Modelo de fatura ar-condicionado

Um modelo de fatura ar-condicionado, para climatização, precisa cumprir duas tarefas que parecem iguais e não são. Uma é o reparo, em que uma unidade para de funcionar e você faz o diagnóstico, troca uma peça e a coloca para rodar. A outra é o plano de manutenção, em que o cliente paga por visitas programadas e atendimento prioritário. Esta página mostra como fazer a fatura dos dois, o que colocar em cada uma, como mostrar refrigerante e peças sem começar uma discussão e quais condições de pagamento combinam. O botão “Usar este modelo” desta página abre o gerador gratuito preenchido com as linhas de exemplo, para você trocar os preços pelos seus.

Por que a climatização é cobrada de forma diferente

Os clientes de aquecimento e refrigeração costumam ligar em um péssimo momento: o ar-condicionado pifa durante uma onda de calor, ou o aquecedor falha em janeiro. Eles estão estressados, podem não entender o equipamento e muitas vezes olham para uma conta maior do que a de um chamado típico de encanamento ou de elétrica. Uma fatura clara faz mais do que pedir dinheiro. Ela explica o problema.

Três características distinguem a climatização.

O refrigerante é precificado por peso e tratado como um item próprio. Os clientes o veem como uma linha misteriosa se você não explicar. Informe o tipo de refrigerante, mostre as libras adicionadas e o valor por libra e, se encontrou um vazamento, diga isso. As regras sobre o manuseio de refrigerantes são definidas por autoridades federais e locais, então siga as exigências que valem para a sua certificação e guarde os registros que elas pedem. Sua fatura é um documento para o cliente, não um registro de conformidade, mas anotações consistentes ajudam nos dois casos.

Os dados do equipamento importam. A marca, o modelo, o número de série e a idade aproximada de um sistema ajudam em pedidos de garantia e em reparos futuros. Eles também mostram ao cliente que você examinou o equipamento específico dele.

A receita recorrente convive com o trabalho avulso. Muitas empresas vendem planos de manutenção anuais ou semestrais. São cobranças previsíveis com uma finalidade diferente da de um reparo, e merecem fatura e texto próprios.

O que incluir em uma fatura de climatização

Comece pela lista geral do nosso guia sobre o que incluir em uma fatura e depois acrescente:

• Nome da empresa, endereço, telefone e números de licença ou de certificação que o seu estado ou a sua cidade exijam. Confira as regras locais sobre o que imprimir.
• Endereço e data do serviço, além do nome do técnico.
• Dados do equipamento: tipo (split, aquecedor, bomba de calor), marca, modelo e número de série.
• Uma descrição simples do problema e da solução: “Unidade externa não ligava. Trocado o capacitor de dupla operação com defeito, limpa a serpentina do condensador, funcionamento verificado.”
• Taxa de diagnóstico ou de chamado, em linha separada.
• Mão de obra por hora ou um preço fixo de reparo.
• Peças, uma linha cada, com quantidade e preço.
• Refrigerante, com tipo e libras.
• Cobranças de plano de manutenção ou de associação, se houver, em fatura própria.
• Subtotal, imposto e total. As regras para tributar mão de obra, peças e contratos de serviço variam por estado. Nosso guia sobre como adicionar imposto sobre vendas a uma fatura traz orientações gerais, e o órgão tributário do seu estado tem a palavra final.
• Informações de garantia, como os prazos de cobertura de peças e de mão de obra que você oferece.

Uma fatura de reparo de climatização na prática

O ar central de um morador deixa de resfriar em uma tarde quente. O técnico encontra um capacitor com defeito e pouco refrigerante, troca a peça, adiciona refrigerante e lava a linha de dreno.

A alíquota é apenas um exemplo. Confira quais itens são tributáveis onde você atua.

Planos de manutenção versus reparos avulsos

Trate-os como dois documentos diferentes.

