hora na segunda-feira, por dia na quarta-feira e por mês do mesmo cliente o tempo todo. Um único projeto pode incluir um diagnóstico com preço fechado, horas excedentes e um retainer para dúvidas posteriores.

Essa mistura cria três problemas que a fatura precisa resolver.

Primeiro, o cliente precisa ver em que o preço se baseia. Uma linha que diz “Consultoria: $6,000” provoca perguntas. Uma linha que diz “Retainer de assessoria, até 10 horas, março” não.

Segundo, as despesas se comportam de forma diferente dos honorários. Viagens, hospedagem e softwares costumam ser repassados ao custo e muitas vezes exigem comprovantes. O cliente também tende a controlá-los num orçamento diferente, então misturá-los às linhas de honorários gera atrito.

Terceiro, o trabalho de consultoria é difícil de ver. O cliente não consegue olhar para um cano consertado. A fatura muitas vezes é o único registro que mostra o que aconteceu, então as descrições precisam carregar esse peso.

O que incluir numa fatura de consultoria

Comece pelo essencial do nosso guia sobre o que incluir numa fatura: nome e contatos da sua empresa, razão social e endereço de cobrança do cliente, número da fatura, data de emissão, data de vencimento e total. Para consultoria, acrescente:

• Nome do projeto ou contrato, para que a fatura corresponda à proposta ou ao escopo de trabalho.
• Número do contrato ou do pedido de compra, quando o cliente fornecer um.
• Período de faturamento, como “1 a 31 de março”, para retainers e trabalho por hora.
• Honorários por tipo. Retainer, diárias, horas excedentes e entregas com preço fechado, cada um em sua linha.
• Unidade e valor em cada linha de honorários. Mostre horas com o valor da hora e dias com o valor da diária.
• Despesas num bloco separado, com uma descrição curta para cada item.
• Imposto, se aplicável. Em muitos lugares, serviços não são tributados como vendas, mas as regras variam. Confira as regras locais ou consulte um profissional de impostos.
• Condições de pagamento, formas aceitas e dados para pagamento.

Um exemplo de fatura de consultoria

Veja um mês típico de um cliente de assessoria. O consultor tem um retainer mensal de 10 horas, conduziu um workshop presencial e trabalhou seis horas além do retainer. O exemplo usa números fictícios e nenhum imposto.

Os honorários somam $6,550.00 ($2,500 mais $2,400 mais 6 vezes $275). As despesas acrescentam $400.40, então o total é $6,950.40. Manter esses dois grupos visivelmente separados permite ao cliente aprovar os honorários com base no contrato e as despesas com base na política de viagens.

Condições de pagamento que funcionam para consultores

15 ou 30 dias é a faixa padrão. 30 dias é comum com organizações maiores, e muitas têm uma rodada fixa de pagamentos, então um prazo menor pode não fazer você receber antes. Pergunte cedo ao cliente qual é o ciclo dele. Nossa visão geral sobre condições de pagamento da fatura explica como cada opção aparece.

Retainers devem ser faturados no início do período, não no fim. Você está reservando disponibilidade, e a fatura deve refletir isso.

Sinais em projetos de preço fechado são comuns: por exemplo, um terço na assinatura, um terço na metade e o saldo na entrega. Coloque o cronograma na proposta e repita-o em cada fatura.

Se você pretende cobrar multa por atraso, escreva a taxa e o prazo de tolerância no contrato antes de precisar, e confira as regras locais. A calculadora de multa por atraso mostra quanto uma taxa acrescentaria. Nosso guia sobre como emitir faturas como freelancer fala mais sobre contratos e sinais.

Dicas de preço e detalhamento

Diga o que o retainer inclui. “Até 10 horas de assessoria por mês, horas não usadas não são acumuladas” pertence ao contrato e, de forma resumida, à descrição da linha.

Arredonde o tempo de um jeito que você já informou. Frações de quinze ou trinta minutos são comuns. Escolha uma e use-a sempre.

Mostre as horas excedentes com clareza. Quando as horas passam do retainer, a linha extra deve mostrar as horas e o valor, para que o cliente veja por que o total mudou.

Repasse as despesas ao custo, a menos que o contrato diga outra coisa. Se você acrescenta uma taxa administrativa, ela deve constar no acordo e aparecer na fatura.

Anexe comprovação só quando ajudar. Um resumo de atividades de uma página costuma bastar. Planilhas de horas detalhadas devem estar disponíveis sob pedido.

Erros comuns

• Uma única linha chamada “serviços de consultoria”. Ela não dá ao cliente nada para aprovar.
• Falta do número do pedido ou do contrato. O contas a pagar pode reter a fatura até você informá-lo.
• Misturar despesas aos honorários. Isso esconde as duas coisas e frustra o financeiro.
• Faturar com atraso. Um retainer faturado no fim do mês, ou um projeto faturado semanas depois da entrega, ensina o cliente a pagar atrasado.
• Escopo pouco claro nas horas excedentes. Se o cliente não sabe que as horas estão passando do combinado, a fatura é a primeira notícia que ele recebe.
• Esconder o valor. Mesmo em trabalhos de preço fechado, uma descrição curta do que está incluído evita discussões sobre escopo.

Checklist antes de enviar

• Nome do projeto, número da fatura e período de faturamento estão na fatura
• O número do contrato ou do pedido está incluído quando exigido
• Cada linha de honorários mostra a unidade e o valor
• Retainer e horas excedentes estão em linhas separadas
• As despesas estão num bloco próprio, com descrições
• Os comprovantes estão prontos para envio sob pedido
• O tratamento fiscal foi conferido para a sua região e o seu cliente
• As condições de pagamento, as formas aceitas e os dados para pagamento estão informados

Modelos e ferramentas relacionados

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