Als Freelancer in Rechnung stellen: Sätze, Zahlungsziele und ein durchgerechnetes Beispiel

Als Freelancer in Rechnung stellen kommt auf sechs Schritte hinaus: vereinbaren Sie Ihren Satz und Ihre Bedingungen schriftlich, nehmen Sie eine Anzahlung, verfolgen Sie Ihre Zeit, schicken Sie eine Rechnung mit einem klaren Fälligkeitsdatum, sobald die Arbeit abgenommen ist, machen Sie das Bezahlen einfach, und legen Sie einen Anteil jeder Zahlung für Steuern zurück. Der Rest dieses Leitfadens zeigt jeden Schritt.

Schritt 1: einen Satz festlegen, der mehr als Ihr Gehalt deckt

Freelancer kopieren oft ein Gehalt in einen Stundensatz und landen unterbezahlt. Angestellte werden für jede Arbeitsstunde bezahlt. Sie nicht. Sie zahlen auch Ihre eigene Software, Ausrüstung, Versicherungen, Steuern und Freizeit, und ein großer Teil Ihrer Woche geht in Verkauf, Verwaltung und Rechnungsstellung, für die kein Kunde zahlt.

Eine einfache Methode:

1. Wählen Sie das Einkommen, das Sie nach Hause nehmen wollen in einem Jahr.
2. Addieren Sie Ihre jährlichen Geschäftskosten: Software, Ausrüstung, Versicherung, Buchhaltung, Arbeitsraum.
3. Schätzen Sie Ihre abrechenbaren Stunden. Seien Sie ehrlich. Wenn Sie 46 Wochen im Jahr arbeiten und in einer typischen Woche 25 Stunden abrechnen, sind das 1.150 Stunden.
4. Teilen Sie den erforderlichen Umsatz durch die abrechenbaren Stunden.
5. Fügen Sie Raum für Steuern und einen Puffer hinzu, damit Sie später nicht raten müssen.

Schritt 2: Bedingungen vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbaren

Eine einseitige Vereinbarung oder ein angenommenes Angebot verhindert die meisten Abrechnungsstreitigkeiten. Sie sollte sagen:

• Leistungsumfang. Was Sie liefern und was nicht enthalten ist.
• Preis und Grundlage. Stundensatz, Pauschalgebühr oder Pauschale.
• Anzahlung und Meilensteine. Wann Geld fällig ist.
• Zahlungsbedingungen. Die Anzahl der Tage, die Fälligkeitsregel und akzeptierte Zahlungsmethoden. Siehe Rechnungs-Zahlungsziele.
• Korrekturschleifen und Mehrarbeit. Wie viele Runden enthalten sind und was Mehrarbeit kostet.
• Spesen. Welche Kosten Sie weiterberechnen und ob Sie einen Aufschlag hinzufügen.
• Späte Zahlungen. Jede Verzugsgebühr, so formuliert, dass sie dort erlaubt ist, wo Sie leben. Siehe wie man Verzugsgebühren berechnet.
• Urheberrechte. Wann der Kunde die Rechte an der Arbeit erhält, was oft erst nach der Finalzahlung der Fall ist.
• Kündigung. Was mit der Anzahlung und der fertiggestellten Arbeit geschieht, wenn der Kunde das Projekt stoppt.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Bei einem großen Vertrag sollte ein Anwalt ihn lesen.

Schritt 3: eine Anzahlung nehmen

Eine Anzahlung bestätigt, dass der Kunde es ernst meint, und finanziert den frühen Teil der Arbeit. Bei Projekten sind 25 bis 50 Prozent üblich. Bei kleinen Jobs unter ein paar hundert Dollar stellen viele Freelancer bei Lieferung in voller Höhe in Rechnung oder bitten um Zahlung im Voraus. Stellen Sie eine Anzahlungsrechnung aus, die angibt, was sie abdeckt, zum Beispiel „Anzahlung, 40 Prozent des Pauschalpreises“. Zeigen Sie die Anzahlung auf der Schlussrechnung als Abzug, damit der Kunde genau sieht, was übrig bleibt. Schneller bezahlt werden behandelt Anzahlungen und Meilensteine ausführlicher.