Uma fatura de reparo é o registro de uma visita: o que estava errado, o que foi feito, o que foi usado. Na maioria dos casos ela vence no recebimento, porque o trabalho está concluído e o cliente está presente.

Uma fatura de plano de manutenção é uma cobrança no estilo de assinatura. Ela diz o que o plano cobre, quantas visitas estão incluídas, o período a que se aplica e quaisquer benefícios, como agendamento prioritário ou desconto em peças. É cobrada uma vez por período, e a renovação é previsível. A cobrança recorrente está planejada para o PayToMe, como descrito na página de faturas recorrentes. Até lá, você pode montar a fatura no gerador gratuito e enviá-la na mesma data a cada ano.

Quando um cliente do plano precisa de um reparo, a fatura do reparo deve mencionar o plano e aplicar o desconto prometido como uma linha visível, para o benefício não ser esquecido.

Condições de pagamento que funcionam para climatização

No recebimento serve para reparos, revisões e renovações de plano de moradores. 15 ou 30 dias é comum para contas comerciais, administradores de imóveis e instalações maiores. Na troca de um sistema, é típico um sinal antes de encomendar o equipamento, com o saldo no fim da obra. Nossa visão geral sobre condições de pagamento de faturas explica a redação, e a página do glossário sobre faturas de sinal mostra como um sinal aparece em um documento.

Se você oferece financiamento por meio de terceiros, mencione-o na fatura ou no orçamento, mas descreva-o apenas como o fornecedor o descreve. Não prometa condições que você não controla.

Dicas de preço e de detalhamento

• Mantenha a taxa de diagnóstico consistente. Diga se ela é abatida do reparo.
• Mostre os reparos de preço fixo em uma linha com uma descrição clara, ou mostre peças e mão de obra separadamente se você cobra assim. Escolha um método por tipo de trabalho.
• Não enterre o refrigerante. O preço por libra com a quantidade adicionada é fácil de defender.
• Liste filtros e peças pequenas em vez de embuti-los na mão de obra, já que os clientes muitas vezes os compram por conta própria.
• Acrescente uma nota de recomendação para o trabalho que você não fez, como “Recomendo trocar o motor do ventilador no próximo ano.” É uma informação útil, não uma venda forçada, se você a mantiver objetiva.

Erros comuns

• Misturar taxas de plano e cobranças de reparo em uma só fatura.
• Pular a marca, o modelo e o número de série do equipamento.
• Deixar o refrigerante como um total sem explicação.
• Esquecer de aplicar um desconto do plano que você prometeu.
• Não registrar o que o técnico encontrou. A próxima visita recomeça do zero.
• Enviar as faturas tarde. As temporadas de maior movimento facilitam isso, e atrasa o caixa.

Lista de conferência antes de enviar

• Endereço do serviço, data e técnico estão registrados
• Marca, modelo e número de série do equipamento estão listados
• O problema e a solução estão descritos em palavras simples
• Taxa de diagnóstico, mão de obra, peças e refrigerante são linhas separadas
• Descontos do plano aparecem, se se aplicarem
• O imposto segue as regras locais
• Condições de pagamento, formas e garantia estão informadas

Modelos e ferramentas relacionados

Muitas empresas de climatização também cuidam de drenos e fiação, então veja o modelo de fatura para encanador e o modelo de fatura para eletricista. Para criar a sua, use o gerador de faturas gratuito, que roda no seu navegador com cálculo exato de valores e sem conta.

O PayToMe está em beta público. Entre em app.paytome.si para criar orçamentos e faturas, enviá-los por e-mail com um link de pagamento, receber por cartão ou transferência bancária e escolher o plano Free, Pro ou Business. Lembretes, previsões de fluxo de caixa, pagamento por mensagem de texto e o app para celular estão em desenvolvimento. O gerador de faturas gratuito continua funcionando no seu navegador, sem conta. Esta página traz informações gerais, não é aconselhamento jurídico nem tributário. Confira as exigências locais de certificação, de manuseio de refrigerantes e de impostos.