Schritt 4: Zeit und Kosten laufend erfassen

Bauen Sie keinen Monat aus dem Gedächtnis nach. Notieren Sie:

• Datum, Aufgabe und Stunden für jede Arbeitseinheit, selbst wenn Sie einen Pauschalpreis anbieten, damit Sie lernen, wie lange Jobs wirklich dauern.
• Quittungen für jede Kosten, die Sie dem Kunden weiterberechnen werden.
• Kundenfreigaben per E-Mail, falls sich der Umfang ändert.

Eine einfache Tabellenkalkulation genügt. Die Rechnung selbst dauert zwei Minuten, wenn die Notizen sauber sind.

Schritt 5: die Rechnung schreiben und verschicken

Eine Rechnung eines Freelancers benötigt die gleichen Kernfelder wie jede andere. Die lange Version steht in wie man eine Rechnung schreibt. Die kurze Version:

• Ihr Name oder Firmenname und Kontaktangaben, plus jede Steuer-ID, die Ihr Land verlangt.
• Der rechtliche Name und die Rechnungsadresse des Kunden, und seine Bestellnummer, falls er eine verwendet.
• Eine eindeutige Rechnungsnummer (siehe Rechnungsnummern) und das Rechnungsdatum.
• Ein echtes Fälligkeitsdatum, nicht nur „Netto 14.“
• Positionen mit Beschreibung, Menge, Satz und Gesamtbetrag.
• Zwischensumme, Abzüge wie die Anzahlung, eventuelle Steuer und der Gesamtbetrag.
• Wie zu bezahlen ist.
• Ihre Verzugsgebührenrichtlinie, falls Ihre Vereinbarung eine enthält.

Schicken Sie sie am Tag der Abnahme, an die Person, die Zahlungen freigibt, sowie an Ihren Tageskontakt. Sagen Sie in der E-Mail, wofür die Rechnung ist, den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethode.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Sam ist eine freiberufliche Texterin. Ein Softwareunternehmen beauftragt sie, eine Produktwebsite umzuschreiben. Sie vereinbaren 60,00 USD die Stunde, eine Schätzung von 38 Stunden, eine Anzahlung von 500,00 USD und Netto-14-Bedingungen. Sam kauft auch eine Stockfoto-Lizenz für 45,00 für den Kunden, die laut Vereinbarung zum Selbstkostenpreis weiterberechnet werden darf.

So sieht es als Vorschau der abrechenbaren Positionen aus:

Die Vorschau zeigt die Arbeit und die weiterberechneten Kosten. Die bereits gezahlte Anzahlung von 500,00 wird abgezogen, um den Saldo von 1.825,00 zu erreichen. Wenn Sam die 38-Stunden-Schätzung um viel überschritten hätte, würde die Mehrarbeitsklausel der Vereinbarung greifen und Sam würde den Kunden vor der Berechnung des Unterschieds informieren.

Schritt 6: für Steuern planen

Steuern überraschen viele neue Freelancer, weil niemand sie von Ihrem Einkommen einbehält. Dieser Abschnitt behandelt die Vereinigten Staaten. Die Regeln anderswo unterscheiden sich, fragen Sie einen örtlichen Steuerberater.

• Sie zahlen in der Regel geschätzte Steuern im Laufe des Jahres. Der IRS sagt, Selbstständige sind grundsätzlich verpflichtet, eine jährliche Einkommensteuererklärung abzugeben und vierteljährlich geschätzte Steuern zu zahlen, mithilfe von Formular 1040-ES zur Ermittlung.
• Die Selbstständigensteuer fällt an. Der IRS beschreibt sie als Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer für Menschen, die für sich selbst arbeiten. Der Satz beträgt 15,3 Prozent, zusammengesetzt aus 12,4 Prozent für die Sozialversicherung und 2,9 Prozent für Medicare. Sie schulden sie, wenn Ihr Nettoertrag aus selbstständiger Arbeit 400 Dollar oder mehr betrug.
• Der Sozialversicherungsanteil hat eine jährliche Einkommensobergrenze, die der IRS aktualisiert, prüfen Sie daher die aktuelle Zahl.
• Belege aufbewahren. Der IRS listet Rechnungen unter den Dokumenten auf, die Ihre Bücher und Ihre Erklärung stützen. Bewahren Sie Kopien jeder Rechnung, Quittung und Zahlungsaufzeichnung auf.

Eine praktische Gewohnheit: Wenn eine Zahlung eingeht, verschieben Sie sofort einen festen Anteil auf ein separates Sparkonto. Bitten Sie einen Steuerberater, den Prozentsatz auszuwählen, da er von Ihrem Einkommen, Staat und Abzügen abhängt.

Schritt 7: ohne Drama nachfassen

Die meisten säumigen Kunden sind beschäftigt, nicht feindselig. Planen Sie Ihre Nachfassaktionen, wenn Sie die Rechnung verschicken:

• 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum: kurze Erinnerung mit dem Link oder den Bankdaten.
• Am Fälligkeitsdatum: „Fällig heute.“
• 7 Tage zu spät: fragen Sie, ob etwas die Zahlung blockiert.
• 14 Tage zu spät: wiederholen Sie den Betrag, das Fälligkeitsdatum und etwaige Verzugsgebühren aus Ihren Bedingungen.

Der Leitfaden um Zahlung bitten enthält Skripte. Wenn ein Kunde immer wieder spät zahlt, ändern Sie seine Bedingungen: eine höhere Anzahlung, kürzere Fälligkeitsdaten oder kleinere Meilensteine.

Fehler, die Freelancer machen

• Ohne schriftliche Vereinbarung arbeiten. Selbst eine E-Mail, die „Ich bestätige Umfang, Preis und Bedingungen“ sagt, hilft.
• Unterbieten. Ein Satz, der unbezahlte Zeit und Kosten ignoriert, lässt Sie weniger verdienen, als Sie denken.
• Am Monatsende in Rechnung stellen. Der Kunde vergisst die Details und die Zahlungsuhr startet spät.
• Anzahlungen und Schlussrechnungen vermischen. Zeigen Sie die Anzahlung immer als gekennzeichneten Abzug.
• Vage Positionen. „Beratung“ lädt zu Fragen ein. „Website-Texte, 38 Stunden zu 60,00“ nicht.
• Ausgaben nicht verfolgen. Durchgereichte Kosten, die Sie vergessen zu berechnen, sind verlorenes Geld.
• Steuern bis April ignorieren. Legen Sie von jeder Zahlung Geld zurück.
• Über soziale Medien oder im Ärger hinterherjagen. Halten Sie Nachfassaktionen kurz, sachlich und schriftlich.

Checkliste

• Sie kennen Ihren Stundensatz und was er abdeckt.
• Ein unterzeichnetes oder angenommenes Angebot nennt Umfang, Preis, Bedingungen, Korrekturen und Eigentumsrechte.
• Eine Anzahlungsrechnung wurde versandt und bezahlt, bevor die Arbeit beginnt.
• Sie erfassen Zeit und Ausgaben während der Arbeit.
• Die Rechnung hat eine eindeutige Nummer, ein echtes Fälligkeitsdatum, klare Positionen und Zahlungsanweisungen.
• Sie verschicken sie am Tag der Abnahme.
• Sie haben einen Erinnerungstermin.
• Ein Anteil jeder Zahlung fließt auf ein Steuerkonto.
• Sie bewahren Kopien von Rechnungen und Quittungen in einem findbaren Ordner auf.

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Quellen

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. US-Zahlen stammen von den IRS-Seiten zu Selbstständigensteuer (15,3 Prozent, aufgeteilt in 12,4 und 2,9, und die Schwelle von 400 Dollar Nettoertrag), dem Steuerzentrum für Selbstständige (jährliche Erklärung und vierteljährliche geschätzte Steuern, Formular 1040-ES) und Was für Unterlagen sollte ich aufbewahren. Das Satzbeispiel ist Arithmetik mit angenommenen Zahlen, keine Empfehlung. Steuerregeln außerhalb der USA unterscheiden sich, fragen Sie daher Ihre örtliche Steuerbehörde oder einen Steuerberater.